Tiedotteilla voit kertoa henkilöstölle esimerkiksi muuttuneesta käytännöstä tai tulevasta tapahtumasta. Avaa Henkilöt → Tiedotteet. Tarvitset tiedotteiden lähetysoikeuden, ja ominaisuuden pitää olla käytössä organisaatiossasi.
Luo tiedote
- Valitse Uusi tiedote.
- Kirjoita Otsikko ja Viesti. Kerro heti, mistä on kyse. Jos vastaanottajan pitää tehdä jotain, mainitse myös mitä ja mihin mennessä.
- Valitse Kohdejoukko: Koko henkilöstö, Henkilöstöryhmä tai Mukautettu. Voit myös lisätä nimettyjä henkilöitä ja jättää henkilöitä pois. Tarkista lomakkeella näkyvä vastaanottajamäärä.
- Valitse Kanavat. Tiedote tulee vastaanottajien luettavaksi sovellukseen. Lisäksi voit valita Push-ilmoitus- ja Sähköposti-kanavat. Näiden käyttö riippuu myös vastaanottajan omista ilmoitusasetuksista.
- Jos tarvitset vastaanottajilta erillisen kuittauksen, valitse Vaadi kuittaus (“Merkitse luetuksi”).
Jos tekstiviestien lähetys on käytössä, voit valita myös Tekstiviesti (SMS). Tarkista krediittiarvio, saldo ja tieto puuttuvista puhelinnumeroista ennen lähetyksen vahvistamista. Ilman puhelinnumeroa vastaanottaja ei saa tekstiviestiä, mutta tiedote on silti hänen luettavissaan sovelluksessa. Sama koskee henkilöä, joka ei ole vielä ottanut tiliään käyttöön: tiedote odottaa häntä sovelluksessa, ja arvio näyttää hänet rivillä Odottaa tilin käyttöönottoa.
Tekstiviestillä on oma tekstinsä. Kirjoita Tekstiviestin teksti -kenttään lyhyt viesti, joka kertoo olennaisen jo puhelimen näytöllä: mistä on kyse, mihin mennessä ja mitä vastaanottajan pitää tehdä. Viesti lähtee juuri siinä muodossa kuin sen kirjoitat, ja krediittiarvio lasketaan tästä tekstistä. Jos jätät kentän tyhjäksi, tekstiviesti sisältää tiedotteen otsikon ja viestin. Tiedote menee vastaanottajille sillä kielellä, jolla sen kirjoitat – myös silloin, kun vastaanottaja käyttää Kelomoa toisella kielellä.
Lähetä, ajasta tai tallenna luonnos
- Lähetä nyt julkaisee tiedotteen ja käynnistää lähetykset valittuihin kanaviin.
- Ajasta lähettää tiedotteen myöhemmin. Aseta ensin Lähetysajankohta. Ajastetun tiedotteen vastaanottajat määräytyvät valitsemasi kohdejoukon perusteella lähetyshetkellä.
- Tallenna luonnos tallentaa tekstin myöhempää viimeistelyä varten. Luonnosta ei lähetetä vastaanottajille.
Voit perua ajastuksen painikkeella Peru ajastus, jolloin tiedote palautuu luonnokseksi. Jos muokkaat ajastettua tiedotetta ja haluat säilyttää ajastuksen, tallenna se uudelleen Ajasta-painikkeella. Tarpeettoman luonnoksen voit poistaa toiminnolla Poista luonnos.
Lähetettyä tiedotetta ei voi muokata. Jos siinä on virhe, valitse Kopioi uudeksi, korjaa sisältö ja lähetä uusi tiedote. Kerro uudessa viestissä selvästi, mitä aiempaa tietoa korjaat. Vanhan tiedotteen voi arkistoida, mutta arkistointi ei peru lähetystä eikä poista tiedotetta vastaanottajilta.
Erota toimitus, lukeminen ja kuittaus
Avaa lähetetty tiedote nähdäksesi vastaanottajat ja heidän toimitus-, luku- ja kuittaustietonsa.
- Toimitustila kertoo lähetyksen tilanteesta. Se ei osoita, että vastaanottaja olisi lukenut tai ymmärtänyt viestin. Vastaanottajan rivillä näkyy lähetyksistä yhteinen tila, ei erillistä tilaa jokaiselle kanavalle.
- Lukuaika tallentuu, kun vastaanottaja avaa tiedotteen sovelluksessa.
- Kuittausaika tallentuu, kun vastaanottaja painaa Merkitse luetuksi. Pelkkä avaaminen ei täytä kuittauspyyntöä.
Työntekijä löytää tiedotteensa ilmoituskellosta tai kohdasta Omat → Tiedotteet. Listaa voi rajata esimerkiksi valinnoilla Lukemattomat ja Odottaa kuittausta. Kuittausta odottavista tiedotteista voidaan lähettää muistutuksia organisaation asetusten mukaisesti.
Jos viesti ei tavoita vastaanottajaa
Tarkista ensin, kuuluiko henkilö tiedotteen vastaanottajiin. Tarkista sitten lähetyksen tila ja valitut kanavat.
- Jos sähköposti tai push-ilmoitus puuttuu, tarkista myös vastaanottajan ilmoitusasetukset. Tiedotteen lukeminen sovelluksessa ei edellytä näiden kanavien käyttöä.
- Jos tekstiviesti puuttuu, tarkista puhelinnumero ja SMS-krediittien riittävyys. Korjaa puuttuva tieto tai täydennä saldo ennen uutta yritystä.
Lähetä epäonnistuneet uudelleen yrittää uudelleen epäonnistuneet ja ohitetut lähetykset. Lähetä kaikille uudelleen ottaa mukaan myös odottavat lähetykset. Kumpikaan ei lähetä uudelleen jo toimitetuiksi merkittyjä lähetyksiä. Tekstiviestien uudelleenlähetys kuluttaa krediittejä.
Jos Tiedotteet-sivu puuttuu, pyydä pääkäyttäjää tarkistamaan käyttöoikeutesi ja ominaisuuden tila kohdassa Asetukset → Organisaatio → Ominaisuudet.