Ota leimaus käyttöön

Leimaukset tallentavat työn alkamis- ja päättymisajat työaikakirjanpitoa varten. Työntekijälle niistä muodostuu luonnos, jonka hän tarkistaa ja vahvistaa.

Käyttöönotossa päätät, kenelle leimaus näkyy, mitä leimatessa kysytään ja miten sijaintia tai unohtuneita ulosleimauksia käsitellään.

Määritä leimausasetukset

Avaa Asetukset → Leimaus → Leimausasetukset.

1. Leimauksen käyttötapa määrittää, kuinka keskeinen kirjaustapa leimaus on. Käsin kirjaaminen onnistuu kaikissa tiloissa – työaika on aina saatava kirjatuksi.

   • Pois piilottaa leimauksen kokonaan, ja muut kentät piiloutuvat.
   • Valinnainen: leimaus on käytettävissä muiden kirjaustapojen rinnalla.
   • Ensisijainen: leimaus on ensisijainen kirjaustapa, mutta mitään ei vaadita. Käsin kirjattu päivä on tavallinen päivä.
   • Pakollinen: käsin kirjattu työpäivä vaatii perustelun. Työntekijä ei voi vahvistaa päivää, ennen kuin jollakin sen kirjauksista on Selite, ja perustelu näkyy hyväksyjälle päivän tiedoissa. Leimauksista syntynyttä päivää ei pyydetä perustelemaan.

2. Leimauksen oletustuntilaji.

3. Mitä leimatessa kysytään – viisi riviä: tuntilaji, kohde, laskutettavuus, selitys ja ulosleimaussyy. Kukin on Ei kysytä, Kysytään tai Pakollinen. Mitä enemmän tietoja kysytään, sitä useampi vaihe leimaukseen tulee. Jos kaikki ovat Ei kysytä, leimaus onnistuu yhdellä napautuksella.

   • Kohde on projekti tai kustannuspaikka. Pakollisena kohde on annettava; leimaus tehtävälle riittää.
   • Selitys siirtyy leimauksen synnyttämille kirjauksille.
   • Ulosleimaussyy on päivän päättävä syy. Kun sitä ei kysytä, käytetään oletusta (työpäivän päätös).
   • Yhteinen leimauslaite ei kysy selitystä eikä laskutettavuutta. Jos ne ovat pakollisia ja organisaatiolla on leimauslaitteita, sivu varoittaa.

4. Sijainnin tallennus: Ei tallenneta / Työkohde / Työkohteen sijaintialue (työpaikalla tai ei) / Koordinaatit. Jos valitset työkohteen tai sijaintialueen, tarvitset leimauspisteet – katso Työkohteet alla.

5. Kun sijainti on käytössä, näkyviin tulevat Sijainti pakollinen (leimaus estetään, jos sijaintia ei saada) ja Informointiteksti työntekijälle (fi/sv/en). Teksti näytetään työntekijälle ennen ensimmäistä leimausta; jos se on tyhjä, käytetään oletustekstiä. Sijainnin säilytysaika (päivää) kertoo, kuinka kauan sijainti säilyy ennen poistoa. Tyhjä kenttä säilyttää sijainnin yhtä kauan kuin työaikakirjanpidon.

   Sijainti on henkilötietoa. Sen käyttö edellyttää määriteltyä käyttötarkoitusta, henkilöstön informointia ja yhteistoimintamenettelyä. Sijaintialueen tarkistus tallentaa vain tiedon siitä, onko työntekijä työpaikalla. Koordinaattien tallennus on järjestelmällistä sijaintitiedon käsittelyä: tee tietosuojan vaikutustenarviointi ennen käyttöönottoa, ja käytä työkohteen tai sijaintialueen tarkistusta, jos tarkkoja koordinaatteja ei tarvita.

6. Työntekijä saa kirjata unohtuneen ulosleimauksen ajan antaa työntekijän syöttää todellisen lopetusajan jälkikäteen. Määritä samalla, kuinka monta tuntia taaksepäin ajan voi antaa. Jälkikäteen syötetty aika näkyy esihenkilölle.

7. Muistuta puuttuvasta ulosleimauksesta (h) määrittää, kuinka pitkään leimaus saa olla auki ennen muistutusta. Arvo 0 poistaa muistutuksen käytöstä. Muistutus ei sulje leimausta.

Leimauksista muodostuu muokattava luonnos: työntekijä tarkistaa päivän, korjaa sen tarvittaessa ja vahvistaa sen. Alkuperäiset leimaukset säilyvät tapahtumahistoriassa päivän rinnalla.

Lisää työkohteet

Asetukset → Leimaus → Työkohteet. Työkohde on leimauspiste.

Määritä leimaussyyt

Asetukset → Leimaus → Leimaussyyt. Jokaisella syyllä on täsmälleen yksi vaikutus: Päivä valmis, Tauko (taukolaji), Poissaolo (päivälaji) tai Tuntilaji. Syyt kysytään vasta, kun ulosleimaussyy on kohdassa 3 asetettu kysyttäväksi tai pakolliseksi.

• Lista on jaettu kahteen osaan: Ulosleimaus ja Sisäänleimaus. Syy, joka tarjotaan molemmissa, näkyy kummassakin.
• Taukosyy liitetään taukolajiin, ja tauon palkallisuus seuraa taukolajista. Jos organisaatiolla ei ole taukolajeja, taukosyylle valitaan palkallisuus.
• Paluuseen asti: ulos- ja sisäänleimauksen väliset päivät kirjataan poissaoloksi automaattisesti. Vain leimauspäivä kirjaa poissaolon leimauspäivän loppuun.
• Sisäänleimaussyy selittää menneet päivät, joita kukaan ei kirjannut (esimerkiksi Lomalta).
• Järjestä syyt nuolilla. Ylin syy on valitsimessa ensimmäisenä ja leimauslaitteen oletusulosleimaussyy.

Ota leimauslaite käyttöön

Leimauslaite on yhteinen Android-tabletti tai seinäpääte, jossa on NFC- tai kortinlukija. Työntekijä leimaa sillä tunnisteella – kortilla tai avaimenperällä – ilman kirjautumista, ja laite toimii myös ilman verkkoyhteyttä.

1. Avaa Asetukset → Leimaus → Leimauslaitteet ja valitse Lisää leimauslaite. Anna nimi, työkohde ja mitä laite kysyy.
2. Tallennus näyttää pariutuskoodin kerran. Asenna laitteeseen Kelomon leimauslaitesovellus ja syötä koodi sovellukseen ennen kuin koodi vanhenee.
3. Liitä tunnisteet henkilöihin (alla) ja aseta tarvittaessa PIN-koodit. PIN-koodi on tunnisteen lisävarmistus: pelkällä PIN-koodilla ei voi leimata.

Laitteen tila näkyy listalla: Toimii, Huomio (pariutuskoodi odottaa syöttämistä tai leimauksia on jonossa), Ei toimi (laite ei ole ollut yhteydessä yli kahteen tuntiin) tai Ei asetettu (laitetta ei ole pariutettu). Uusi pariutuskoodi irrottaa laitteen, kunnes uusi koodi syötetään.

Liitä tunniste henkilöön

Leimaustunniste on kortti tai avaimenperä, jonka työntekijä näyttää leimauslaitteelle. Tunniste kuuluu aina yhdelle henkilölle. Sen voi liittää kolmella tavalla. Liitetty tunniste toimii organisaation kaikilla leimauslaitteilla.

Leimauslaitteella. Esihenkilö avaa laitteen hallintatilan omalla tunnisteellaan, valitsee henkilön ja näyttää uuden tunnisteen. Tämä tapa toimii myös silloin, kun laite on ilman verkkoyhteyttä. Liittäminen laitteella vaatii esihenkilön tai pääkäyttäjän PIN-koodin, joten aseta se ensin hänelle leimauslaitteiden sivulla. Muille henkilöille PIN-koodi on tunnisteen lisävarmistus.

Laitteen näyttämällä numerolla. Kun laitteelle näytetään tunniste, jota ei ole liitetty kehenkään, laite rekisteröi tunnisteen ja näyttää sille numeron: Tunniste rekisteröity · Numero 47. Työntekijä kertoo numeron esihenkilölle. Numero näkyy kohdassa Asetukset → Leimaus → Leimauslaitteet → Odottavat tunnisteet ja puhelinsovelluksessa kohdassa Tiimi → Leimaustunnisteet. Valitse riviltä Kohdista ja henkilö, jolle tunniste kuuluu. Tunniste alkaa toimia, kun työntekijä näyttää sitä laitteelle uudelleen. Hylkää poistaa numeron listalta, ja kohdistamaton tunniste vanhenee listalta viikossa.

Puhelimella lukemalla. Puhelimessa, jossa NFC on käytössä, puhelinsovelluksen kohdassa Tiimi → Leimaustunnisteet on toiminto Lue tunniste puhelimella: valitse henkilö ja näytä korttia tai avaimenperää puhelimen taustapuolelle. Tapa sopii tilanteeseen, jossa tunnisteet ovat sinulla ja laite on toisella paikkakunnalla.

Perus-lisenssi sisältää leimauslaitteen käyttöoikeuden. Jos henkilöllä ei ole lisenssiä, tunnisteen voi silti liittää valmiiksi. Leimaaminen onnistuu, kun henkilölle annetaan Perus- tai Laite-lisenssi. Katso Lisenssit, tilaus ja moduulit.

Tee ryhmäkohtaisia poikkeuksia

Leimauksen käyttötapa, sijainnin tallennus ja kaikki viisi kysymystä voidaan asettaa henkilöstöryhmäkohtaisesti – toimistolla ja työmaalla ei tarvitse olla samat säännöt. Poikkeukset näkyvät Käyttötapa-osion rivillä Poikkeukset. Informointiteksti ja säilytysaika ovat aina koko organisaation yhteisiä.

Pyöristys, armonaika ja avoimen leimauksen automaattinen sulku ovat työaikasääntöjä, joten ne asetetaan työaikatyyppiin: Asetukset → Työaika → Työaikatyypit → osio Leimaus. Kentät ovat Leimauspyöristys, Armonaika alussa (min), Armonaika lopussa (min) ja Avoimen leimauksen sulku. Katso Työaikatyypit.

Pyöristys ja armonaika vaikuttavat vain päivän alku- ja loppuaikaan. Alkuperäiset leimaukset säilyvät minuutintarkkoina. Oletus 0 tarkoittaa, ettei pyöristystä tehdä.

Jos jokin menee pieleen

Leimaus ei näy työntekijöille. Tarkista Leimauksen käyttötapa – Pois piilottaa leimauksen kokonaan. Tarkista myös, ettei henkilöstöryhmäkohtainen poikkeus koske juuri tätä ryhmää.

Leimaus ei onnistu työpaikalla. Työkohde tarvitsee Leveysaste-, Pituusaste- ja Säde (metriä) -arvot. Liian pieni säde estää leimauksen. Jos Sijainti pakollinen on päällä, säteen ulkopuolelta ei voi leimata.

Pyöristys ei vaikuta mihinkään. Oletusarvolla 0 pyöristystä ei tehdä. Asetus on työaikatyypissä – ei leimausasetuksissa.

Läsnä nyt -näkymää ei näy. Se on erillinen ominaisuus, joka otetaan käyttöön Ominaisuudet-asetuksissa. Näkymä ei näytä koordinaatteja.