Ilmoituskanavalla voit kertoa työpaikan väärinkäytösepäilystä nimettömästi. Ilmoitus tehdään julkisella linkillä ilman kirjautumista, ja käsittelyä seurataan seurantalinkillä. Jos työnantajasi on ottanut ilmoituskanavan käyttöön, löydät linkin esimerkiksi intrasta.
Tee ilmoitus
- Avaa työnantajasi jakama ilmoituskanavan linkki. Sivu kertoo, minkä organisaation kanavasta on kyse.
- Täytä halutessasi Aihe (valinnainen) ja kuvaa havaintosi kenttään Ilmoituksen sisältö (vähintään 10 merkkiä).
- Paina Lähetä ilmoitus.
- Liitä todisteet heti lähettämisen jälkeen (enintään 3 tiedostoa, JPG/PNG/HEIC/PDF, enintään 10 MB kukin) – liitteitä ei voi lisätä enää myöhemmin seurantasivulta.
Lomake ei kysy nimeä eikä yhteystietoja.
Tallenna seurantalinkkisi
Lähettämisen jälkeen näet kohdan Seurantalinkkisi. Ota linkki talteen painikkeella Kopioi linkki.
Seurantalinkki näytetään vain kerran, eikä sitä voi palauttaa. Kelomo säilyttää linkin avaimesta vain tiivisteen, joten kadonnutta linkkiä ei voi palauttaa kukaan – ei myöskään työnantaja.
Seuraa käsittelyä
Seurantasivu näyttää ilmoituksen tilan – Vastaanotettu, Kuitattu, Käsittelyssä, Ratkaistu tai Ei toimenpiteitä – sekä viestit. Voit täydentää ilmoitusta kentässä Täydennä ilmoitusta ja painaa Lähetä viesti. Täydentäminen onnistuu käsittelyn ajan ja vielä 30 päivää ratkaisun jälkeen. Käsittelijän viestit näkyvät vain nimikkeellä Käsittelijä – kumpikaan osapuoli ei näe toisen henkilöllisyyttä.
Näin nimettömyys on toteutettu
- Ilmoitukseen ei tallenneta ilmoittajan henkilöllisyyttä, eikä lomake kysy sitä. Ilmoituksen jättäminen ei vaadi kirjautumista.
- Ilmoituksen jättämisestä tai täydentämisestä ei synny käyttäjään yhdistyvää tapahtumakirjausta. Käsittelijän toimet sen sijaan kirjataan.
- Seurantalinkin avain säilytetään vain tiivisteenä, joten sitä ei voi lukea järjestelmästä jälkikäteen.
Kelomo on työkalu ilmoitusten vastaanottoon ja käsittelyyn – ilmoittajansuojelun velvoitteista huolehtiminen on työnantajan vastuulla.
Käsittelijälle: kanava ja ilmoitusten käsittely
Ilmoitukset käsitellään näkymässä Henkilöstö → Ilmoituskanava. Sen näkevät pääkäyttäjä ja HR, ja alue kuuluu HR-lisäosaan.
- Pääkäyttäjä avaa kanavan Kanava-kortista: Ota käyttöön luo julkisen lomakelinkin. Jaa linkki esimerkiksi intrassa. Vaihda linkki mitätöi vanhan, ja Poista käytöstä sulkee lomakkeen.
- Ilmoitusjono näyttää tilan, aiheen ja määräajat. Kelomo laskee jokaiselle ilmoitukselle kuittauksen määräajaksi 7 päivää ja vastauksen määräajaksi 3 kuukautta ja merkitsee myöhästyneet (Kuittaus myöhässä, Vastaus myöhässä).
- Avaa ilmoitus: vastaa ilmoittajalle (Vastaa ilmoittajalle → Lähetä vastaus), päivitä Tila, kohdenna Käsittelijä ja kirjaa Sisäiset muistiinpanot, jotka näkyvät vain käsittelijöille. Vie PDF tuottaa tapauskoosteen.
Ensimmäinen käsittelytoimi kirjaa ilmoituksen kuitatuksi. Tilat Ratkaistu ja Ei toimenpiteitä ovat lopullisia – suljettua ilmoitusta ei voi avata uudelleen. Ratkaistut ilmoitukset poistuvat automaattisesti säilytysajan päätyttyä (oletus 2 vuotta, säädettävissä HR-asetuksista).
Jos jokin menee pieleen
Linkki ei ole voimassa. Kanavan linkki on vaihdettu tai kanava on poistettu käytöstä. Pyydä työnantajaltasi tuore linkki.
Hukkasit seurantalinkin. Sitä ei voi palauttaa. Voit tehdä uuden ilmoituksen ja viitata siinä aiempaan.
Et voi enää lisätä viestejä. Ilmoitus on käsitelty loppuun. Jos asiaa on vielä, tee uusi ilmoitus.
Et löydä käsittelynäkymää. Henkilöstö → Ilmoituskanava näkyy vain pääkäyttäjälle ja HR:lle, ja pääkäyttäjän on ensin otettava alue käyttöön sivulta Asetukset → Ominaisuudet.