Planeringsreglerna anger vilka gränser som används när organisationens scheman skapas och vilka avvikelser Kelomo visar för planeraren. Automatikens viktning påverkar vilka alternativ den automatiska planeringen föredrar.
Öppna Inställningar → Skiftplanering → Planeringsregler.
Kontrollera vilka regler som gäller
Sammanfattningen Så här planerar du högst upp på sidan beskriver de aktuella inställningarna. Där ser du till exempel skiftens längd, antalet lediga dagar och hur långt i förväg schemat ska publiceras.
Vid varje regel visas om den bygger på lag eller organisationens egna inställningar. Kontrollera även eventuella undantag för personalgrupper och enheter.
Kelomos regler är ett stöd i planeringen. Se till att inställningarna motsvarar de avtal och rutiner som gäller på arbetsplatsen.
Börja vid behov med en branschmall
Välj Tillämpa en branschmall… och en lämplig mall. Det finns mallar för bland annat handel, restaurangbranschen, vård, industri och transport.
Granska de föreslagna värdena innan du använder mallen. Den hjälper dig att komma igång, men är inte en fullständig tolkning av arbetsplatsens kollektivavtal. Om du redan har ändrat inställningar kan mallen ersätta tidigare värden.
Ange de viktigaste gränserna
Inställningarna är indelade i sex grupper:
- Skiftets längd och form: minsta och största skiftlängd, delade skift samt begränsningar för start- och sluttider.
- Vila mellan skiften: dygns- och veckovila.
- Lediga dagar och helger: antalet lediga dagar och hur de förläggs.
- Dagar och nätter i följd: antalet arbetsdagar och nattskift i följd samt återhämtning efter nattskift.
- Raster: rasternas längd och placering.
- Publicering av listan: framförhållning, hantering av regelöverträdelser och kvittering av skift.
Ett tomt fält innebär att du inte har angett ett eget värde. Andra tillämpliga regler kan fortfarande begränsa planeringen. Ändringar i enskilda fält sparas när du lämnar fältet.
Vad gränserna betyder:
- Dygnsvila är sammanhängande vila mellan två skift (lagen 11 h) och veckovila sammanhängande vila en gång i veckan (lagen 35 h). En egen regel kan ange mer, inte mindre.
- Periodens maximitimmar är 40 h gånger periodens veckor. Som blockerande utesluter den skift över taket från automatisk planering och blockerar publiceringen.
- Nattskiftets timmar är tidsintervallet då arbete räknas som nattskift (lagen 23.00–06.00). Det påverkar gränsen för nätter i följd.
- Förbjudna klockslag: skiftet börjar eller slutar inte inom intervallet. För personer under 18 år anger lagen kl. 22–06 automatiskt.
- Arbetsdagar i följd och Nattskift i följd begränsar automatisk planering och skiftanmälan.
- Rastens placering anger var i skiftet rasten får ligga. En avvikelse visas som en anmärkning.
- Listan publiceras före periodens start minst en vecka i förväg; förhandsvisningen av publiceringen visar om den är sen.
- Avbryt ett ofyllt öppet skift automatiskt: ett tomt fält avbryter vid skiftets början. Sista tid att avboka en anmälan: ett tomt fält tillåter avbokning fram till skiftets början. En inställning per skift går före båda.
- Arbetsdagens längd är divisorn i dagsverksvyn.
Välj vad som blockerar publiceringen
Under Regelöverträdelser väljer du hur avvikelser hanteras:
- Visa anmärkningar: avvikelser visas för planeraren, men den här inställningen blockerar inte publiceringen.
- Blockera publicering: markera dessutom önskade regler med Blockerar. Brott mot dessa regler stoppar publiceringen. Övriga avvikelser visas som anmärkningar.
Blockera publicering vid behörighetsbrist gäller separat den lagstadgade behörighet som en arbetsuppgift kräver. Kontrollera inställningen om saknad eller utgången behörighet ska stoppa publiceringen.
Publiceringsspärren och den automatiska planeringens gränser är skilda inställningar. En blockerande regel kan utesluta ett skift ur ett automatiskt förslag även om publiceringsspärren inte är aktiverad.
Lägg till regler för en grupp eller enhet
Raden Undantag i kortet Så här planerar du visar inställningar som avviker från organisationens standardvärden. Öppna ett undantag från dess namn; det tas bort i sin egen redigerare.
- Välj Lägg till undantag.
- Välj personalgrupp eller enhet och den regel som ska ändras.
- Ange värdet och spara undantaget.
Alla regler är inte tillgängliga för båda. Exempelvis kan gränser för arbetsdagar och nattskift i följd anges för organisationen eller en enhet, men inte för en personalgrupp.
När du tar bort ett undantag gäller inställningen på den överordnade nivån igen. Granska sammanfattningen efter ändringen, särskilt om en person tillhör flera grupper.
Kelomo använder personens födelsedatum vid kontroller som gäller minderåriga. Se därför till att personuppgifterna är korrekta. Kontrollerna ersätter inte en bedömning av om arbetsuppgifterna och arbetstiderna är lämpliga.
Specialregler
Specialregler innehåller bland annat inställningar för kompensationsvila, timgränser över längre perioder, kör- och vilotider samt årskvoter. Använd dem när motsvarande regler behövs på arbetsplatsen.
Justera den automatiska planeringens prioriteringar
Öppna Inställningar → Skiftplanering → Automatik i skiftplaneringen.
Viktningen påverkar bland annat skift- och ledighetsönskemål, en jämn fördelning av skift, avtalad arbetstid, skiftens ordningsföljd och hänsyn till kompetens. Nivåerna är Av, Lätt, Standard och Stark. Enheter kan ha egna viktningar.
Kostnadsmedveten automatik gynnar billigare genomförbara placeringar; kostnaden är en uppskattning för budgetering. Automatisk förbättringsrunda flyttar och byter skift, och resultatet förblir ett utkast. Jämn fördelning över tid jämnar ut natt-, helg- och helgdagsskift över flera listor.
Börja med standardinställningarna och justera dem utifrån ett konkret behov. En högre vikt ger målet större prioritet, men garanterar inte att det uppfylls och åsidosätter inte blockerande begränsningar.
Om förslaget inte motsvarar förväntningarna
Kontrollera först bemanningsbehovet, de anställdas tillgänglighet och kompetens samt de gällande reglerna. Automatisk planering visar varför ingen lämplig person hittas för ett bemanningsbehov. Ändra underlaget bara om det är felaktigt.
Om en person visas utan arbetstidsmodell, kontrollera vilken modell personen har. Utan modellen saknas uppgifter som behövs för att exempelvis jämföra planerade timmar med avtalad arbetstid.