Konfigurera stämpling

Stämplingarna registrerar arbetets start- och sluttider för arbetstidsbokföringen. De skapar ett utkast som medarbetaren granskar och bekräftar.

När du konfigurerar stämplingen bestämmer du vem som kan stämpla, vilka uppgifter som efterfrågas och hur plats eller glömda utstämplingar hanteras.

Konfigurera stämplingen

Öppna Inställningar → Stämpling → Stämplingsinställningar.

1. Stämplingens användningssätt avgör vilken roll stämplingen har i tidsrapporteringen. Arbetstid kan registreras manuellt i alla lägen.

   • Av döljer stämplingen helt, och de övriga fälten döljs.
   • Valfri: stämplingen finns tillgänglig vid sidan av de andra registreringssätten.
   • Primär: stämplingen är det förväntade sättet, men inget krävs. En manuellt registrerad dag är en vanlig dag.
   • Obligatorisk: en manuellt registrerad arbetsdag kräver en motivering. Medarbetaren kan inte bekräfta dagen förrän någon av dess registreringar har en Beskrivning, och motiveringen syns för godkännaren i dagens uppgifter. En dag som skapats utifrån stämplingar behöver ingen motivering.

2. Stämplingens standardtimtyp.

3. Vad stämplingen frågar efter – fem rader: timtyp, objekt, fakturerbarhet, förklaring och utstämplingsorsak. Var och en är Frågas inte, Frågas eller Obligatorisk. Fler frågor innebär fler steg för medarbetaren. Om alla är Frågas inte görs stämplingen med en tryckning.

   • Objekt är ett projekt eller ett kostnadsställe. Som obligatoriskt måste ett objekt anges; en stämpling på en uppgift räcker.
   • Förklaring följer med till de registreringar som stämplingen skapar.
   • Utstämplingsorsak avslutar dagen. När den inte frågas används standardorsaken (arbetsdagen slut).
   • En gemensam stämplingsenhet frågar inte efter förklaring eller fakturerbarhet. Om de är obligatoriska och organisationen har stämplingsenheter varnar sidan för det.

4. Platsregistrering: Sparas inte / Arbetsställe / Geofence (på plats eller inte) / Koordinater. Om du väljer arbetsställe eller geofence behöver du stämplingspunkter – se Arbetsställen nedan.

5. När platsen är i bruk visas Plats obligatorisk (stämplingen spärras om platsen inte kan hämtas) och Informationstext till medarbetaren (fi/sv/en). Texten visas för medarbetaren före den första stämplingen; om den är tom används en standardtext. Lagringstid för plats (dagar) anger hur länge platsen sparas innan den raderas. Ett tomt fält sparar platsen lika länge som arbetstidsbokföringen.

   Platsen är en personuppgift. Användningen kräver ett fastställt syfte, information till personalen och samarbetsförfarande. Geofence-kontrollen sparar bara om medarbetaren är på arbetsstället. Att spara koordinater är systematisk behandling av platsuppgifter: gör en konsekvensbedömning avseende dataskydd före ibruktagandet, och använd kontroll av arbetsställe eller geofence om exakta koordinater inte behövs.

6. Den anställda får skriva in tiden för en glömd utstämpling låter medarbetaren ange den faktiska sluttiden i efterhand. Ange samtidigt hur många timmar tillbaka en tid får registreras. Chefen ser att tiden har skrivits in i efterhand.

7. Fråga om glömd utstämpling (h) anger hur länge stämplingen får vara öppen innan appen visar en påminnelse. Värdet 0 stänger av påminnelsen. Påminnelsen avslutar inte stämplingen.

Stämplingarna skapar ett redigerbart utkast som medarbetaren granskar, korrigerar vid behov och bekräftar. De ursprungliga stämplingarna sparas i händelsehistoriken bredvid dagen.

Lägg till arbetsställen

Inställningar → Stämpling → Arbetsställen. Ett arbetsställe är en stämplingspunkt.

Ställ in stämplingsorsakerna

Inställningar → Stämpling → Stämplingsorsaker. Varje orsak har exakt en effekt: Dagen klar, Rast (rasttyp), Frånvaro (dagtyp) eller Timtyp. Orsakerna frågas först när utstämplingsorsaken i punkt 3 har ställts in som frågad eller obligatorisk.

• Listan är delad i två: Utstämpling och Instämpling. En orsak som erbjuds i båda syns i båda.
• En rastorsak kopplas till en rasttyp, och om rasten är betald följer av rasttypen. Om organisationen inte har rasttyper väljs betalningen för rastorsaken.
• Till återkomsten: dagarna mellan ut- och instämplingen registreras automatiskt som frånvaro. Endast stämplingsdagen registrerar frånvaron till slutet av stämplingsdagen.
• En instämplingsorsak förklarar tidigare dagar som ingen registrerade (till exempel Från semester).
• Ordna orsakerna med pilarna. Den översta orsaken står först i väljaren och är stämplingsenhetens standardorsak vid utstämpling.

Ta i bruk en stämplingsenhet

En stämplingsenhet är en gemensam Android-surfplatta eller väggterminal med NFC- eller kortläsare. Medarbetaren stämplar med en tagg – kort eller nyckelbricka – utan att logga in, och enheten fungerar också utan nätverksanslutning.

1. Öppna Inställningar → Stämpling → Stämpelterminaler och välj Lägg till stämpelterminal. Ange namn, arbetsställe och vad enheten frågar.
2. När du sparar visas kopplingskoden en gång. Installera Kelomos stämplingsapp på enheten och ange koden i appen innan den går ut.
3. Koppla taggar till personer (nedan) och ange vid behov PIN-koder. PIN-koden är en extra kontroll till taggen: med enbart PIN-kod går det inte att stämpla.

Enhetens status syns i listan: Fungerar, Observera (kopplingskoden väntar på att anges eller stämplingar står i kö), Fungerar inte (enheten har inte haft kontakt på över två timmar) eller Inte inställd (enheten är inte kopplad). Ny kopplingskod kopplar bort enheten tills den nya koden anges.

Koppla en tagg till en person

En stämpeltagg är ett kort eller en nyckelbricka som arbetstagaren visar för stämplingsenheten. En tagg hör alltid till en enda person och kan kopplas på tre sätt. En kopplad tagg fungerar på organisationens alla stämplingsenheter.

På stämplingsenheten. Chefen öppnar enhetens administrationsläge med sin egen tagg, väljer personen och håller fram den nya taggen. Det här fungerar också när enheten saknar internetanslutning. Kopplingen på enheten kräver chefens eller huvudanvändarens PIN-kod, så ange den först för hen på sidan för stämplingsenheter. För andra personer är PIN-koden en extra kontroll till taggen.

Med numret som enheten visar. När en tagg som inte är kopplad till någon visas för enheten registrerar enheten taggen och visar ett nummer för den: Taggen är registrerad · Nummer 47. Arbetstagaren berättar numret för sin chef. Numret syns under Inställningar → Stämpling → Stämpelterminaler → Väntande taggar och i mobilappen under Team → Stämpeltaggar. Välj Koppla på raden och personen som taggen tillhör. Taggen börjar fungera när arbetstagaren visar den för enheten på nytt. Förkasta tar bort numret från listan, och en okopplad tagg försvinner från listan av sig själv efter en vecka.

Genom att läsa taggen med telefonen. På en telefon med NFC påslaget finns funktionen Läs tagg med telefonen i mobilappen under Team → Stämpeltaggar: välj personen och håll kortet eller nyckelbrickan mot telefonens baksida. Sättet passar när taggarna finns hos dig och enheten står på en annan ort.

Licensen Bas omfattar användning av stämplingsenheter. Om personen saknar licens kan taggen ändå kopplas i förväg. Stämplingen fungerar när personen får licensen Bas eller Enhetsanvändare. Se Licenser, prenumeration och moduler.

Skapa undantag för personalgrupper

Stämplingens användningssätt, platsregistreringen och alla fem frågor kan ställas in per personalgrupp – kontoret och byggarbetsplatsen behöver inte ha samma regler. Informationstexten och lagringstiden är alltid gemensamma för hela organisationen.

Avrundning, kulanstid och automatisk stängning av öppen stämpling är arbetstidsregler och ställs därför in i arbetstidstypen: Inställningar → Arbetstid → Arbetstidstyper → avsnittet Stämpling. Fälten är Stämplingsavrundning, Kulanstid vid start (min), Kulanstid vid slut (min) och Stängning av öppen stämpling. Se Arbetstidstyper.

Avrundningen och kulanstiden påverkar bara dagens start- och sluttid. De ursprungliga stämplingarna behåller sina exakta tider. Standardvärdet 0 betyder att ingen avrundning görs.

Om något går fel

Stämplingen syns inte för arbetstagarna. Kontrollera Stämplingens användningssätt – Av döljer stämplingen helt. Kontrollera också att inget personalgruppsundantag gäller just den här gruppen.

Stämplingen fungerar inte på arbetsstället. Arbetsstället behöver värden för Latitud, Longitud och Radie (meter). En för liten radie kan hindra stämpling. Om Plats obligatorisk är aktiverat går det inte att stämpla utanför radien.

Avrundningen påverkar ingenting. Standardvärdet 0 avrundar inte tiderna. Inställningen finns i arbetstidstypen, inte i stämplingsinställningarna.

Vyn Närvarande nu saknas. Det är en separat funktion som aktiveras under Funktioner. Vyn visar inte koordinater.