Tiimi → Hyväksynnät kokoaa käsiteltäväksesi työajat ja muut hyväksyntää odottavat asiat, kuten kulut, matkalaskut ja lomahakemukset. Näkyvä sisältö riippuu käyttöoikeuksistasi ja organisaation käytössä olevista ominaisuuksista. Kuluilla ja matkalaskuilla on myös omat hyväksyntänäkymänsä.
Tarkista ja hyväksy työajat
- Avaa Hyväksynnät ja rajaa lista tarvittaessa valinnalla Työaika.
- Valitse työntekijän työviikko. Tarkista päivien tiedot ja mahdolliset huomautukset.
- Jos tiedot ovat oikein, valitse Hyväksy 5 päivää. Luku on viikon hyväksyntää odottavien päivien määrä. Jos tiedoissa on korjattavaa, palauta päivät työntekijälle.
Oletusnäkymässä asiat on jaettu osioihin sen mukaan, mitä niille voi nyt tehdä:
- Vaatii huomiota: kirjauksissa tai hakemuksissa on tarkistettavaa. Avaa tiedot ja selvitä huomautuksen syy ennen päätöstä.
- Käsiteltävissä: asiat, joista voit päättää nyt. Kaikkia niistä ei voi hyväksyä kerralla.
- Ei hyväksyttävissä, Odottaa toista päätöstä ja Ei ratkaistavissa nyt: asia odottaa jotain muuta, esimerkiksi toista hyväksyjää. Syy näkyy asian tiedoissa.
Jos et löydä vanhaa vahvistettua työpäivää, valitse Näytä vanhemmat päivät. Vahvistamattomia päiviä ei voi vielä hyväksyä. Myöskään tyhjä hyväksyntäjono ei yksin tarkoita, että kaikki työntekijät olisivat vahvistaneet päivänsä.
Voit käyttää myös näppäinkomentoja: A hyväksyy, R avaa palautuksen ja J sekä K siirtävät valintaa. X valitsee asian yhteistä hyväksyntää varten, jos sen voi hyväksyä tällä tavalla.
Hyväksy useita kerralla
Hyväksy huomiottomat valitsee listasta asiat, joissa ei ole huomioitavaa, enintään 50 kerrallaan. Tarkista valinta ja hyväksy painikkeella Hyväksy valitut. Voit poistaa valinnan yksittäisiltä riveiltä ennen hyväksyntää.
Yhteiseen hyväksyntään sopivat työviikot, joilla ei ole hyväksyntää vaativia poikkeamia eikä vahvistamatta jääneitä päiviä, sekä kulut ja matkalaskut, joilla ei ole huomautuksia. Hyväksynnän on oltava sallittu myös kyseisessä käsittelyvaiheessa.
Lomahakemukset, säästövapaaehdotukset, vuoronvaihdot, ilmoittautumiset avoimiin vuoroihin ja koulutushakemukset käsitellään yksitellen. Ne jäävät listalle yhteisen hyväksynnän jälkeenkin.
Palauta kirjaukset korjattavaksi
Valitse työviikolla Palauta 5 päivää ja kirjoita työntekijälle selkeä syy: mikä tieto pitää tarkistaa tai korjata. Viikon palautus koskee sen hyväksyntää odottavia päiviä, ei vain yhtä huomautuksen sisältävää päivää. Työntekijä näkee perustelun, korjaa tiedot ja vahvistaa palautetut päivät uudelleen.
Jos voit korjata tiedon itse, tee se vain käyttöoikeuksiesi ja organisaation sovitun käytännön mukaisesti. Katso Korjaa jo vahvistettu päivä.
Kumoa juuri tekemäsi päätös
Päätöksen jälkeen oikeaan alakulmaan tulee ilmoitus, joka nimeää hyväksytyt kohteet, ja siinä on Kumoa noin kymmenen sekunnin ajan. Jos teet useita hyväksyntöjä peräkkäin, ilmoitus kokoaa ne yhteen, ja Kumoa kumoaa kaikki siinä luetellut päätökset. Palautuksilla on oma Kumoa-painikkeensa.
Kumoa ennen kuin poistut sivulta. Sivulta poistuminen käynnistää odottavien päätösten tallennuksen eikä peru niitä. Jos Kelomo ilmoittaa tallennuksen epäonnistumisesta tai siitä, ettei tallennusta voitu varmistaa, tarkista tilanne hyväksyntäjonosta.
Jos hyväksyntä ei onnistu
- Omia kirjauksiasi ei näy. Esihenkilö ei voi hyväksyä omia kirjauksiaan myöskään sijaisena. Sovi, kuka hyväksyy ne. Pääkäyttäjällä on oikeus poiketa tästä, ja päätös tallentuu tapahtumahistoriaan.
- Hyväksynnät-sivua ei näy. Pyydä pääkäyttäjää tarkistamaan hyväksyntäoikeutesi. Pelkkä oikeus palkka-aineiston käsittelyyn ei anna hyväksyntäoikeutta.
- Hyväksyntäpainike ei ole käytettävissä. Tarkista näytetty syy. Asia voi esimerkiksi odottaa toista hyväksyjää, tai työpäivä voi kuulua lukittuun palkkakauteen. Sovi mahdollisesta lukituksen avaamisesta palkkahallinnon kanssa. Katso Sulje palkkakausi.
Lomahakemuksiin on erillinen ohje: Käsittele lomahakemukset. Oman poissaolosi ajaksi voit asettaa sijaisen.