Övertid: när den uppstår och hur den beräknas

I korthet

• I allmän arbetstid är övertid per dygn arbete som överskrider åtta timmar per dygn och övertid per vecka arbete som överskrider 40 timmar utan att vara övertid per dygn.
• För övertid per dygn betalas för de två första timmarna lön förhöjd med 50 procent och för de följande med 100 procent, för övertid per vecka med 50 procent.
• I periodarbete räknas övertiden ur periodens timmar: den ordinarie arbetstiden är högst 120 timmar under tre veckor eller 80 timmar under två (7 §).
• Arbetstiden inklusive övertid får vara i genomsnitt högst 48 timmar i veckan under en period på fyra månader (18 §).

Börja övertidsberäkningen med att identifiera arbetstidsformen och övertidsgränsen. Arbete utöver avtalad tid kan vara mertid, övertid eller flextid beroende på situationen. Arbetsgivarens initiativ, nödvändigt samtycke och kollektivavtalet påverkar hur timmarna behandlas.

Den ordinarie arbetstiden avgör var övertiden börjar

I allmän arbetstid är den ordinarie arbetstiden högst åtta timmar per dygn och 40 timmar per vecka (5 §). Veckoarbetstiden kan också ordnas så att den är i genomsnitt 40 timmar under en period på högst 52 veckor, utan att den ordinarie dagliga arbetstiden på åtta timmar överskrids. Genomsnittlig arbetstid förutsätter ett på förhand uppgjort utjämningsschema som visar åtminstone den ordinarie arbetstiden för varje vecka (29 §).

Vid periodarbete är lagens ordinarie arbetstid vanligen högst 120 timmar på tre veckor eller 80 timmar på två veckor (7 §). Periodarbete kräver en laglig grund. Utöver arbetena i 7 § kan arrangemanget grunda sig på tillämpligt kollektivavtal eller ett lagenligt undantagstillstånd.

Två treveckorsperioder eller tre tvåveckorsperioder får förenas för att arbetet ska kunna ordnas ändamålsenligt eller för att oändamålsenliga arbetsskift ska undvikas. Då är den ordinarie arbetstiden under den förenade perioden högst 240 timmar, och den får inte överskrida 128 timmar under någondera treveckorsperioden och inte 88 timmar under någon tvåveckorsperiod.

I flextid och i flexibel arbetstid avviker definitionen av övertid från de föregående, eftersom arbetstagaren själv bestämmer över en del av arbetstidens förläggning. Där är det avgörande på vems initiativ den långa dagen uppstod; saken behandlas i guiden flexsaldo, arbetstidsbank och arbetstidsförkortning.

Mertid och övertid skiljs åt av den gräns arbetet överskrider

Mertid är arbete som utförs utöver den ordinarie arbetstiden men som stannar under övertidsgränsen. Den uppstår alltså bara när den avtalade arbetstiden är kortare än den ordinarie arbetstid som lagen tillåter. Skillnaden i ersättning är stor: för mertid betalas en ersättning som motsvarar lönen för den avtalade arbetstiden, för övertid förhöjd lön.

Alla dessa definitioner finns i 16 §. Samma timme hör till en klass i taget: en timme som räknats som övertid per dygn faller utanför veckoberäkningen, och övertiden per vecka beräknas av veckans alla timmar efter att övertiden per dygn har avskilts. Lagen använder namnet arbetsskiftsförteckning; i vardagen talar man om arbetsturlistan.

Övertid förutsätter arbetsgivarens initiativ och arbetstagarens samtycke

Mertid och övertid förutsätter arbetsgivarens initiativ (16 §). Arbetstagarens eget beslut att fortsätta dagen räcker inte. Initiativet kan i vissa situationer framgå också av arbetsgivarens handlande, så bedöm de faktiska omständigheterna. Vid flextid och utökad flextid ska mertid och övertid avtalas uttryckligen.

Att låta utföra övertidsarbete förutsätter arbetstagarens samtycke för varje gång separat (17 §). Samtycket kan också ges för en bestämd kortare tid åt gången, om det behövs med tanke på arbetsarrangemangen. Mertid får utföras med arbetstagarens samtycke, om inte mertid har avtalats i arbetsavtalet; arbetstagaren har även då rätt att av grundad personlig anledning vägra utföra mertid under de lediga dagar som antecknats i arbetsskiftsförteckningen. Om den ordinarie arbetstid som avtalats i arbetsavtalet varierar, förutsätter mertid utöver den arbetstid som antecknats i arbetsskiftsförteckningen samtycke för varje gång eller för en kortare tid åt gången.

Två situationer avgörs på förhand. När beredskap avtalas anses arbetstagaren samtidigt ha gett sitt samtycke till det mertids- och övertidsarbete som behövs under beredskapstiden. Om förberedande och avslutande arbete, det vill säga arbete som är nödvändigt för att de övriga arbetstagarna ska kunna utföra arbete under hela sin ordinarie arbetstid, eller som i skiftarbete behövs för att utbyta information vid skiftbyte, får arbetsgivaren och arbetstagaren avtala utan separat samtycke. Sådant arbete får utföras högst fem timmar i veckan.

Nödarbete är det tredje undantaget (19 §). Arbetsgivaren får låta utföra nödarbete, om en oförutsedd händelse har orsakat ett avbrott i den regelbundna verksamheten eller allvarligt hotar leda till ett sådant avbrott eller till att liv, hälsa, egendom eller miljö äventyras. Nödarbete får utföras utöver den ordinarie arbetstiden endast i den mån det är nödvändigt och högst under två veckor, och arbetsgivaren ska utan dröjsmål göra en skriftlig anmälan till arbetarskyddsmyndigheten om orsaken till nödarbetet, dess omfattning och sannolika varaktighet. Nödarbetstimmarna antecknas i arbetstidsbokföringen som ett eget tal.

Ersättningen är en procentuell förhöjning eller motsvarande ledighet

Förhöjningsprocenterna följer av 20 §:

• Mertid: minst en ersättning som motsvarar den lön som betalas för den avtalade arbetstiden, utan förhöjning.
• Övertid per dygn: för de två första arbetstimmarna lön förhöjd med 50 procent och för de följande timmarna lön förhöjd med 100 procent.
• Övertid per vecka: lön förhöjd med 50 procent.
• Periodarbete: lön förhöjd med 50 procent för de 12 första övertidstimmarna när arbetet har fortgått hela tvåveckorsperioden och för de 18 första när arbetet har fortgått hela treveckorsperioden, och lön förhöjd med 100 procent för de följande timmarna.
• Söndagsarbete: lön förhöjd med 100 procent.

Ersättningen kan också ges som tid. Lönen för mertids- eller övertidsarbete och förhöjningsdelen för söndagsarbete kan genom avtal bytas ut helt eller delvis mot motsvarande ledighet under arbetstagarens ordinarie arbetstid, och ledighetens längd beräknas enligt samma förhöjningsgrunder (21 §). En timme övertid med 50 procent är alltså en och en halv timme ledighet och en timme övertid med 100 procent två timmar; mertid byts timme för timme. Ledigheten ska ges inom sex månader från det att arbetet utfördes, om inte annat avtalas.

Timmarna och de ersättningar som betalats för dem antecknas per arbetstagare (32 §); bokföringens innehåll och förvaringstid behandlas i guiden arbetstidsbokföring.

Exempel: samma vecka på 48 timmar med två avtalade arbetstider

Arbetstagaren följer allmän arbetstid. Veckan innehåller en dag på tio timmar och sex timmar lördagsarbete på arbetsgivarens begäran.

Övertid per dygn är den del av onsdagen som överskrider åtta timmar, alltså två timmar. De övriga dagarna stannar vid åtta timmar eller därunder, så veckans övriga 46 timmar går till veckoberäkningen. Övertid per vecka är den del av dessa timmar som överskrider 40 timmar: sex timmar. Övertiden per vecka beräknas av veckans alla timmar, så den avgörs först när veckan slutar och lördagens timmar klassificeras enligt samma regel som vardagarnas timmar.

Om en veckoarbetstid på 37,5 timmar har avtalats i arbetsavtalet och 7,5 timmar har antecknats i arbetsskiftsförteckningen från måndag till fredag, fördelas samma timmar på fyra klasser i stället för tre.

Mertidens 2,5 timmar uppstår av fem vardagar: under var och en av dem överskrider arbetet den ordinarie arbetstid på 7,5 timmar som antecknats i arbetsskiftsförteckningen med en halv timme utan att överskrida åtta timmar. Övertidsgränserna förblir åtta och 40 timmar, så övertidstimmarna är desamma i båda kolumnerna.

Ersättningen beräknas per klass. Övertiden per dygn är två timmar, alltså inom de två första timmarna, så förhöjningen är 50 procent; för övertiden per vecka är förhöjningen likaså 50 procent. Given som ledighet är åtta övertidstimmar 12 timmar ledighet, och med avtalet på 37,5 timmar läggs mertidens 2,5 timmar till timme för timme, alltså sammanlagt 14,5 timmar. Om onsdagen hade varit en dag på elva timmar skulle den tredje övertidstimmen vara en timme med 100 procent och motsvara två timmar ledighet.

Exempel: en period på tre veckor i periodarbete

Arbetet hör till de uppgifter som räknas upp i 7 §, och en utjämningsperiod på tre veckor med 120 timmars ordinarie arbetstid tillämpas. Arbetstagaren har varit i arbete hela perioden och utfört 131 timmar.

I periodarbete bildas övertiden av periodens totala timmar, så ett enskilt långt arbetsskift ger övertid först om periodens sammanlagda timantal överskrider 120 timmar; en kortare arbetstid under de övriga dagarna jämnar ut det. Trappsteget på 100 procent börjar först från den 139:e timmen, eftersom det ovanpå de 120 timmarna ryms 18 övertidstimmar med 50 procents förhöjning. Om en ordinarie arbetstid som är kortare än den i 7 § hade avtalats för perioden, till exempel 114 timmar, skulle arbetet mellan den gränsen och 120 timmar vara mertid och övertiden börja först vid 120 timmar.

Observera. Trappstegets längd förutsätter att arbetet har fortgått hela perioden. I ett anställningsförhållande som börjat eller upphört mitt under perioden ska periodens ordinarie arbetstid och trappstegen avgöras separat innan perioden avräknas.

Söndagsarbete är en egen förhöjning vid sidan av övertiden

På söndag eller en nationell högtidsdag får arbete utföras, om det har avtalats i arbetsavtalet eller arbetstagaren har gett sitt samtycke till det (17 §). Samtycke behövs inte, om arbetet på grund av sin art utförs regelbundet dessa dagar.

För söndagsarbete ska lön förhöjd med 100 procent betalas. Om det utförda arbetet samtidigt är övertid, betalas också övertidsersättning för det, och den räknas på arbetstagarens oförhöjda lön (20 §). Söndagens förhöjningsdel och övertidsersättningen är alltså två olika poster för samma timme, och båda antecknas var för sig. Övertidsklassificeringen avgörs också på söndagen av samma gränser per dygn, per vecka och per period som andra dagar.

Maximiarbetstiden begränsar hur mycket övertid som får utföras

Arbetstagarens arbetstid inklusive övertid får vara i genomsnitt högst 48 timmar i veckan under en period på fyra månader (18 §). Gränsen gäller periodens medeltal, så en enskild vecka på 48 timmar ryms inom den och uppföljningen görs på periodnivå. Arbetstiden för en förare av ett motordrivet fordon får inte överskrida 60 timmar under en kalendervecka.

Uppföljningen av maximiarbetstiden hör till arbetsgivaren: periodens start- och slutdag ska vara kända, och den ackumulerade mängden ska kontrolleras varje gång ny övertid begärs. Brott mot bestämmelserna om maximiarbetstid är enligt 44 § en arbetstidsförseelse som leder till böter.

Kollektivavtalet kan avvika från lagens regler

34 § i arbetstidslagen ger ett riksomfattande kollektivavtal rätt att avtala om annat i fråga om mycket av det som behandlas i den här guiden: om ordinarie arbetstid (5, 6, 7 och 9 §), om ersättning för mertids- och övertidsarbete samt söndagsarbete (20 §), om att ge ersättningen som ledighet (21 §), om längden på maximiarbetstidens utjämningsperiod (18 §; högst sex månader eller av tekniska skäl eller skäl som gäller arbetsarrangemangen 12 månader), om samtycke till söndagsarbete (17 §), om utjämningsschemat (29 §), om arbetsskiftsförteckningen (30 §) samt om vilotiderna (24, 25, 27 och 28 §). Den genomsnittliga ordinarie arbetstiden får också genom avtal vara högst 40 timmar i veckan under en period på högst 52 veckor.

Bestämmelserna tillämpas också i ett oorganiserat företag, när arbetsgivaren ska följa kollektivavtalet på grund av allmänt bindande verkan. Den egna branschens avtal ska alltså läsas innan man stöder sig på lagens utgångspunkt: den ordinarie arbetstidens längd, övertidstrappans gränser, förhöjningsprocenterna, villkoren för byte mot ledighet och utjämningsperiodens längd kan alla komma från avtalet. Användningen av flexibel arbetstid och arbetstidsbank kan inte förbjudas genom kollektivavtal.

Checklista

• Arbetstidsformen är känd. Allmän arbetstid, genomsnittlig ordinarie arbetstid, periodarbete, flextid och flexibel arbetstid mäter övertiden från olika gränser.
• Villkoret för periodarbete uppfylls. Arbetet hör till de uppgifter som räknas upp i 7 §, och periodens längd, startdag och ordinarie arbetstid är fastställda.
• Arbetsskiftsförteckningen är publicerad för perioden. Tröskeln för mertid och för övertid i genomsnittlig arbetstid läses ur den.
• Initiativet och samtycket finns i behåll. Arbetet utfördes på arbetsgivarens initiativ, arbetstagaren samtyckte för varje gång eller för en bestämd kortare tid, och i flextid eller flexibel arbetstid har övertiden avtalats uttryckligen.
• Övertid per dygn och per vecka är åtskilda så att samma timme förekommer i bara en klass.
• Trappstegen är rätt beräknade: av övertiden per dygn de två första timmarna med 50 procent och resten med 100 procent, av övertiden per vecka med 50 procent, i periodarbete de 12 eller 18 första timmarna med 50 procent.
• Mertiden är åtskild från övertiden. Den ersätts så att den motsvarar lönen för den avtalade arbetstiden och ökar inte övertidsackumuleringen.
• Söndagens förhöjningsdel är en egen post och en eventuell övertidsersättning vid sidan av den, räknad på oförhöjd lön.
• Nödarbetstimmarna framgår som ett eget tal och anmälan till arbetarskyddsmyndigheten är gjord.
• Timmar som bytts mot ledighet är beräknade med förhöjningsprocenterna och sexmånadersfristen för att ge ledigheten finns i kalendern.
• Fyramånadersmedeltalet är avläst: arbetstiden inklusive övertid håller sig i genomsnitt vid 48 timmar i veckan.
• Kollektivavtalets egna tal är kontrollerade innan beräkningen stöder sig på lagens standardgränser.