Med personalmeddelanden kan du informera om till exempel ändrade rutiner eller ett kommande evenemang. Öppna Personer → Meddelanden. Du behöver behörighet att skicka meddelanden, och funktionen måste vara aktiverad i organisationen.
Skapa ett meddelande
- Välj Nytt meddelande.
- Skriv Rubrik och Meddelande. Börja med det viktigaste. Om mottagarna behöver göra något, ange vad och senast när.
- Välj Målgrupp: Hela personalen, Personalgrupp eller Anpassad. Du kan också lägga till namngivna personer och utesluta personer. Kontrollera antalet mottagare som visas i formuläret.
- Välj Kanaler. Meddelandet blir tillgängligt för mottagarna i appen. Du kan också välja Push-avisering och E-post. Dessa kanaler beror även på mottagarens egna aviseringsinställningar.
- Om du behöver en uttrycklig kvittering, välj Kräv kvittering (“Markera som läst”).
Om SMS-utskick är aktiverat kan du också välja SMS. Kontrollera den uppskattade kreditförbrukningen, saldot och uppgifterna om saknade telefonnummer innan du bekräftar utskicket. Mottagare utan telefonnummer får inget SMS, men kan ändå läsa meddelandet i appen. Detsamma gäller den som ännu inte har tagit sitt konto i bruk: meddelandet väntar i appen, och uppskattningen visar personen på raden Väntar på kontoaktivering.
Textmeddelandet har en egen text. Skriv in ett kort meddelande i fältet Textmeddelandets text: vad det handlar om, tidsfristen och vad mottagaren ska göra. Meddelandet skickas exakt så som du skriver det, och kreditberäkningen görs på den texten. Lämnar du fältet tomt innehåller textmeddelandet rubriken och texten från meddelandet. Själva meddelandet når mottagarna på det språk du skriver det på – också när mottagaren använder Kelomo på ett annat språk.
Skicka, schemalägg eller spara ett utkast
- Skicka nu publicerar meddelandet och startar utskicket via de valda kanalerna.
- Schemalägg skickar meddelandet senare. Ange först en Sändningstidpunkt. Mottagarna bestäms vid utskicket utifrån den målgrupp du har valt.
- Spara utkast sparar texten så att du kan färdigställa den senare. Inget skickas till mottagarna.
Välj Avbryt schemaläggning för att återställa ett schemalagt meddelande till ett utkast. Om du redigerar ett schemalagt meddelande och vill behålla schemaläggningen, spara det på nytt med Schemalägg. Ett utkast som inte behövs kan tas bort med Radera utkast.
Ett skickat meddelande kan inte redigeras. Om det innehåller ett fel, välj Kopiera till nytt, rätta innehållet och skicka ett nytt meddelande. Ange tydligt vilken tidigare uppgift du rättar. Du kan arkivera det gamla meddelandet, men arkivering återkallar inte utskicket och tar inte bort meddelandet från mottagarna.
Leverans, läsning och kvittering är olika saker
Öppna ett skickat meddelande för att se mottagarna och deras leverans-, läs- och kvitteringsuppgifter.
- Leveransstatusen beskriver utskicket. Den visar inte om mottagaren har läst eller förstått meddelandet. Varje mottagare har en sammanlagd leveransstatus, inte en separat status för varje kanal.
- Lästiden registreras när mottagaren öppnar meddelandet i appen.
- Kvitteringstiden registreras när mottagaren väljer Markera som läst. Att bara öppna meddelandet räcker inte när en kvittering krävs.
Medarbetarna hittar meddelandena via aviseringsklockan eller under Mitt arbete → Meddelanden. Listan kan filtreras med exempelvis Olästa och Väntar på kvittering. Påminnelser om meddelanden som inte har kvitterats kan skickas enligt organisationens inställningar.
Om meddelandet inte når en mottagare
Kontrollera först att personen fanns med bland mottagarna. Kontrollera sedan leveransstatusen och de valda kanalerna.
- Om e-post eller push-avisering saknas, kontrollera också mottagarens aviseringsinställningar. Meddelandet går att läsa i appen utan att dessa kanaler är aktiverade.
- Om SMS saknas, kontrollera telefonnumret och saldot för SMS-krediter. Rätta den saknade uppgiften eller fyll på saldot innan du försöker igen.
Skicka misslyckade igen gör ett nytt försök med leveranser som misslyckades eller hoppades över. Skicka till alla igen omfattar även väntande leveranser. Inget av alternativen skickar om leveranser som redan har markerats som levererade. Nya SMS-utskick förbrukar krediter.
Om sidan Meddelanden saknas, be en administratör kontrollera dina behörigheter och funktionens status under Inställningar → Organisationen → Funktioner.