Suunnittelusäännöillä määrität, millaisia vuorolistoja organisaatiossasi laaditaan ja mitkä poikkeamat Kelomo näyttää suunnittelijalle. Automaation painotuksilla puolestaan vaikutat siihen, mitä vaihtoehtoja automaattinen suunnittelu suosii.
Avaa Asetukset → Työvuorosuunnittelu → Suunnittelusäännöt.
Tarkista voimassa olevat säännöt
Sivun alun Näin teillä suunnitellaan kokoaa asetukset luettavaksi yhteenvedoksi. Siitä näet esimerkiksi vuoron pituuden, vapaapäivien määrän ja sen, kuinka aikaisin lista on tarkoitus julkaista.
Säännön yhteydessä näet, perustuuko se lakiin vai organisaation omiin asetuksiin. Tarkista myös mahdolliset henkilöstöryhmän ja yksikön poikkeukset.
Kelomon säännöt ovat suunnittelun apuväline. Varmista, että asetukset vastaavat työpaikallanne sovellettavia sopimuksia ja käytäntöjä.
Aloita tarvittaessa toimialapohjasta
Valitse Ota toimialapohja käyttöön… ja työpaikallesi sopiva pohja. Pohjia on esimerkiksi kaupan, ravintola-alan, hoivan, teollisuuden ja kuljetuksen tarpeisiin.
Tarkista ehdotetut arvot ennen käyttöönottoa. Pohja helpottaa alkuun pääsemistä, mutta ei ole valmis tulkinta työpaikallasi sovellettavasta työehtosopimuksesta. Jos asetuksia on jo muutettu, huomaa, että pohjan käyttöönotto voi korvata aiempia arvoja.
Määritä keskeiset rajat
Asetukset on jaettu kuuteen ryhmään:
- Vuoron pituus ja muoto: vuoron vähimmäis- ja enimmäispituus, jaetut vuorot sekä rajoitukset aloitus- ja lopetusajoille.
- Lepo vuorojen välillä: vuorokausi- ja viikkolepo.
- Vapaapäivät ja viikonloput: vapaiden määrä ja sijoittuminen.
- Peräkkäiset päivät ja yöt: peräkkäisten työpäivien ja yövuorojen määrä sekä palautuminen yövuorojen jälkeen.
- Tauot: tauon pituus ja sijoittuminen vuoroon.
- Listan julkaisu: julkaisun ennakkoaika, sääntörikkomusten käsittely ja vuorojen kuittaus.
Tyhjä kenttä tarkoittaa, ettei siihen ole asetettu omaa arvoa. Muut sovellettavat säännöt voivat silti rajoittaa suunnittelua. Kenttäkohtaiset muutokset tallentuvat, kun poistut kentästä.
Rajojen merkitys:
- Vuorokausilepo on yhtenäinen lepo kahden vuoron välissä (laki 11 h) ja viikkolepo yhtenäinen lepo kerran viikossa (laki 35 h). Omalla säännöllä voi asettaa enemmän, ei vähemmän.
- Jakson enimmäistunnit on 40 h kertaa jakson viikot. Estävänä se rajaa katon ylittävät vuorot pois automaattisesta suunnittelusta ja estää listan julkaisun.
- Yövuoron tunnit on aikaväli, jolla työ lasketaan yövuoroksi (laki 23.00–06.00). Se vaikuttaa peräkkäisten öiden rajaan.
- Kielletyt kellonajat: vuoro ei ala eikä pääty välillä. Alle 18-vuotiaille laki asettaa klo 22–06 automaattisesti.
- Työpäiviä putkeen ja Yövuoroja putkeen rajaavat automaattista suunnittelua ja vuoroilmoittautumista.
- Tauon sijoittelu kertoo, missä kohtaa vuoroa tauko saa olla. Poikkeama näkyy huomautuksena.
- Lista julkaistaan ennen jakson alkua vähintään viikkoa ennen; julkaisun esikatselu kertoo, jos ollaan myöhässä.
- Peru täyttämätön avoin vuoro automaattisesti: tyhjä kenttä perii vuoron alkamisajan. Ilmoittautumisen peruutuksen takaraja: tyhjä kenttä sallii perumisen vuoron alkuun asti. Vuorokohtainen asetus ohittaa kummankin.
- Työaikapäivän pituus on HTP-näkymän jakaja.
Valitse, mikä estää julkaisun
Sääntörikkeet-kohdassa valitaan käsittelytapa:
- Näytä huomautukset: sääntörikkomukset näkyvät suunnittelijalle, mutta tämä asetus ei estä julkaisua.
- Estä julkaisu: merkitse lisäksi haluamasi säännöt Estävä-valinnalla. Näiden sääntöjen rikkomukset estävät julkaisun. Muut poikkeamat näkyvät huomautuksina.
Estä julkaisu kelpoisuusvajeesta koskee erikseen tehtävän edellyttämää lakisääteistä kelpoisuutta. Tarkista tämä asetus, jos haluat puuttuvan tai vanhentuneen kelpoisuuden estävän julkaisun.
Julkaisun esto ja automaattisen suunnittelun rajat ovat eri asioita. Estäväksi määritetty sääntö voi sulkea vuoron pois automaattisesta ehdotuksesta, vaikka julkaisun esto ei olisi käytössä.
Lisää ryhmän tai yksikön omat säännöt
Näin teillä suunnitellaan -kortin rivi Poikkeukset näyttää organisaation oletuksista poikkeavat asetukset. Avaa poikkeus sen nimestä; poikkeuksen poisto on sen omassa muokkaimessa.
- Valitse Lisää poikkeus.
- Valitse henkilöstöryhmä tai yksikkö sekä muutettava sääntö.
- Anna arvo ja tallenna poikkeus.
Kaikki säännöt eivät ole käytettävissä molemmille. Esimerkiksi peräkkäisten työpäivien ja yövuorojen rajat määritetään organisaatiolle tai yksikölle, eivät henkilöstöryhmälle.
Poikkeuksen poistaminen palauttaa käyttöön ylemmän tason asetuksen. Tarkista muutoksen jälkeen sääntöjen yhteenveto, etenkin jos henkilö kuuluu useaan ryhmään.
Alaikäisiä koskevissa tarkistuksissa Kelomo käyttää henkilön syntymäaikaa. Varmista siksi, että henkilötiedot ovat oikein. Tarkistukset eivät korvaa työtehtävien ja työaikojen soveltuvuuden arviointia.
Erityissäännöt
Erityissäännöt sisältää esimerkiksi lepoajan hyvittämiseen, pidempien jaksojen tuntirajoihin, ajo- ja lepoaikoihin sekä vuosikiintiöihin liittyviä asetuksia. Käytä niitä silloin, kun työpaikkasi suunnittelu edellyttää kyseisiä sääntöjä.
Säädä automaattisen suunnittelun painotuksia
Avaa Asetukset → Työvuorosuunnittelu → Vuorosuunnittelun automaatio.
Painotukset vaikuttavat esimerkiksi työ- ja vapaatoiveiden toteutumiseen, vuorojen tasaiseen jakoon, sopimustuntien täyttymiseen, vuorojen rytmiin ja osaamisen huomioimiseen. Painotustasot ovat Pois, Kevyt, Oletus ja Vahva. Yksikölle voi määrittää omat painotukset.
Huomioi kustannukset suunnittelussa suosii edullisempia toteutuskelpoisia sijoituksia; kustannus on budjetointia varten laskettu arvio. Ehdotuksen automaattinen viimeistely siirtää ja vaihtaa vuoroja, ja tulos säilyy luonnoksena. Tasainen jako ajan yli tasaa yö-, viikonloppu- ja pyhävuoroja useiden listojen välillä.
Aloita oletuksista ja muuta painotuksia havaitun tarpeen mukaan. Painotuksen lisääminen suosii tavoitetta, mutta ei takaa sen toteutumista eikä ohita estäviä rajoituksia.
Jos ehdotus ei vastaa odotuksia
Tarkista ensin henkilöstötarve, työntekijöiden saatavuus ja osaaminen sekä voimassa olevat säännöt. Automaattinen suunnittelu näyttää syyn, jos tarpeeseen ei löydy sopivaa työntekijää. Korjaa lähtötieto vain, jos se on virheellinen.
Jos henkilöllä näkyy Ei työaikamallia, tarkista hänen työaikamallinsa. Ilman sitä suunnittelusta puuttuu tietoja, joita tarvitaan esimerkiksi sopimustuntien vertailuun.