HR-työjono
Henkilöstö → HR-työjono kokoaa määräaikaan sidotut toimet yhteen listaan, joka on jaettu kolmeen ryhmään: myöhässä, erääntyy pian ja tulossa. Jonossa näkyvät muun muassa:
- koeajan tarkistukset ja päättyvät määräaikaisuudet
- sairauspoissaolojen seurantarajat (varhaisen tuen keskustelut)
- vanhenevat ja vanhentuneet pätevyydet sekä vahvistusta odottavat kortit
- selvitys työehdoista – uusi tai päivitystä vaativa
- ilmoituskanavan määräajat (kuittaus 7 pv, palaute 3 kk)
- erääntyvät kehityskeskustelut, avoimet tapaturmailmoitukset, perehdytystehtävät ja kuittaamattomat HR-kirjaukset.
Jokaisella rivillä on suora toiminto – esimerkiksi Sovi keskustelu, Anna selvitys tai Vahvista pätevyys – joka vie oikeaan paikkaan. Työjono on tyhjä silloin, kun mikään ei odota: sitä ei tarvitse “käydä läpi”, vaan siitä näkee, mitä on tehtävä seuraavaksi.
Lakisääteiset velvoitteet
Henkilöstö → Velvoitteet listaa työnantajan lakisääteiset velvoitteet suhteutettuna henkilöstömäärään: rivi kertoo, mistä henkilömäärästä alkaen velvoite koskee työnantajaa, ja mikä sen tila on (ei aloitettu, työn alla, hoidettu, ei koske). Velvoitteet kattavat työsuhteen, työterveyden ja -turvallisuuden, tasa-arvon, yhteistoiminnan, ilmoittajansuojelun ja hallinnon alueet. Tasa-arvosuunnitelman aineisto syntyy tasa-arvon vertailuryhmistä.
Riville voi kirjata muistiinpanon ja tarkistuspäivän – esimerkiksi työterveyshuollon toimintasuunnitelman voimassaolon, joka erääntyessään tulee työjonoon. Ehdotettu tarkistusväli näytetään rivillä.
HR-asetukset
Asetukset → Henkilöstö ja HR → HR-asetukset määrittää, milloin työjonon toimet nousevat esiin ja kuinka kauan tiedot säilyvät.
- Keskustelusykli (kk) kertoo, kuinka usein kehityskeskustelu käydään henkilöä kohden. Se ohjaa muistutusta ja kattavuusmittaria. Henkilöstöryhmälle voi lisätä oman syklin Poikkeukset-riviltä.
- Keskustelupohjat ovat valmiita aiherunkoja, joista vetäjä valitsee keskustelua luodessaan.
- Tehtävävaatimukset: vuorot taaksepäin (pv) ja Tehtävävaatimukset: vuorot eteenpäin (pv): tehtävän osaamisvaatimukset koskevat työntekijää, jolla on tehtävälle vuoro tämän ikkunan sisällä.
- Pätevyyden vanhenemisvaroitus näkyy HR-asetuksissa lukuna; sitä muutetaan Osaaminen ja pätevyydet -sivulla.
- Varhaisen tuen ohje näytetään esihenkilölle sairauspoissaolon 30, 60 ja 90 päivän kohdalla. Tyhjä kenttä tarkoittaa, ettei ohjetta näytetä.
- Muistutusten ajoitus kertoo, kuinka monta päivää etukäteen esihenkilöä muistutetaan koeajan ja määräaikaisuuden päättymisestä.
- Tietojen säilytysajat kertovat, kuinka kauan valinnaiset HR-tiedot säilyvät työsuhteen päättymisen jälkeen ennen anonymisointia. Työturvallisuuslokin tapaus säilyy aina; asetus kertoo, kuinka kauan se pysyy henkilöön kytkettynä (vähintään 60 kk). Tunnistetiedot (2 v, työaikalaki 32 §) ja HR-asiakirjat (10 v) säilytetään lakisääteisesti.
- Hakijoiden säilytysaika (kk) kertoo, milloin hylätyn hakijan tiedot anonymisoidaan, ja Ilmoitusten säilytysaika (v) milloin ratkaistu ilmoituskanavan ilmoitus poistetaan (1–5 vuotta).