Semesterintjäning: 14-dagarsregeln, 35-timmarsregeln och semesterskulden

Semester tjänas in en månad i taget: varje full kvalifikationsmånad ger två eller två och en halv vardag semester. Avgörandet görs alltså per kalendermånad, och det beror på två saker: om månaden ger 14 arbetade dagar eller 35 arbetstimmar, och vilka frånvarodagar som räknas som tid som är likställd med arbetad tid. Semesterlagen (162/2005) anger dessutom när den intjänade semestern ska ges och vad som ska bokföras om semestrarna.

Intjäningsperiod (kvalifikationsår) och semesterperiod

Intjäningsperioden är 1.4–31.3. Som huvudregel ges 24 vardagar under semesterperioden 2.5–30.9 och resten som vintersemester före nästa semesterperiod. Om semestern är kortare än 24 dagar ges hela semestern som sommarsemester. Lagen tillåter också avtal om andra tidpunkter; intjänad semester behöver alltså inte alltid vänta till nästa kalenderår.

Semesterns längd mäts i vardagar. Enligt 4 § i semesterlagen är vardagar andra veckodagar än söndagar, kyrkliga högtidsdagar, självständighetsdagen, julafton, midsommarafton, påsklördagen och första maj, så lördagen är en semesterdag. En semester på sex vardagar motsvarar en kalendervecka och 24 vardagar fyra veckor.

Full kvalifikationsmånad avgörs med 14-dagars- eller 35-timmarsregeln

En full kvalifikationsmånad är enligt 6 § en kalendermånad under vilken arbetstagaren har fått minst 14 arbetade dagar eller sådana i 7 § 1 och 2 mom. avsedda dagar som är likställda med arbetade dagar. Detta är huvudregeln.

Den andra regeln gäller en arbetstagare som enligt avtal arbetar så få dagar att hen av denna orsak inte får en enda kalendermånad med 14 arbetade dagar, eller att bara en del av kalendermånaderna innehåller 14 arbetade dagar. För hen är en full kvalifikationsmånad en kalendermånad under vilken det har ackumulerats minst 35 arbetstimmar eller sådana i 7 § avsedda timmar som är likställda med arbetade timmar.

Intjäningsregeln följer den avtalade arbetstidsordningen och byts inte månadsvis för att ge semester. Om arbetstiden ändras varaktigt, exempelvis från heltid till deltid med få arbetsdagar, kan också regeln ändras. Dokumentera ändringsdatumet.

Intjäningen är två eller två och en halv vardag per månad

För en full kvalifikationsmånad tjänas enligt 5 § två och en halv vardag semester in. Intjäningen är två vardagar om anställningsförhållandet vid intjäningsperiodens slut har fortgått utan avbrott i mindre än ett år. Gränsen bedöms den sista dagen av intjäningsperioden och inte månad för månad: intjäningen är för hela året antingen två eller två och en halv vardag per månad.

Slutsumman avrundas: en del av en dag avrundas till en hel semesterdag. Elva fulla månader med en intjäning på två och en halv dag ger 27,5 dagar, som avrundas till 28 semesterdagar.

Tid som är likställd med arbetad tid håller intjäningen igång under frånvaron

Som tid likställd med arbetad tid betraktas enligt 7 § frånvarotid för vilken arbetsgivaren enligt lag är skyldig att betala lön. Detta omfattar också semestertiden, för vilken semesterlön betalas. Dessutom räknar paragrafen upp de arbetsdagar och arbetstimmar då arbetstagaren är förhindrad att utföra arbete. De vanligaste av dem och deras maximibelopp:

Studieledighetens dagar räknas som likställda med arbetad tid under förutsättning att arbetstagaren omedelbart efter studieledigheten återgår till arbetet. Deltagande i utbildning som arbetet förutsätter är tid likställd med arbetad tid när utbildningen sker med arbetsgivarens samtycke (7 § 6 punkten). Detsamma gäller reservövning, skötsel av ett offentligt förtroendeuppdrag och hörande som vittne samt frånvaro på grund av ett myndighetsbeslut som meddelats för att hindra spridning av en sjukdom. En förkortning av arbetsveckorna som motsvarar permittering räknas med i högst sex månader åt gången.

Särskilt avtalad obetald ledighet tjänar normalt inte in semester om inget annat följer av kollektivavtal eller avtal. Att ledigheten är obetald avgör dock inte saken: lagstadgad familjeledighet och studieledighet kan räknas som arbetad tid inom lagens gränser. Vid lång sjuk- eller rehabiliteringsfrånvaro ska också rätten till extra lediga dagar som kompletterar semestern kontrolleras (7 a §).

Den som arbetar under 14 dagar och under 35 timmar har rätt till ledighet

Om arbetstagaren enligt avtalet arbetar så lite att inga fulla kvalifikationsmånader uppstår enligt någon av intjäningsreglerna, har hen enligt 8 § rätt att på begäran få två vardagar ledigt per anställningsmånad. Den ledigheten och semesterersättningen ska skiljas från vanlig semesterintjäning.

Den ekonomiska sidan sköts med semesterersättningen enligt 16 §: den är 9 procent eller, om anställningsförhållandet vid utgången av den intjäningsperiod som föregår semesterperioden har fortgått minst ett år, 11,5 procent av den lön som betalats för arbetad tid under intjäningsperioden. Förhöjningsdelarna för nödarbete och övertidsarbete räknas inte med.

Sommarsemestern placeras under semesterperioden, vintersemestern efter den

Semestern ges enligt 20 § vid en tidpunkt som arbetsgivaren bestämmer, om man inte kommer överens om uttaget på det sätt som avses i 21 §. Av semestern ska 24 vardagar placeras under semesterperioden; denna del är sommarsemestern. Den övriga delen, alltså vintersemestern, ska ges senast före ingången av följande semesterperiod.

Sommarsemestern och vintersemestern ges utan avbrott. Delning är möjlig i begränsad omfattning genom arbetsgivarens beslut: den del av sommarsemestern som överstiger 12 vardagar kan ges i en eller flera delar, om det är nödvändigt för att hålla arbetet i gång. I säsongbetonat arbete kan sommarsemestern ges utanför semesterperioden under samma kalenderår, om det medför väsentliga svårigheter för arbetsgivarens verksamhet att ge semestern under semesterperioden.

Genom avtal är rörelsefriheten större. Arbetsgivaren och arbetstagaren får enligt 21 § avtala om att den del av semestern som överstiger 12 vardagar tas ut i en eller flera perioder. De får avtala om att semestern placeras under en period som börjar vid ingången av det kalenderår som semesterperioden infaller under och slutar följande år före semesterperiodens början, samt om att den del som överstiger 12 vardagar tas ut senast inom ett år efter semesterperiodens slut. På arbetstagarens initiativ får man avtala om att den del som överstiger 24 vardagar tas ut som förkortad arbetstid; detta avtal ingås skriftligt.

Hörandet föregår beslutet, meddelandet föregår semestern

Arbetsgivaren ska enligt 22 § för arbetstagarna eller deras representanter utreda de allmänna principer som följs när semester ges. Innan semesterns tidpunkt bestäms ska arbetsgivaren ge arbetstagaren tillfälle att framföra sin åsikt om tidpunkten, i mån av möjlighet beakta framställningarna och iaktta opartiskhet när semestrarna placeras.

Tidpunkten meddelas enligt 23 § senast en månad före semesterns början. Om detta inte är möjligt kan meddelandet ges senare, men senast två veckor före semesterns början. I praktiken binder detta tidtabellen för semesterplaneringen: meddelandet om de semestrar som infaller först under semesterperioden går ut redan i början av april, och hörandet ska därför göras ännu tidigare.

Insjuknande under semestern och självrisken på sex dagar

Om arbetstagaren vid början av sin semester eller en del av den är arbetsoförmögen på grund av förlossning, sjukdom eller olycksfall ska semestern enligt 25 § på arbetstagarens begäran flyttas till en senare tidpunkt. Om arbetsoförmågan börjar först under semestern har arbetstagaren rätt att på begäran få de dagar av arbetsoförmåga som överstiger sex semesterdagar flyttade. De sex första dagarna är alltså självrisk.

Flyttningen ska begäras utan dröjsmål, och på arbetsgivarens begäran ska arbetstagaren lämna en tillförlitlig utredning över sin arbetsoförmåga. Rätt till flyttning finns inte om arbetstagaren har orsakat sin arbetsoförmåga uppsåtligen eller genom grov oaktsamhet.

Observera. Självriskdagarna får inte minska arbetstagarens rätt till fyra veckors semester. Om semester har tjänats in i fyra veckor eller mindre uppstår ingen självrisk alls, och varje dag av arbetsoförmåga flyttas för att tas ut senare.

Sparad ledighet flyttar den överskjutande delen av semestern till kommande år

Arbetsgivaren och arbetstagaren får enligt 27 § avtala om att den del av semestern som överstiger 18 dagar tas ut under följande semesterperiod eller därefter som sparad ledighet. Arbetstagaren har dessutom rätt att spara den del av sin semester som överstiger 24 dagar, om det inte medför allvarlig olägenhet för produktions- och serviceverksamheten på arbetsplatsen. Om sparandet och antalet dagar som sparas ska förhandlingar föras senast när arbetsgivaren enligt 22 § hör arbetstagarna om semesterns tidpunkt.

Tidpunkten för den sparade ledigheten väljs av arbetstagaren: den ges under det kalenderår eller de kalenderår som hen bestämmer. Om ingen närmare tidpunkt avtalas ska arbetstagaren meddela om uttaget av sparad ledighet senast fyra månader före den dag då ledigheten börjar. Anmälningstiden på fyra månader lönar sig att beakta i bemanningsplaneringen, eftersom den sparade ledigheten kan infalla ett år vars semesterplan redan är gjord.

Semesterbokföringen visar semesterskulden i dagar

Arbetsgivaren ska enligt 29 § föra bok över arbetstagarens semestrar, de lediga dagar som kompletterar dem och de sparade ledigheterna samt över de löner och ersättningar som bestäms enligt lagen. Av bokföringen ska framgå semestrarnas längder och tidpunkter, antalet kompletterande lediga dagar och deras tidpunkter samt lönernas och ersättningarnas storlek och grunderna för hur de bestäms. Semesterbokföringen ska på begäran visas för den som förrättar arbetarskyddsinspektion och för personalens representant, och arbetstagaren har på begäran rätt att få en skriftlig utredning över sina egna anteckningar. Bokföringen bevaras minst till utgången av den tid för väckande av talan som anges i 34 §: medan anställningsförhållandet fortgår två år från utgången av det kalenderår under vilket semestern borde ha getts eller semesterersättningen betalats, och efter att anställningsförhållandet upphört två år från upphörandet.

Semesterbokföringen visar intjänade, uttagna och återstående dagar per person. Semestersaldot i dagar är inte samma sak som bokföringens semesterskuld i pengar. För den behövs också löneuppgifter och tillämpliga beräkningsregler.

Kollektivavtalet kan avvika från lagens regler

I 30 § i semesterlagen ges arbetsgivaren eller en arbetsgivarförening och en riksomfattande arbetstagarförening rätt att avtala annorlunda om semesterperioden, om beräkningen och betalningen av semesterlön och semesterersättning, om placeringen av vintersemestern i en annan avtalad arbetstidsförkortning, om sparad ledighet och om innehållet i 8 § 2 mom. Genom kollektivavtal får man dessutom avtala om att den del av semestern som överstiger 12 vardagar delas upp i en eller flera perioder samt om den tid som enligt 7 § är likställd med arbetad tid, så att arrangemanget tryggar arbetstagarna semestrar av motsvarande längd som de som föreskrivs i denna lag.

Arbetsgivaren får tillämpa kollektivavtalets bestämmelser också i anställningsförhållandena för de arbetstagare som inte är bundna av avtalet men i vilkas anställningsförhållanden arbetsgivaren enligt lagen om kollektivavtal ska följa avtalet. Ett allmänt bindande avtal följs alltså också i ett oorganiserat företag. Kontrollera avtalet inom din egen bransch innan du litar på lagens utgångspunkt, särskilt i fråga om semesterperioden, delningen av semestern och den tid som är likställd med arbetad tid.

Exempel: en arbetstagares intjäningsperiod

Arbetstagaren har varit anställd sedan 2023, arbetar fem dagar i veckan och omfattas av 14-dagarsregeln. Intjäningsperioden är 1.4.2026–31.3.2027. I november har hen en avtalad oavlönad ledighet och i januari en sjukfrånvaro.

Januari stannar på sex arbetade dagar, men de 14 sjukfrånvarodagarna är enligt 7 § 2 punkten likställda med arbetad tid, så månaden är full. Under året ackumuleras 14 sjukdagar, alltså klart under maximibeloppet på 75 dagar. November blir ofullständig, eftersom den avtalade oavlönade ledigheten står utanför intjäningen.

Elva fulla månader ger 27,5 dagar, som avrundas till 28 semesterdagar. Av dem ska 24 vardagar placeras under semesterperioden 2.5–30.9.2027, och de återstående 4 vardagarna ges som vintersemester före ingången av följande semesterperiod våren 2028. Arbetstagaren kan om hen vill spara den del som överstiger 24 dagar, alltså dessa 4 dagar, som sparad ledighet, om sparandet inte medför allvarlig olägenhet för produktions- och serviceverksamheten.

Exempel: teamets återstående semesterdagar

Situationen för ett team på fyra personer den 30.9.2026, när semesterperioden just har slutat. Skulden består av tre poster: outtagna dagar från föregående intjäningsperiod, dagar som tidigare överförts till sparad ledighet och den innevarande intjäningsperiodens intjäning för ett halvt år (1.4–30.9).

Teamet har totalt 87 återstående semesterdagar från olika intjäningsperioder. Av de 28 dagarna från föregående intjäningsperiod är bara 10 vanlig vintersemester: 6 för Aino och 4 för Bertil. De övriga 18 är outtagen sommarsemester; kontrollera grunden för uppskov eller sparande och sista tidpunkten för uttag. Sommarsemester blir inte vintersemester enbart för att semesterperioden tar slut. Dans nya intjäning minskar av två månader som inte uppfyllde 35-timmarsregeln. Cerens intjäning ökar från 2 till 2,5 dagar per månad utifrån anställningstiden.

Semestersaldot hjälper till att planera kommande ledigheter och teamets arbetsmängd. Håll intjäningsperioder och sparad ledighet åtskilda så att varje semester ges i rätt tid.

Checklista

• Intjäningsperioden är avslutad och intjäningen beräknad för varje arbetstagare för tiden 1.4–31.3.
• Intjäningsregeln är vald per person. 14-dagarsregeln är huvudregel; 35-timmarsregeln gäller en arbetstagare som enligt avtal arbetar så få dagar att 14 dagar inte uppfylls eller uppfylls bara under en del av månaderna.
• Anställningens startdatum är känt. Det avgör om året ger 2 eller 2,5 vardagar per månad.
• Frånvaron är klassificerad. De dagar som är likställda med arbetad tid skiljer sig från övrig frånvaro, och maximibeloppen i 7 § är kontrollerade: 75, 160 och 30 dagar, i 35-timmarsregeln 105, 182 och 42 kalenderdagar.
• Intjäningen är avrundad till en hel semesterdag först utifrån årets slutresultat, inte månadsvis.
• De som arbetar under 14 dagar och 35 timmar är genomgångna separat. De informeras om rätten till ledighet enligt 8 § och om att önskemålet ska meddelas före semesterperiodens början.
• Semestertiden är kontrollerad: sommarsemester normalt under semesterperioden, resten före nästa period. Avvikelser har laglig grund.
• Delningen har en grund. Delning av sommarsemestern utöver 12 vardagar grundar sig antingen på att det är nödvändigt att hålla arbetet i gång eller på ett avtal med arbetstagaren; avtalet om förkortad arbetstid är skriftligt.
• Arbetstagarna är hörda och de allmänna principerna för hur semester ges är utredda innan tidpunkterna bestäms.
• Meddelandet går ut en månad före semesterns början, och i undantagsfall senast två veckor före.
• Sparad ledighet har förhandlats i samband med hörandet och antalet dagar som sparas är antecknat.
• Kollektivavtalet inom den egna branschen är läst till de delar det avviker från lagen: semesterperioden, delningen av semestern, tid likställd med arbetad tid, sparad ledighet samt beräkningen av semesterlön och semesterersättning.
• Semesterbokföringen är aktuell, och personens återstående dagar hittas med en sökning.