Työvuorosuunnittelussa laadit vuorolistan ja julkaiset sen työntekijöille. Luonnosta voivat käsitellä ne, joilla on yksikön suunnitteluoikeus. Työntekijä näkee omat vuoronsa vasta julkaisun jälkeen.
Valitse yksikkö ja ajanjakso
Avaa Tiimi → Työvuorosuunnittelu. Valitse suunnitteluyksikkö ja tarkasteltava ajanjakso. Voit näyttää kerralla kaksi, kolme, neljä tai kuusi viikkoa.
Ruudukon sarakkeet ovat päiviä ja rivit työntekijöitä. Tarkista ennen suunnittelua poissaolot, vuorotoiveet ja yksikön henkilöstötarve.
Lisää ja muokkaa vuoroja
- Valitse työaikatyyppi ja napsauta haluamaasi päivää. Voit täyttää useita päiviä vetämällä niiden yli.
- Merkitse vapaapäivä Vapaa-toiminnolla. Pyyhi poistaa merkinnän, ja Oma vuoro sopii vuoroon, jonka kellonajat haluat määrittää itse.
- Kun mitään lisäystyökalua ei ole valittuna, napsautus avaa vuoron muokkauksen. Voit myös siirtää vuoron vetämällä. Jos kohteessa on jo vuoro, Kelomo pyytää vahvistamaan vaihdon.
Koko ryhmä -rivillä voit suunnitella yhteisen vuoron. Työntekijän omalle riville merkitty vuoro tai vapaapäivä korvaa ryhmän merkinnän hänen osaltaan. Tyhjä henkilökohtainen solu ei siis yksin tarkoita vapaapäivää.
Hyödynnä aiempia viikkoja ja automaattista suunnittelua
Täytä-valikosta voit kopioida edellisen viikon, toistaa jakson tai käyttää tallennettua viikkopohjaa. Toistuvan viikon voit tallentaa pohjaksi myöhempää käyttöä varten. Kopiointi ei korvaa julkaistuja vuoroja.
Samasta valikosta voit käyttää vuorokiertoa tai automaattista täyttöä, jos ne ovat käytössä. Automaattinen suunnittelu muodostaa ehdotuksen, jonka voit tarkistaa ennen käyttöönottoa. Ehdotuksessa näkyvät valintojen perustelut ja syyt siihen, miksi jokin tarve jäi täyttämättä. Vuorot on tämänkin jälkeen julkaistava erikseen.
Tarkista ja julkaise
Valitse Julkaise jakso. Tarkista esikatselusta julkaistavat vuorot, vastaanottajat, tyhjät päivät ja huomautukset. Korjaa virheelliset vuorot ja selvitä ristiriidat ennen julkaisua.
Suunnittelusääntöjen rikkomukset näytetään oletuksena huomautuksina. Organisaatio voi myös määrittää, mitkä rikkomukset estävät julkaisun. Lakisääteisen kelpoisuuden puutteelle on oma julkaisun esto. Jos julkaisu estyy, korjaa ilmoitettu puute ja tarkista lista uudelleen.
Kelomon tarkistukset tukevat suunnittelua. Ne eivät yksin takaa, että lista täyttää kaikki työnantajaa koskevat velvoitteet. Asetukset kuvataan ohjeessa Suunnittelusäännöt ja automaation painotukset.
Julkaisun jälkeen vuorot näkyvät työntekijöille. Vuorolistan vaikutus työajan tavoitteeseen riippuu työntekijän työaikamallista. Julkaisu ei vahvista toteutunutta työaikaa.
Voit myös ajastaa julkaisun. Tarkista ajastuksen tila: jos julkaisu epäonnistuu, vuorot eivät muutu julkaistuiksi pelkän ajastuksen perusteella.
Muuta julkaistua listaa
Julkaistun vuoron muutokselle on annettava syy. Muutos tallentuu historiaan, työntekijälle lähetetään ilmoitus ja vuoro on tarvittaessa kuitattava uudelleen.
Jos julkaisit väärän jakson, avaa lisätoimintojen valikosta Peru julkaisu. Tarkista peruttava ajanjakso ja anna perustelu. Vuorot palautuvat luonnoksiksi ja työntekijöille lähetetään muutosilmoitus. Poissaolon vuoksi avoimeksi vapautetut vuorot jäävät julkaistuiksi; tarkista toiminnon yhteenveto.
Yksittäisten muutosten historia löytyy kohdasta Seuranta → Historia. Käytä Kumoa-toimintoa, jos se on muutokselle saatavilla.
Järjestä sijainen poissaolon ajaksi
Hyväksytty poissaolo voi jättää julkaistun vuoron ilman tekijää. Poissaolojen aukot näyttää nämä vuorot. Voit etsiä sijaisen tai vapauttaa vuoron avoimeksi, jolloin työntekijät voivat ilmoittautua siihen. Avoimeksi vapauttaminen ei vielä tarkoita, että sijainen on löytynyt.
Jos poissaolo myöhemmin peruuntuu ja sijainen on jo nimetty, tarkista lista ja poista tarpeeton päällekkäinen vuoro. Poissaolopäätökset tehdään erikseen: katso Käsittele lomahakemukset.
Tulosta vuorolista
Suunnittelun tulostustoiminnolla saat jaettavan työvuoroluettelon. Tulosteessa ovat vain julkaistut vuorot, eivät luonnokset.