Rekrytointi hoituu Henkilöstö-osion välilehdellä Rekrytointi: avoimet tehtävät, hakijat vaiheittain ja valitun palkkaaminen suoraan työsuhteeksi. Alue kuuluu HR-lisäosaan ja kytketään päälle sivulta Asetukset → Ominaisuudet.
Luo avoin tehtävä
- Paina Uusi tehtävä.
- Täytä Tehtävänimike, valitse tarvittaessa Yksikkö ja kirjoita Kuvaus.
- Paina Luo.
Tehtävän tila on Avoin, Tauolla tai Suljettu. Tauolla oleva tehtävä ei ota vastaan hakemuksia.
Julkaise hakulomake
Avaa tehtävä ja paina Julkinen hakulomake -osiossa Julkaise. Kelomo luo hakulinkin, jonka voit kopioida (Kopioi linkki) ja jakaa esimerkiksi työpaikkailmoituksessa. Poista julkaisu mitätöi vanhan linkin.
Pääkäyttäjä voi lisäksi avata Urasivu-kortista julkisen sivun, joka listaa kaikki julkaistut avoimet tehtävät ja linkittää kunkin hakulomakkeeseen (Ota urasivu käyttöön).
Hakija täyttää lomakkeella nimen, sähköpostin, puhelimen ja saatetekstin, hyväksyy tietojensa käsittelyn ja voi liittää CV:n (enintään 2 tiedostoa, PDF/DOC/DOCX). Hakija saa kuittauksen sähköpostiinsa lomakkeen kielellä.
Käsittele hakijat vaiheissa
Hakijat näkyvät tehtävän sisällä listana. Julkisen lomakkeen kautta tulleet saavat merkin Julkinen lomake; muut lisäät itse painikkeella Lisää hakija.
- Siirrä hakijaa Vaihe-valinnalla. Kiinteät päätepisteet ovat Uusi, Palkattu ja Hylätty; väliportaat (oletuksena Haastattelu ja Tarjous) määritellään sivulla Asetukset → Rekryvaiheet.
- Haastattelukutsu lähettää kutsun kalenteriliitteineen, kun hakijalle on kirjattu sähköposti ja haastatteluaika (Muokkaa). Tarjous-viesti ei sisällä palkkaa – palkasta sovitaan erikseen.
- Kun siirrät hakijan vaiheeseen Hylätty ja hakijalla on sähköposti, voit samalla lähettää vakiomuotoisen viestin (Lähetä viesti hakijalle).
Hylätyn hakijan tiedot anonymisoituvat automaattisesti. Oletus on 12 kuukautta hylkäyksestä; ajan voi säätää sivulla Asetukset → HR-asetukset.
Palkkaa valittu
- Avaa hakija ja paina Palkkaa.
- Tarkista sähköposti ja täytä työsuhteen tiedot: Nimike, Työsuhteen alkupäivä, Työsuhdetyyppi (määräaikaiselle myös Määräaikaisuuden peruste ja Määräaikaisuuden päättymispäivä), Yksikkö, Työaikamalli ja Esihenkilö. Jätä Aloita perehdytys valituksi, jos haluat perehdytyslistan käyntiin heti.
- Paina Palkkaa. Kelomo luo jäsenen aktivointikutsulla, kirjaa työsuhteen ja käynnistää perehdytyksen.
Työsopimus ja selvitys työnteon ehdoista laaditaan henkilön sivulla – katso Työsuhteen aloitus.
Esihenkilö ei palkkaa itse: jos työnantaja on delegoinut rekrytoinnin esihenkilöille, esihenkilö luo tehtäviä omalle yksikölleen, lisää hakijoita ja painaa Pyydä palkkausta – varsinaisen palkkauksen tekee pääkäyttäjä tai HR.
Jos jokin menee pieleen
Et näe Rekrytointi-välilehteä. Alue on kytketty pois: pääkäyttäjä ottaa sen käyttöön sivulta Asetukset → Ominaisuudet. Esihenkilö näkee välilehden vain, jos rekrytointi on delegoitu esihenkilöille.
Hakulinkki ei toimi. Julkaisu on poistettu – se mitätöi vanhan linkin – tai tehtävä on suljettu. Julkaise tehtävä uudelleen ja jaa uusi linkki.
Et voi poistaa tehtävää. Poisto onnistuu vain, kun tehtävällä ei ole yhtään hakijaa. Aseta tehtävän tilaksi Suljettu.
Palkkaa-painiketta ei näy. Palkkaus on pääkäyttäjän ja HR:n toiminto. Esihenkilönä käytä Pyydä palkkausta -painiketta.