Työsuhteen päättyminen kirjataan henkilön Työsuhteen vaiheet -osiossa. Usean henkilön päättymiset hoituvat erässä: Henkilöt → Rekrytointi ja perehdytys → Päättyvät työsuhteet. Toiminnot kuuluvat HR-lisäosaan.
Kirjaa päättyminen henkilökortilta
- Avaa henkilö ja siirry osioon Työsuhteen vaiheet.
- Paina Päätä työsuhde…. Ohjattu toiminto etenee kolmessa vaiheessa: Perusteet, Lähtöprosessi ja Yhteenveto.
- Valitse Peruste ja aseta Ilmoituspäivä ja Päättymispäivä. Kelomo näyttää lakisääteiset irtisanomisajat palvelusajan mukaan ja laskee aikaisimman päättymispäivän – TES tai työsopimus voi poiketa lakisääteisestä.
- Valitse tarvittaessa Käynnistä lähtöprosessin tarkistuslista ja pohja.
- Paina Vahvista päättäminen.
Uusi kirjaus korvaa aiemman, ja kirjauksen voi perua toiminnolla Peru päättäminen. Peruminen ei keskeytä jo käynnistettyä lähtöprosessia eikä avaa jo suljettua tunnusta – ne hoidetaan erikseen.
Kirjatun päättämisen kortilta hoituvat myös Laadi työtodistus ja vapaaehtoinen Lähtöhaastattelu, joka ei vaikuta työsuhteen päättymiseen eikä palkkaan. Annettu työtodistus on muuttumaton asiakirja.
Kirjaa monta päättymistä erässä
- Avaa Henkilöt, valitse Rekrytointi ja perehdytys ja välilehti Päättyvät työsuhteet.
- Säädä Aikaikkuna (pv). Lista näyttää päättyvät ja jo päättyneet työsuhteet, ja erääntyneet määräaikaisuudet on esivalittu.
- Valitse henkilöt ja paina Kirjaa päättyminen.
- Aseta yhteinen Päättymispäivä, Syy ja Muistiinpano. Valitse tarvittaessa Aloita lähtöprosessi ja Luo työtodistukset – erässä syntyy suppea todistus (kesto ja tehtävä).
- Vahvista. Jo päätetyt työsuhteet ohitetaan.
Mitä tunnukselle tapahtuu
Päättymisen kirjaaminen ei sulje tunnusta heti. Kelomo passivoi henkilön automaattisesti, kun päättymispäivä on ohitettu organisaation aikavyöhykkeellä: kirjautuminen estyy ja henkilö poistuu tulevista valinnoista ja muistutuksista. Jos pääsy pitää katkaista heti, valitse henkilökortin Toiminnot-valikosta Passivoi.
Passivointi ei poista tietoja, ja tunnuksen voi avata samasta valikosta (Aktivoi uudelleen). Päättymispäivän jälkeen henkilölle ei enää synny puuttuvien päivien poikkeamia eikä muistutuksia.
Mitä työaikakirjanpidolle tapahtuu
Työaikakirjanpito ei poistu työsuhteen mukana. Päättyneen työsuhteen tiedot poistuvat vaiheittain säilytysaikojen mukaan – poistojonoa hallitaan sivulla Asetukset → Hallinta ja turvallisuus → Tietojen elinkaari, eikä mitään poisteta ilman pääkäyttäjän vahvistusta. Katso GDPR: tietopyynnöt, säilytys ja poisto.
Viimeinen palkka-ajo
Aineistokooste tilitoimistolle kokoaa lopputilin pohjatiedot: työsuhteen perustiedot, lomasaldot päivinä päättymispäivälle laskettuna, liukumasaldon, loppujakson työpäivien käsittelytilat ja avoimet poissaolot. Kooste sisältää päiviä ja tunteja, ei euroja – lopputilin eurot laskee palkkajärjestelmä. Lataus onnistuu PDF-, XLSX- tai CSV-muodossa, ja sen näkevät pääkäyttäjä, HR ja palkanlaskenta.
Kooste varoittaa, jos loppujakson päiviä on vielä luonnoksena tai vahvistamatta – käsittele ne ennen viimeistä vientiä. Katso Sulje palkkakausi.
Jos jokin menee pieleen
Kirjasit väärän päättymispäivän tai perusteen. Kirjaa päättäminen uudelleen – uusi kirjaus korvaa aiemman. Tarvittaessa Peru päättäminen tyhjentää kirjauksen kokonaan.
Henkilö ei pääse kirjautumaan, vaikka työsuhde jatkuu. Päättymispäivä on menneisyydessä ja tunnus on ehditty passivoida. Peru päättäminen tai korjaa päivä ja valitse Toiminnot-valikosta Aktivoi uudelleen – peruminen ei tee sitä puolestasi.
Työtodistuksesta puuttuu päättymisen syy tai arvio. Ne otetaan mukaan vain työntekijän pyynnöstä: valitse laadittaessa Sisällytä päättymisen syy tai Sisällytä arvio työtaidosta ja käytöksestä.
Et löydä Päättyvät työsuhteet -näkymää. Se on välilehti ryhmässä Henkilöt → Rekrytointi ja perehdytys.