Rekrytointi on Henkilöt-osion välilehdellä Rekrytointi: avoimet työpaikat, hakijat vaiheittain ja valitun palkkaaminen suoraan työsuhteeseen. Alue kuuluu HR-lisäosaan, ja pääkäyttäjä kytkee sen päälle sivulta Asetukset → Organisaatio → Ominaisuudet.
Luo avoin työpaikka
- Paina Uusi työpaikka.
- Täytä Tehtävänimike, valitse tarvittaessa Yksikkö ja kirjoita Kuvaus.
- Paina Luo.
Työpaikan tila on Avoin, Tauolla tai Suljettu. Tauolla oleva työpaikka ei ota vastaan hakemuksia.
Julkaise hakulomake
Avaa työpaikka ja paina Julkinen hakulomake -osiossa Julkaise. Kelomo luo hakulinkin, jonka voit kopioida (Kopioi linkki) ja jakaa esimerkiksi työpaikkailmoituksessa. Poista julkaisu mitätöi vanhan linkin.
Pääkäyttäjä voi lisäksi avata Urasivu-kortista julkisen sivun, joka listaa kaikki julkaistut avoimet työpaikat ja linkittää kunkin hakulomakkeeseen (Ota urasivu käyttöön).
Hakija täyttää lomakkeella nimen, sähköpostin, puhelimen ja saatetekstin, hyväksyy tietojensa käsittelyn ja voi liittää CV:n (enintään 2 tiedostoa, PDF/DOC/DOCX). Hakija saa kuittauksen sähköpostiinsa lomakkeen kielellä.
Käsittele hakijat vaiheissa
Hakijat näkyvät työpaikan sisällä listana. Julkisen lomakkeen kautta tulleet saavat merkin Julkinen lomake; muut lisäät itse painikkeella Lisää hakija.
- Siirrä hakijaa Vaihe-valinnalla. Kiinteät päätepisteet ovat Uusi, Palkattu ja Hylätty; väliportaat (oletuksena Haastattelu ja Tarjous) määrittelee pääkäyttäjä tai HR sivulla Asetukset → Henkilöstö ja HR → Rekrytoinnin vaiheet.
- Lähetä haastattelukutsu lähettää kutsun kalenteriliitteineen, kun hakijalle on kirjattu sähköposti ja haastatteluaika (Muokkaa). Lähetä tarjous -viesti ei sisällä palkkaa – palkasta sovitaan erikseen.
- Kun siirrät hakijan vaiheeseen Hylätty ja hakijalla on sähköposti, voit samalla lähettää vakiomuotoisen viestin (Lähetä viesti hakijalle).
Hylätyn hakijan tiedot anonymisoituvat automaattisesti. Oletus on 12 kuukautta hylkäyksestä; pääkäyttäjä tai HR voi säätää ajan sivulla Asetukset → Henkilöstö ja HR → HR-asetukset.
Palkkaa valittu
- Avaa hakija ja paina Palkkaa.
- Tarkista sähköposti ja täytä työsuhteen tiedot: Nimike, Työsuhteen alkupäivä, Työsuhdetyyppi (määräaikaiselle myös Määräaikaisuuden peruste ja Määräaikaisuus päättyy), Yksikkö, Työaikamalli ja Esihenkilö. Jätä Aloita perehdytys valituksi, jos haluat perehdytyslistan käyntiin heti.
- Paina Palkkaa. Kelomo luo käyttäjätunnuksen, lähettää aktivointikutsun, kirjaa työsuhteen ja käynnistää perehdytyksen.
Työsopimus ja selvitys työnteon ehdoista laaditaan henkilön sivulla – katso Työsuhteen aloitus.
Esihenkilö ei palkkaa itse: jos työnantaja on delegoinut rekrytoinnin esihenkilöille, esihenkilö luo avoimia työpaikkoja omalle yksikölleen, lisää hakijoita ja painaa Pyydä palkkausta – varsinaisen palkkauksen tekee pääkäyttäjä tai HR.
Jos jokin menee pieleen
Et näe Rekrytointi-välilehteä. Alue on kytketty pois: pääkäyttäjä ottaa sen käyttöön sivulta Asetukset → Organisaatio → Ominaisuudet. Esihenkilö näkee välilehden vain, jos rekrytointi on delegoitu esihenkilöille.
Hakulinkki ei toimi. Julkaisu on poistettu – se mitätöi vanhan linkin – tai työpaikka on suljettu. Julkaise työpaikka uudelleen ja jaa uusi linkki.
Et voi poistaa työpaikkaa. Poisto onnistuu vain, kun työpaikalla ei ole yhtään hakijaa. Aseta työpaikan tilaksi Suljettu.
Palkkaa-painiketta ei näy. Palkkaus on pääkäyttäjän ja HR:n toiminto. Esihenkilönä käytä Pyydä palkkausta -painiketta.