Työaikatyyppi määrittää esimerkiksi aamu- tai yövuoron kellonajat, tavoiteajan, tauot ja työajan laskentasäännöt. Samaa tyyppiä käytetään sekä vuorosuunnittelussa että toteutuneen työpäivän laskennassa.
Avaa Asetukset → Työaika → Työaikatyypit. Toimistotyöhön sovitetussa näkymässä sivun nimi on Työajat.
Määritä perustiedot ja päivän asetukset
Anna tyypille kuvaava nimi, lyhenne ja väri. Nimet voi määrittää suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi.
Päivän asetuksiin kuuluvat muun muassa:
- alkamis- ja päättymisaika sekä työajan tavoite
- taukojen vähentäminen ja palkalliset kahvitauot
- liukuma ja ylityön laskentarajat
- leimausten pyöristys ja automaattinen sulkeminen
- tuntien oletuslaji.
Alku, loppu ja tavoite annetaan aina. Muissa asetuksissa voit käyttää työaikamallin oletuksia tai määrittää työaikatyypille omat arvot. Tyhjä kenttä ei tarkoita nollaa: se perii arvon työaikamallista.
Muuta asetuksia oikeasta päivästä alkaen
Perustietoja, kuten nimeä ja väriä, voi muuttaa suoraan. Kellonaikojen tai laskentasääntöjen muutokselle valitaan voimaantulopäivä, jolloin syntyy uusi versio.
Voimassaolo määräytyy työpäivän päivämäärän mukaan, ei sen mukaan, milloin päivä vahvistetaan. Jo suunniteltujen vuorojen kellonajat säilyvät, mutta niiden laskennassa käytettävä versio voi päivittyä. Vahvistetut päivät säilyttävät tallennetut laskentatietonsa.
Näytä voimassaolohistoria avaa aiemmat ja tulevat versiot. Käytä uuden version sijaan korjaustoimintoa, jos kyse on virheellisesti syötetystä arvosta tai voimaantulopäivästä. Tarkista muutoksen vaikutukset ennen tallentamista.
Takautuva muutos voi vaikuttaa laskettavaan saldoon, vaikka vahvistettujen päivien tallennetut tiedot säilyvät. Jos myös vahvistetut päivät pitää korjata, käsittele ne erikseen sovelluksen korjaustoiminnoilla. Asetusmuutos ei yksin muuta lukittua palkka-aineistoa tai laskutettuja tietoja.
Leimausten käsittely
Leimaus-kohdassa määrität:
- Leimauspyöristys: miten päivän ensimmäisen ja viimeisen leimauksen kellonajat pyöristetään laskennassa.
- Armonaika alussa (min) ja Armonaika lopussa (min): kuinka lähellä suunniteltua aloitusta tai lopetusta leimaus käsitellään vuoron kellonajan mukaisesti.
- Avoimen leimauksen sulku: jätetäänkö leimaus avoimeksi vai suljetaanko se työvuorokauden rajalla tai suunnitellussa lopussa.
Pyöristys vaikuttaa laskentaan, ei alkuperäisen leimauksen tallennettuun kellonaikaan.
Tauot
Tauonvähennys määrää, mitä leimatulle tauolle tehdään:
- Ei vähennystä: leimattu tauko jää sellaisenaan.
- Vähintään: tauko on vähintään asetetun pituinen. Esimerkiksi 30 minuutin vähimmäistauolla leimattu 25 minuuttia luetaan 30 minuutiksi (5 minuuttia pois työajasta), 30 minuuttia pysyy 30:nä ja 35 minuuttia 35:nä. Pidempää leimattua taukoa ei lyhennetä.
- Kiinteä: kiinteä tauko vähennetään päiviltä, joilta taukoa ei ole mitattu. Leimattuun taukoon sovelletaan Vähintään-valinnan sääntöä. Jos haluat aina saman taukopituuden, aseta Pidennä lyhyt tauko (min) ja Lyhennä pitkä tauko (min) samaan minuuttimäärään.
Pidennä lyhyt tauko (min) ja Lyhennä pitkä tauko (min) tasaavat leimatun tauon annettuun pituuteen; päivän kokonaiskesto säilyy. Tyhjä kenttä perii arvon mallista, tai asetus on pois käytöstä. Vähennetyn tauon laji nimeää vähennetyn tauon; tyhjänä tauko on nimetön aukko. Vain palkattomat taukolajit ovat valittavissa.
Aloitus- ja lopetustyö
Aloitus- ja lopetustyö on oletuksena pois käytöstä (katot 0). Kiinteä korvaus (min) korvaa mitatun keston kiinteällä minuuttimäärällä, kun arvo on suurempi kuin 0.
Miten päivän työaikatyyppi valitaan?
Päivän erittelystä näet käytetyn tyypin ja valinnan perusteen. Tavallisesti tyyppi määräytyy julkaistusta vuorosta. Työntekijän oma vuoro on ensisijainen ryhmän vuoroon nähden.
Jos julkaistua vuoroa ei ole, tyyppi voidaan tunnistaa ensimmäisen kirjauksen alkamisajasta työaikamalliin määritettyjen aikavälien perusteella. Tunnistus toimii sekä leimauksilla että käsin kirjatuilla tunneilla. Muussa tapauksessa käytetään mallin päiväkohtaisia sääntöjä tai oletustyyppiä.
Käsin tehty päiväkohtainen valinta on ensisijainen automaattiseen valintaan nähden.
Vaihda yksittäisen päivän työaikatyyppi
Avaa päivän erittely ja Vuoro-valinta. Valitse oikea tyyppi tai palauta automaattinen valinta. Muutos koskee vain kyseistä päivää eikä korvaa tarvetta tarkistaa kirjattuja kellonaikoja.
Käsin tehty valinta näkyy myös hyväksyjälle päivän tiedoissa. Se ei vaadi erillistä hyväksyntää työpäivän normaalin käsittelyn lisäksi.
Pääkäyttäjä määrittää kirjaamisen käytännöissä, voivatko tyypin vaihtaa työntekijä ja esihenkilö, vain esihenkilö vai ei kumpikaan. Henkilöstöryhmille voi antaa eri oikeudet. Jos valintaa ei näy, tarkista oikeus pääkäyttäjältä.
Vahvistettu päivä on ensin avattava muokattavaksi. Vaihda sen jälkeen tyyppi ja vahvista päivä uudelleen. Jos valitulla tyypillä ei ole kyseisenä päivänä voimassa olevaa versiota, Kelomo ilmoittaa siitä ja käyttää automaattista valintaa.
Yövuorot ja jaetut vuorot
Yövuorolle annat tavalliset kellonajat, esimerkiksi 22.00–06.00. Kelomo tulkitsee aloitusta aikaisemman päättymisajan seuraavan päivän ajaksi.
Jaetussa vuorossa määrität erilliset työjaksot ja niiden tauot. Työjaksojen välinen vapaa aika ei ole työjakson tauko. Tarkista, että kellonajat ja työajan yhteismäärä vastaavat tarkoitettua vuoroa.
Jos vain yhden suunnitellun vuoron kellonajat poikkeavat tavallisesta, muokkaa kyseistä vuoroa. Uutta työaikatyyppiä ei tarvita jokaista yksittäistä poikkeusta varten.
Katso myös Työaikamallit ja Ota leimaus käyttöön.