Skiftplaneringen är ett rutnät: kolumnerna är dagar och raderna personer. Du markerar passen för perioden och publicerar dem, varvid de blir synliga för de anställda. Före publiceringen är listan ett utkast som inte syns för någon annan.
Kelomo räknar ut och visar regelöverträdelserna, men beslutet fattas av chefen.
Välj enhet och period
Öppna Team → Skiftplanering. Välj planeringsenhet och period: två, tre, fyra eller sex veckor.
Markera passen
- Välj ett verktyg i paletten och klicka på eller dra över cellerna. Dra över flera dagar för att fylla dem. Medan du markerar berättar rutnätet: Fyller… släpp musen för att spara.
- Verktygen är arbetstidstyperna samt Ledig, Töm och Eget pass. Utan ett valt verktyg öppnar en klickning redigeringen direkt i cellen.
- Flytta ett pass genom att dra: Flytta genom att dra till en annan cell. Om du släpper ett pass ovanpå ett annat pass frågar Kelomo Byta passen sinsemellan?
Den översta raden är Hela gruppen, och under den finns personraderna: Översta raden planerar hela gruppen; en personrad åsidosätter gruppens pass (– = ledig). Den återkommande stommen planeras på grupprader och undantagen på personrader.
För återkommande arbete finns hjälpmedel: Kopiera föregående vecka, Upprepa period…, Fyll raden för synlig period och Ny passmall. Kopieringen skriver inte över det som publicerats. Rutorna Passinställningar, Önskemål & tillgänglighet och Uppföljning öppnar planeringens bakgrundsuppgifter.
Publicera perioden
Publicera perioden öppnar en förhandsvisning där Pass att publicera, Mottagare, Tomma dagar och Konflikter visas. Med följer uppgiften om tidsfristen: Meddelas i tid (senast {datum}, ATL 30 §). eller Försenat: perioden borde ha publicerats senast {datum} (ATL 30 §).
Publiceringen gör två saker: passet blir synligt för den anställda och det blir indata till dagens förväntade värde.
Publiceringen blockeras som standard inte av någonting. Bemanning och täckning, tomma dagar, konflikter, överskridande av tidsfristen i arbetstidslagen 30 § och jämlikhet är alltid enbart rådgivande. Arbetsskiftsförteckningen ska meddelas senast en vecka före periodens början (arbetstidslagen 30 §) — Kelomo markerar förseningen, men hindrar inte publiceringen.
Om du vill ha en hårdare grind går du till Inställningar → Skiftplanering → Planeringsregler och slår på Blockera publicering vid regelöverträdelser (eget val). De separata inställningarna Behandla dygnsvilan som en blockerande regel och Blockera publicering vid behörighetsbrist (eget val) bestämmer bara vad som räknas som en hård överträdelse: publiceringen blockeras först om även “blockera publicering” är på. Alla dessa är avstängda som standard.
Skriv ut förteckningen för väggen
Skriv ut → Arbetsschema producerar en förteckning som kan delas. I utskriften kommer bara publicerade pass med; ett utkast skrivs inte ut.
Om något går fel
Ett publicerat pass måste ändras. Publiceringen låser inte passet. Redigera passet normalt, men ändringen kräver en orsak: Du ändrar ett publicerat pass. Ange en orsak – de anställda meddelas om ändringen. Ändringen förblir publicerad, skriver en oföränderlig revision, nollställer den anställdas kvittering och skickar ett meddelande.
Jag publicerade av misstag. Publiceringen kan inte återkallas. En enskild ändring kan Ångras under Uppföljning → Historik.
Passlistan har tomma dagar eller konflikter. Förhandsvisningen visar antalen, men tvingar inte till korrigering. Gå tillbaka till rutnätet och komplettera, eller publicera och korrigera senare med en orsak.
Den anställdas ledighet saknas i rutnätet. Skiftplaneringen beslutar inte om frånvaro. Se Behandla ledighetsansökningar.