Med meddelanden kommunicerar arbetsgivaren till personalen: du riktar budskapet, skickar eller schemalägger det och följer kvitteringarna. Öppna Personal → Meddelanden. Sidan syns bara om du har rätt att skicka meddelanden och funktionen är i bruk.
Skapa ett meddelande
- Tryck på Nytt meddelande.
- Skriv Rubrik och Meddelande.
- Välj Kanaler. Aviseringen i appen är alltid på; därtill kan du välja Push-avisering och E-post. Mottagaren får push eller e-post endast om hens egna aviseringsinställningar tillåter det.
- Välj vid behov Kräv kvittering (“Markera som läst”). En påminnelse skickas till dem som inte kvitterat enligt organisationens inställningar.
- Välj Målgrupp: Hela personalen, Personalgrupp eller Anpassad. Du kan därtill använda Lägg till namngivna personer och Uteslut personer. Antalet mottagare visas direkt på formuläret.
Om SMS-utskick har konfigurerats för din organisation visas även kanalen SMS. Textmeddelanden förbrukar SMS-krediter: du ser en kredituppskattning före utskicket, och sändningen bekräftas separat. En mottagare utan telefonnummer får inget SMS men får ändå aviseringen i appen.
Skicka, schemalägg eller spara ett utkast
Längst ner i formuläret finns tre sätt att gå vidare:
- Skicka nu – meddelandet går iväg direkt.
- Schemalägg – ange först Sändningstidpunkt. Tidpunkten kan inte vara i det förflutna. Schemaläggningen kan ångras med Avbryt schemaläggning, varvid meddelandet blir ett utkast igen.
- Spara utkast – fortsätt senare. Ett utkast kan raderas (Radera utkast).
Ett skickat meddelande kan inte redigeras. Om du upptäcker ett fel, gör en korrigerad version med Kopiera till nytt och arkivera det gamla (Arkivera).
Följ läsning och kvitteringar
Raden för ett skickat meddelande öppnar leveransvyn: mottagarna, leveransstatus per kanal samt räknare för lästa och kvitterade. Misslyckade leveranser kan skickas på nytt (Skicka misslyckade igen eller Skicka till alla igen).
Så läser och kvitterar den anställda
Ett nytt meddelande syns för den anställda på aviseringsklockans flik Meddelanden, och hela historiken finns under Mitt arbete → Meddelanden, där listan kan avgränsas med Olästa. Att öppna meddelandet markerar det som läst.
Om meddelandet kräver kvittering trycker den anställda på Markera som läst i slutet av meddelandet. Kvitteringstiden sparas och visas både för den anställda och för avsändaren.
Om något går fel
Meddelanden-sidan syns inte. Funktionen kan vara avstängd – huvudanvändaren kan aktivera den under Inställningar → Funktioner. Kontrollera också att du har rätt att skicka meddelanden.
Mottagaren fick ingen e-post eller push. Aviseringen i appen kommer alltid fram, men push och e-post går bara om mottagarens egna aviseringsinställningar tillåter dem – se Aviseringar och hur du styr dem. Statusen per kanal ser du i leveransvyn.
En del fick inget SMS. De vanligaste orsakerna: mottagaren saknar telefonnummer eller SMS-krediterna tog slut mitt i utskicket. Fyll på krediterna och använd leveransvyns knapp Skicka misslyckade igen.
Inga kvitteringar samlas. Kontrollera att Kräv kvittering (“Markera som läst”) var valt i meddelandet – enbart läsning syns inte som kvittering. De som inte kvitterat får en påminnelse enligt organisationens inställningar.