En arbetstidstyp anger exempelvis morgon- eller nattskiftets tider, arbetstidsmål, raster och beräkningsregler. Samma typ används både i skiftplaneringen och vid beräkning av den faktiska arbetsdagen.
Öppna Inställningar → Arbetstid → Arbetstidstyper. I vyn för kontorsarbete heter sidan Arbetstider.
Ange grunduppgifter och dagliga inställningar
Ge typen ett tydligt namn, en förkortning och en färg. Namn kan anges på finska, svenska och engelska.
De dagliga inställningarna omfattar bland annat:
- start- och sluttid samt arbetstidsmål
- rastavdrag och betalda kafferaster
- flex och gränser för övertidsberäkningen
- avrundning av stämplingar och automatisk utstämpling
- standardtyp för tidsregistreringar.
Start, slut och mål måste alltid anges. Övriga inställningar kan följa arbetstidsmodellens standardvärden eller ha egna värden för arbetstidstypen. Ett tomt fält betyder inte noll: värdet ärvs från arbetstidsmodellen.
Låt ändringar gälla från rätt datum
Grunduppgifter som namn och färg kan ändras direkt. För ändringar i klockslag eller beräkningsregler väljer du ett datum då en ny version börjar gälla.
Versionen väljs utifrån arbetsdagens datum, inte datumet då dagen bekräftas. Redan planerade skift behåller sina klockslag, men versionen som styr beräkningsreglerna kan uppdateras. Bekräftade dagar behåller sina sparade beräkningsresultat.
Visa giltighetshistorik öppnar tidigare och kommande versioner. Använd korrigeringsfunktionen i stället för att skapa en ny version om ett värde eller startdatum har angetts fel. Granska ändringens inverkan innan du sparar.
En retroaktiv ändring kan påverka det beräknade saldot även om bekräftade dagar behåller sina sparade värden. Om också bekräftade dagar behöver rättas ska de behandlas separat med appens korrigeringsfunktioner. En inställningsändring ändrar inte i sig låst löneunderlag eller fakturerade uppgifter.
Hantera stämplingar
Under Stämpling anger du:
- Stämplingsavrundning: hur dagens första och sista stämpling avrundas i beräkningen.
- Kulanstid vid start (min) och Kulanstid vid slut (min): hur nära den planerade starten eller avslutningen en stämpling ska vara för att räknas enligt skiftets klockslag.
- Stängning av öppen stämpling: om en öppen stämpling lämnas öppen eller avslutas vid arbetsdygnets gräns eller vid det planerade slutet.
Avrundningen påverkar beräkningen, inte klockslaget som sparats för den ursprungliga stämplingen.
Raster
Rastavdrag avgör vad som görs med en stämplad rast:
- Inget avdrag: den stämplade rasten står som den är.
- Minst: rasten är minst den angivna längden. Med en minimirast på 30 minuter räknas en stämplad rast på 25 minuter som 30 minuter (5 minuter bort från arbetstiden), 30 minuter förblir 30 och 35 minuter 35. En längre stämplad rast kortas inte.
- Fast: en fast rast dras av på dagar utan uppmätt rast. För en stämplad rast gäller samma regel som för Minst. För en fast längd även på stämplade raster anger du samma antal minuter för Förläng kort rast till (min) och Förkorta lång rast till (min).
Förläng kort rast till (min) och Förkorta lång rast till (min) jämnar ut den stämplade rasten till den angivna längden; dagens längd bevaras. Ett tomt fält ärver värdet från modellen, annars är inställningen av. Rasttyp för avdraget namnger den avdragna rasten; lämnas den tom är rasten en namnlös lucka. Endast obetalda rasttyper kan väljas.
Förberedelse- och avslutningsarbete
Förberedelse- och avslutningsarbete är avstängt som standard (taken 0). Fast ersättning (min) ersätter den uppmätta tiden med ett fast antal minuter när värdet är större än 0.
Hur väljs dagens arbetstidstyp?
Dagens specifikation visar vilken typ som används och hur den har valts. Vanligen kommer typen från ett publicerat skift. Ett individuellt skift har företräde framför gruppens skift.
Om det inte finns något publicerat skift kan typen identifieras utifrån den första registreringens starttid och tidsintervallen i arbetstidsmodellen. Det fungerar både med stämplingar och manuellt registrerade timmar. Annars används modellens regler för datum eller veckodag, eller dess standardtyp.
Ett manuellt val för dagen har företräde framför det automatiska valet.
Byt typ för en enskild dag
Öppna dagens specifikation och fältet Skift. Välj rätt typ eller återställ det automatiska valet. Ändringen gäller bara den dagen och ersätter inte kontrollen av registrerade klockslag.
Det manuella valet visas också för godkännaren i dagens uppgifter. Det kräver inget separat godkännande utöver den vanliga behandlingen av arbetsdagen.
I registreringsrutinerna bestämmer administratören om typen får ändras av både den anställda och chefen, bara chefen eller ingen av dem. Personalgrupper kan ha olika behörigheter. Om valet saknas, be administratören kontrollera din behörighet.
En bekräftad dag måste först öppnas för redigering. Byt sedan typ och bekräfta dagen på nytt. Om den valda typen saknar en version som gäller den dagen meddelar Kelomo det och använder det automatiska valet.
Nattskift och delade skift
Ange ett nattskift med vanliga klockslag, till exempel 22.00–06.00. Kelomo tolkar en sluttid före starttiden som följande dags tid.
För ett delat skift anger du separata arbetsblock och deras raster. Ledig tid mellan blocken är inte en rast inom ett arbetsblock. Kontrollera att klockslagen och den sammanlagda arbetstiden motsvarar det avsedda skiftet.
Om bara ett planerat skift behöver andra klockslag, ändra det skiftet. Du behöver inte skapa en ny arbetstidstyp för varje enstaka avvikelse.
Se även Arbetstidsmodeller och Ta stämplingen i bruk.