I skiftplaneringen skapar du ett schema och publicerar det för de anställda. Personer med planeringsbehörighet för enheten kan arbeta med utkastet. De anställda ser sina egna skift först efter publiceringen.
Välj enhet och tidsperiod
Öppna Team → Skiftplanering. Välj planeringsenhet och den tidsperiod du vill arbeta med. Du kan visa två, tre, fyra eller sex veckor åt gången.
Rutnätet har datum i kolumner och anställda på rader. Kontrollera frånvaro, skiftönskemål och bemanningsbehov innan du lägger in skiften.
Lägg till och ändra skift
- Välj en arbetstidstyp och klicka på önskad dag. Dra över flera dagar för att fylla dem samtidigt.
- Markera en ledig dag med Ledig. Sudda tar bort en markering och Eget skift låter dig ange egna klockslag.
- När inget verktyg för att lägga till skift är valt kan du klicka på ett skift för att redigera det. Du kan också flytta skift genom att dra dem. Om det redan finns ett skift på den nya platsen ber Kelomo dig bekräfta bytet.
På raden Hela gruppen kan du lägga in ett gemensamt skift. Ett skift eller en ledig dag på den anställdas egen rad gäller i stället för gruppens markering. En tom cell på den egna raden betyder alltså inte nödvändigtvis en ledig dag.
Återanvänd scheman och skapa automatiska förslag
Via Fyll kan du kopiera föregående vecka, upprepa en period eller använda en sparad veckomall. En återkommande vecka kan sparas som mall för senare bruk. Kopieringen ersätter inte publicerade skift.
I samma meny kan du använda skiftrotationer eller automatisk ifyllnad om funktionerna är aktiverade. Automatisk planering skapar ett förslag som du granskar innan du använder det. Förslaget visar motiveringarna till placeringarna och varför eventuella bemanningsbehov förblir olösta. Skiften behöver sedan publiceras separat.
Granska och publicera
Välj Publicera perioden. Kontrollera skiften som ska publiceras, mottagarna, tomma dagar och anmärkningar i förhandsgranskningen. Rätta fel och red ut konflikter före publiceringen.
Avvikelser från planeringsreglerna visas som standard som anmärkningar. Organisationen kan också välja vilka regelöverträdelser som ska blockera publiceringen. Saknad lagstadgad behörighet har en separat publiceringsspärr. Om publiceringen blockeras, åtgärda orsaken som visas och granska schemat på nytt.
Kelomos kontroller är ett stöd i planeringen. De garanterar inte att schemat uppfyller alla skyldigheter som gäller arbetsgivaren. Inställningarna beskrivs i Planeringsregler och automatikens viktning.
Efter publiceringen ser de anställda sina skift. Hur schemat påverkar arbetstidsmålet beror på den anställdas arbetstidsmodell. Publiceringen bekräftar inte den faktiska arbetstiden.
Du kan också schemalägga publiceringen. Kontrollera statusen: om publiceringen misslyckas förblir skiften opublicerade.
Ändra ett publicerat schema
En ändring av ett publicerat skift kräver en orsak. Ändringen sparas i historiken, den anställda får ett meddelande och skiftet behöver vid behov kvitteras på nytt.
Om du publicerade fel period, välj Ångra publicering i menyn för fler åtgärder. Kontrollera tidsperioden och ange en orsak. Skiften återställs till utkast och de anställda får ett ändringsmeddelande. Skift som frigjorts som öppna skift för att täcka frånvaro förblir publicerade; kontrollera sammanfattningen av resultatet.
Historiken för enskilda ändringar finns under Uppföljning → Historik. Använd Ångra om åtgärden är tillgänglig för ändringen.
Ordna ersättare vid frånvaro
Godkänd frånvaro kan innebära att ett publicerat skift behöver en ersättare. Dessa skift visas under Frånvaroluckor. Du kan söka en ersättare eller frigöra skiftet så att andra anställda kan anmäla sig. Att frigöra skiftet innebär inte att det redan finns en ersättare.
Om frånvaron senare återkallas och en ersättare redan har tilldelats skiftet, kontrollera schemat och ta bort det onödiga dubbla skiftet. Frånvarobeslut hanteras separat: se Behandla ledighetsansökningar.
Skriv ut schemat
Använd planeringens utskriftsfunktion för att skapa ett schema som kan delas. Utskriften innehåller bara publicerade skift, inte utkast.