Administration av semester och frånvaro är indelad i fyra inställningssidor:
- Semestergrupper anger gruppens semesterkalender och intjäningsregel.
- Frånvarotyper anger hur varje typ av ledighet eller frånvaro behandlas.
- Semestersaldon visar hela personalens semestersaldon i en tabell. På samma sida finns en persons korrigeringar och semesterpenningledighet.
- Semesterår innehåller semesterår, semesterperioder och organisationens gemensamma semesterinställningar.
Kelomo beräknar semesterdagar och upprätthåller semestersaldon. Semesterlönen beräknas i lönesystemet.
Ställ in semestergrupper
En semestergrupp samlar gruppens semesterkalender, intjäningsregel och säsongsmodell. En person tillhör en semestergrupp åt gången. Om ingen separat grupp har valts används standardgruppen.
Ange följande för gruppen:
- Intjäningsregel: 14-dagarsregeln eller 35-timmarsregeln
- Säsongsmodell: sommar- och vintersemester eller en årlig period
- om lördagar och helgdagar förbrukar en semesterdag
- dagtyp för semester och vintersemester
- undantagsdagar som inte förbrukar semester.
Med Börja hantera semester kan du skapa en standardgrupp och det semesterår som tjänas in under den pågående intjäningsperioden, med lagens standardvärden. Koppla därefter personerna till rätt semestergrupper.
Ställ in frånvarotyper
En frånvarotyp anger hur en viss typ av ledighet eller frånvaro behandlas. De viktigaste inställningarna är:
- Process: Ansökan (godkännande), Anmälan (utan godkännande) eller Arbetsgivarens placering
- vilket saldo frånvaron förbrukar
- dagtyp och påverkan på semesterintjäningen
- noggrannhet för deldag: ingen deldag, för- eller eftermiddag eller klockslag
- krav på läkarintyg och självanmälningsperiodens längd
- uppgifternas synlighet och påverkan på skiftplaneringen.
De första inställningarna träder i kraft genast. Senare ändringar görs från ett valt datum, så att tidigare frånvaroperioder behåller de regler som gällde när de registrerades.
Underhåll semestersaldon
Semestersaldon visar för varje person dagarna från tidigare år, semesterårets intjänade dagar, justeringen, det ingående saldot samt uttagna och tillgängliga dagar. Semester söks och godkänns mot det tillgängliga saldot.
Före vårens intjäningskörning är det intjänade en beräkning:
- Välj Beräkna semesterdagar. Kelomo räknar intjänandet från de dagar som hittills bekräftats och uppskattar resten av året.
- Gör de justeringar som behövs i kolumnen Justering.
- Välj Ta i bruk. Beräkningen blir en del av saldot, och personerna i semestergruppen får ett meddelande om önsketiden och sina semesterdagar.
Du kan justera även efter att beräkningen tagits i bruk. Personens semestersaldo visar en persons transaktioner: ingående saldo, intjäning, förbrukning, korrigering, överföring och förfall. Gör en manuell korrigering endast när rätt transaktion inte kan skapas med den vanliga semesterfunktionen. Semesterpenningledighet är en egen vy på sidan.
Vid införandet kan tidigare saldon föras in med Saldoimport. Under Sparad ledighet (§27) kan den del av semestern som överstiger 24 dagar flyttas till sparad ledighet i Kelomo. Medarbetaren kan lämna ett förslag som chefen godkänner eller avslår.
Hantera semesterår och planering
Semesterår innehåller:
- intjäningsperioden och semesterperioderna
- planeringstid, spärrperioder och önskefönster
- varningsgräns för samtidig frånvaro
- synlighet för beviljad frånvaro
- förskottsledighet och inställningen för insjuknande under semester.
Semesterårets status är Utkast, Bekräftad eller Låst. Påminnelser om planeringstiden kan skickas för ett bekräftat semesterår. Ett låst semesterår kan inte ändras.
På våren när intjäningsperioden har slutat bokför Kör intjäning hela personalens intjäning enligt semestergruppernas regler. Därefter visar Semestersaldon beräkningen, det faktiska intjänandet och differensen. Kör årsskifte bokför dagar som förfaller och flyttar återstående saldon till nästa semesterår. Kontrollera saldona innan du kör funktionerna.
Om semesterårets intjäning saknas i saldona avslås en semesteransökan när saldot inte räcker – om inte förskott på semester är tillåtet. Steget Intjäning visas som ofärdigt även för ett bekräftat semesterår tills intjäningen har körts.
Så beräknas semesterintjäningen
Semesteråret är året då semestern tas ut: Semesterår 2027–2028 är sommarsemester 2.5–30.9.2027 och vintersemester 1.10.2027–30.4.2028. Dagarna tjänas in under den föregående intjäningsperioden 1.4.2026–31.3.2027. I semesterlagen kallas intjäningsperioden kvalifikationsår. Hela intjäningsmånader avgörs med semestergruppens 14-dagars- eller 35-timmarsregel.
För en hel intjäningsmånad tjänar personen normalt in:
- 2 dagar om anställningen har varat mindre än ett år vid intjäningsperiodens slut
- 2,5 dagar om anställningen då har varat minst ett år.
Anställningens startdatum är därför viktigt. Om datumet saknas använder Kelomo försiktigt två dagars intjäning. Kollektivavtal eller anställningsvillkor kan påverka vilken regel som ska tillämpas. Kontrollera därför organisationens inställningar innan du kör intjäningen.
Aktuell lagtext: Semesterlagen (Finlex).
Om något går fel
| Symptom | Kontrollera |
|---|---|
| Intjäningen är för liten | Anställningens startdatum, semestergrupp och intjäningsregel |
| En veckas semester förbrukar fel antal dagar | Gruppens inställningar för lördagar, helgdagar och undantagsdagar |
| Medarbetaren hittar inte en frånvarotyp | Frånvarotypens status, process, synlighet och startdatum |
| Semester kan inte godkännas | Att semesteråret har bekräftats och intjäningen körts |
| Saldot blir negativt | Om Tillåt förskottsledighet (negativt saldo) är aktiverat |
| Semesteråret kan inte ändras | Om semesteråret är låst |
Flex, arbetstidsbank och arbetstidsförkortningar är saldokonton, inte semestersaldon. Se Saldokonton.