Työvuorosuunnittelu on ruudukko: sarakkeet ovat päiviä ja rivit henkilöitä. Maalaat vuorot jaksolle ja julkaiset ne, jolloin ne muuttuvat työntekijöille näkyviksi. Ennen julkaisua lista on luonnos, joka ei näy kenellekään muulle.
Kelomo laskee ja näyttää sääntörikkeet, mutta päätöksen tekee esihenkilö.
Valitse yksikkö ja jakso
Avaa Tiimi → Työvuorosuunnittelu. Valitse suunnitteluyksikkö ja jakso: kaksi, kolme, neljä tai kuusi viikkoa.
Maalaa vuorot
- Valitse työkalu paletista ja napsauta tai vedä soluja. Maalaa vetämällä useamman päivän kerralla. Maalatessa ruudukko kertoo: Maalataan… vapauta hiiri tallentaaksesi.
- Työkaluina ovat työaikatyypit sekä Vapaa, Tyhjennä ja Oma vuoro. Ilman valittua työkalua napsautus avaa muokkauksen suoraan soluun.
- Siirrä vuoro raahaamalla: Siirrä raahaamalla toiseen soluun. Jos pudotat vuoron toisen vuoron päälle, Kelomo kysyy Vaihdetaanko vuorot keskenään?
Ylin rivi on Koko ryhmä, ja sen alla ovat henkilörivit: Ylin rivi suunnittelee koko ryhmän; henkilörivi ohittaa ryhmän vuoron (– = vapaa). Toistuva runko suunnitellaan ryhmäriville ja poikkeukset henkilöriveille.
Toistuvaan työhön on apurit: Kopioi edellinen viikko, Toista jakso…, Täytä rivi näkyvälle jaksolle ja Uusi vuoropohja. Kopiointi ei ylikirjoita julkaistua. Laatikot Vuoroasetukset, Toiveet & saatavuus ja Seuranta avaavat suunnittelun taustatiedot.
Julkaise jakso
Julkaise jakso avaa esikatselun, jossa näkyvät Julkaistavia vuoroja, Vastaanottajat, Tyhjiä päiviä ja Ristiriitoja. Mukana on määräaikatieto: Annetaan tiedoksi ajoissa (viimeistään {pvm}, TAL 30 §). tai Myöhässä: jakso olisi pitänyt julkaista viimeistään {pvm} (TAL 30 §).
Julkaisu tekee kaksi asiaa: vuoro muuttuu työntekijälle näkyväksi ja siitä tulee päivän odotearvon syöte.
Julkaisu ei oletuksena esty mistään. Miehitys ja kattavuus, tyhjät päivät, ristiriidat, työaikalain 30 §:n määräajan ylitys ja tasapuolisuus ovat aina vain neuvoa-antavia. Työvuoroluettelo on annettava tiedoksi viimeistään viikkoa ennen jakson alkua (työaikalaki 30 §) — Kelomo merkitsee myöhästymisen, mutta ei estä julkaisua.
Jos haluat kovemman portin, käy Asetukset → Työvuorosuunnittelu → Suunnittelusäännöt ja laita päälle Estä julkaisu sääntörikkomuksista (oma valinta). Erilliset asetukset Käsittele vuorokausilepo estävänä sääntönä ja Estä julkaisu kelpoisuusvajeesta (oma valinta) vain määrittävät, mikä lasketaan kovaksi rikkeeksi: julkaisu estyy vasta, jos myös “estä julkaisu” on päällä. Kaikki nämä ovat oletuksena pois.
Tulosta luettelo seinälle
Tulosta → Työvuoroluettelo tuottaa jaettavan luettelon. Tulosteeseen tulee vain julkaistut vuorot; luonnosta ei tulosteta.
Jos jokin menee pieleen
Julkaistu vuoro pitää muuttaa. Julkaisu ei lukitse vuoroa. Muokkaa vuoroa normaalisti, mutta muutos vaatii syyn: Muokkaat julkaistua vuoroa. Anna syy – työntekijöille ilmoitetaan muutoksesta. Muutos säilyy julkaistuna, kirjoittaa muuttumattoman revision, nollaa työntekijän kuittauksen ja lähettää ilmoituksen.
Julkaisin vahingossa. Julkaisua ei voi perua. Yksittäisen muutoksen voi Kumoa kohdasta Seuranta → Historia.
Vuorolistassa on tyhjiä päiviä tai ristiriitoja. Esikatselu näyttää määrät, mutta ei pakota korjaamaan. Palaa ruudukkoon ja täydennä, tai julkaise ja korjaa myöhemmin syyn kanssa.
Työntekijän loma puuttuu ruudukosta. Vuorosuunnittelu ei päätä poissaoloista. Katso Käsittele lomahakemukset.