Lomien ja poissaolojen ylläpito jakautuu neljälle asetussivulle:
- Lomaryhmät määrittää ryhmäkohtaisen lomakalenterin ja kertymäsäännön.
- Poissaololajit määrittää, miten kukin loma tai poissaolo käsitellään.
- Lomasaldot näyttää koko henkilöstön lomasaldot yhdessä taulukossa. Samalla sivulla ovat henkilön korjaukset ja lomarahavapaat.
- Lomavuodet sisältää lomavuodet, lomakaudet ja organisaation yhteiset loma-asetukset.
Kelomo laskee lomapäivät ja ylläpitää lomasaldoja. Lomapalkan laskenta kuuluu palkkajärjestelmälle.
Määritä lomaryhmät
Lomaryhmä kokoaa yhteen ryhmän lomakalenterin, kertymäsäännön ja lomakausien jaon. Henkilö kuuluu yhteen lomaryhmään kerrallaan. Ilman erillistä ryhmää käytetään oletusryhmää.
Määritä ryhmälle:
- Kertymäsääntö: 14 päivän sääntö tai 35 tunnin sääntö.
- Lomakausien jako: kesä- ja talviloma tai yksi lomakausi.
- kuluttavatko lauantait ja arkipyhät lomapäivän
- vuosiloman ja talviloman kirjauslajit
- poikkeuspäivät, jotka eivät kuluta lomaa.
Aloita lomien käsittely luo tarvittaessa oletuslomaryhmän ja lomavuoden, jonka päivät kertyvät kuluvalla kertymisajalla, lain mukaisilla oletuksilla. Liitä tämän jälkeen henkilöt oikeisiin lomaryhmiin.
Määritä poissaololajit
Poissaololaji kertoo, miten yhtä lomaa tai poissaoloa käsitellään. Tärkeimmät asetukset ovat:
- Käsittelytapa: Hakemus hyväksyttäväksi, Ilmoitus ilman hyväksyntää tai Työnantaja kirjaa
- saldo, josta poissaolo vähennetään
- päivälaji sekä vaikutus vuosiloman kertymiseen
- osapäivän tarkkuus: ei osapäivää, aamu tai iltapäivä taikka kellonajat
- lääkärintodistuksen vaatimus ja omailmoitusajan pituus
- tietojen näkyvyys ja vaikutus vuorosuunnitteluun.
Ensimmäiset asetukset tulevat voimaan heti. Myöhemmät muutokset tehdään valitusta päivämäärästä alkaen, jotta aiemmat poissaolot säilyvät niiden aikana voimassa olleilla säännöillä.
Ylläpidä lomasaldoja
Lomasaldot näyttää jokaiselle henkilölle aiemmilta vuosilta jääneet päivät, lomavuoden kertymän, korjauksen, alkusaldon sekä käytetyt ja käytettävissä olevat päivät. Lomat haetaan ja hyväksytään käytettävissä olevaa saldoa vastaan.
Ennen kevään kertymälaskentaa kertymä on laskelma:
- Valitse Laske lomapäivät. Kelomo laskee kertymän tähän asti vahvistetuista päivistä ja arvioi loppuvuoden.
- Tee tarvittavat korjaukset Korjaus-sarakkeeseen.
- Valitse Ota käyttöön. Laskelmasta tulee osa saldoa, ja lomaryhmän henkilöt saavat viestin toiveajasta ja lomapäivistään.
Korjauksen voi tehdä myös käyttöönoton jälkeen. Henkilön lomasaldo näyttää yhden henkilön tapahtumat: alkusaldot, kertymät, kulutukset, korjaukset, siirrot ja vanhenemiset. Tee käsikorjaus vain silloin, kun oikeaa tapahtumaa ei voi muodostaa tavallisella lomatoiminnolla. Lomarahavapaat on sivun oma näkymä.
Käyttöönotossa aiemmat saldot voi tuoda toiminnolla Saldotuonti. Säästövapaa (27 §) siirtää Kelomossa säästöön sen osan vuosilomasta, joka ylittää 24 päivää. Työntekijä voi tehdä tästä ehdotuksen, jonka esihenkilö hyväksyy tai hylkää.
Hallitse lomavuosia ja suunnittelua
Lomavuodet sisältää:
- kertymisajan ja lomakaudet
- lomatoiveiden ilmoittamisajan sekä ruuhkajaksot
- samanaikaisten poissaolojen varoitusrajan
- hyväksyttyjen poissaolojen näkyvyyden
- loman ennakon ja kesken loman sairastumisen asetukset.
Lomavuoden tila on Luonnos, Vahvistettu tai Lukittu. Vahvistetusta lomavuodesta voidaan lähettää muistutuksia lomatoiveiden ilmoittamisajasta. Lukitus estää lomavuoden muuttamisen.
Keväällä kertymisajan päätyttyä Laske lomakertymät kirjaa koko henkilöstön kertymät lomaryhmien sääntöjen mukaisesti. Sen jälkeen Lomasaldot näyttää laskelman, toteutuneen kertymän ja niiden erotuksen. Käsittele lomavuoden vaihde vanhentaa siihen kuuluvat päivät ja siirtää jäljelle jäävät saldot seuraavalle lomavuodelle. Tarkista saldot ennen kumpaakin toimintoa.
Jos lomavuoden kertymät puuttuvat saldoista, vuosilomahakemus hylätään, kun saldo ei riitä – ellei loman ennakko ole sallittu. Kertymälaskennan vaihe näkyy kesken myös vahvistetulla lomavuodella, kunnes kertymät on laskettu.
Miten vuosiloman kertymä lasketaan
Lomavuosi on vuosi, jolloin lomat pidetään: Lomavuosi 2027–2028 on kesäloma 2.5.–30.9.2027 ja talviloma 1.10.2027–30.4.2028. Sen päivät kertyvät edeltävänä kertymisaikana 1.4.2026–31.3.2027. Vuosilomalaki kutsuu kertymisaikaa lomanmääräytymisvuodeksi. Täydet kertymiskuukaudet ratkaistaan henkilön lomaryhmän 14 päivän tai 35 tunnin säännöllä.
Täydeltä kuukaudelta kertyy tavallisesti:
- 2 päivää, jos työsuhde on kertymisajan lopussa kestänyt alle vuoden
- 2,5 päivää, jos työsuhde on silloin kestänyt vähintään vuoden.
Työsuhteen alkupäivä on siksi tärkeä. Jos se puuttuu, Kelomo käyttää varovaisesti kahden päivän kertymää. Työehtosopimus tai työsuhteen ehdot voivat vaikuttaa sovellettavaan sääntöön, joten tarkista organisaatiosi asetukset ennen kertymien laskemista.
Ajantasainen säädösteksti: Vuosilomalaki (Finlex).
Jos jokin menee pieleen
| Oire | Tarkista |
|---|---|
| Kertymä on liian pieni | Työsuhteen alkupäivä, lomaryhmä ja kertymäsääntö |
| Viikon loma kuluttaa väärän määrän päiviä | Lomaryhmän lauantai-, arkipyhä- ja poikkeuspäiväasetukset |
| Työntekijä ei löydä poissaololajia | Lajin tila, käsittelytapa, näkyvyys ja voimassaolopäivä |
| Vuosilomaa ei voi hyväksyä | Onko lomavuosi vahvistettu ja kertymät laskettu |
| Saldo menee miinukselle | Onko Salli loman ennakko (negatiivinen saldo) käytössä |
| Lomavuotta ei voi muuttaa | Onko lomavuosi lukittu |
Liukuma, työaikapankki ja pekkaset ovat saldotilejä eivätkä lomasaldoja. Katso Saldotilit.