Lomahakemuksia voi käsitellä kahdessa näkymässä:
| Kun haluat | Avaa |
|---|---|
| Käsitellä kaikki hyväksyttävät asiat samassa jonossa | Hyväksynnät |
| Tarkastella tiimin poissaoloja kalenterissa | Tiimin lomat ja poissaolot |
Molemmissa näkymissä näet hakemuksen ajankohdan, poissaololajin ja päätöksen kannalta olennaiset tiedot. Miehitys, muut samanaikaiset poissaolot ja lomasaldo näytetään silloin, kun tiedot ovat käytettävissä.
Käsittele hakemus Hyväksynnät-jonossa
Hyväksynnät sisältää työajat, kulut, matkat, lomat, vuoronvaihdot, avoimet vuorot ja koulutukset samassa priorisoidussa jonossa.
- Valitse lomahakemus.
- Tarkista päivät, lomasaldo, muut samaan aikaan poissa olevat sekä mahdolliset miehitys- ja työaikaristiriidat.
- Valitse Hyväksy loma tai Hylkää. Hylkäys vaatii työntekijälle näytettävän perustelun.
Hyväksyntä ja hylkäys odottavat hetken ennen tallentumista. Voit perua viimeisen päätöksen painamalla Kumoa. Näppäimistöllä A hyväksyy, R hylkää lomahakemuksen ja J sekä K siirtävät valintaa jonossa.
Käsittele hakemus tiimin lomakalenterissa
Tiimin lomat ja poissaolot näyttää hakemukset ja hyväksytyt poissaolot kalenterissa. Valitse hakemus avataksesi sen tiedot ja päätöstoiminnot.
Kalenterin yläosassa näkyvät myös odottavat hakemukset. Niiden pikahyväksynnän voi perua lyhyen Kumoa-ikkunan aikana.
Työnantajan itse kirjaama poissaolo aloitetaan valitsemalla henkilön riviltä päivät tai avaamalla lomake. Kirjaa poissaolo on käytettävissä vain poissaololajeille, joiden käsittelytapa on Työnantaja kirjaa.
Mitä hyväksymisen jälkeen tapahtuu
Poissaolopäätös muodostaa päivien työaikatiedot automaattisesti.
- Kokonaiset, jo päättyneet vapaapäivät vahvistetaan ja hyväksytään saman päätöksen yhteydessä. Niitä ei lähetetä sinulle uudelleen työaikahyväksyntään.
- Tulevat kokonaiset vapaapäivät käsitellään automaattisesti päivän päätyttyä.
- Osapäivä jää työntekijän täydennettäväksi, koska hänen pitää kirjata tekemänsä työosuus.
Osapäivähakemuksen tiedoissa näet päivän, poissaolon kellonajat ja keston. Päätös koskee vain tätä osuutta päivästä.
Tarkista ristiriidat
Jos hakemus osuu jo vahvistettuun työpäivään, valitse ennen hyväksyntää Korvaa päivät poissaololla ja myönnä se. Päivät vahvistetaan uudelleen poissaolopäivinä, ja kirjatut tunnit jäävät päivän tapahtumahistoriaan. Lukittu palkkakausi tai jo laskutettu päivä estää korvaamisen.
Jos osapäivän ajalle on jo kirjattu työtä, Hyväksynnät tarjoaa kaksi ratkaisua:
- Hyväksy ilman hyvitystä hyväksyy poissaolon muuttamatta päivän työtunteja.
- Siirrä ikkunaa sijoittaa poissaolon ajalle, jolle työtä ei ole kirjattu.
Hyödynnä miehitystietoa
Miehitys vertaa suunniteltuja vuoroja määritettyyn miehitystarpeeseen. Varoitus kertoo, jos hyväksyminen jättää miehityksen alle tarpeen. Voit avata päivän suoraan vuorosuunnitteluun.
Miehitystieto on neuvoa-antava eikä estä hyväksymistä. Se näkyy vain, kun suunnitteluyksikkö on valittu ja sille on määritetty miehitystarpeet.
Julkaistun vuoron ja poissaolon aiheuttamat aukot käsitellään vuorosuunnittelussa. Katso Suunnittele ja julkaise vuorot.
Jos jokin menee pieleen
Et voi hyväksyä omaa hakemustasi. Pyydä päätös toiselta esihenkilöltä tai pääkäyttäjältä.
Hylkäys ei onnistu. Kirjoita lyhyt perustelu työntekijälle. Hylkäyspainike aktivoituu, kun perustelu on annettu.
Päätöksen tiedot eivät lataudu. Hyväksyminen estetään, jos olennaisia tarkistuksia ei voida tehdä. Lataa näkymä uudelleen tai käsittele hakemus tiimin lomanäkymässä.
Miehitystietoa ei näy. Valitse suunnitteluyksikkö ja varmista, että sen miehitystarpeet on määritetty. Hakemuksen voi käsitellä myös ilman miehitystietoa.