HR-arbetslistan
Personal → HR-arbetslista samlar de tidsbundna åtgärderna i en lista, indelad i tre band: försenade, förfaller snart och kommande. Till listan lyfts bland annat:
- prövotidskontroller och visstidsanställningar som upphör
- sjukfrånvarons milstolpar (samtal om tidigt stöd)
- kvalifikationer som föråldras eller föråldrats samt kort som väntar på bekräftelse
- utredningen om arbetsvillkoren – en ny eller en som kräver uppdatering
- visselblåsarkanalens tidsfrister (kvittering 7 dygn, respons 3 månader)
- förfallande utvecklingssamtal, öppna olycksfallsanmälningar, introduktionsuppgifter och okvitterade HR-anteckningar.
Varje rad har en direkt åtgärd – till exempel Boka samtal, Ge utredning eller Bekräfta behörighet – som leder till rätt ställe. Arbetslistan är tom när ingenting väntar: den behöver inte “gås igenom”, utan den säger vad som är näst.
De lagstadgade skyldigheterna
Personal → Skyldigheter listar arbetsgivarens lagstadgade skyldigheter i förhållande till personalstorleken: raden anger från vilket personantal skyldigheten gäller arbetsgivaren och vilken status den har (Ej påbörjad, Pågår, Hanterad, Gäller inte). Skyldigheterna täcker områdena anställning, företagshälsovård och arbetarskydd, jämställdhet, samverkan, visselblåsarskydd och förvaltning. Underlaget för jämställdhetsplanen bygger på jämställdhetens jämförelsegrupper.
På raden kan en anteckning och en kontrolldag registreras – till exempel giltigheten för företagshälsovårdens verksamhetsplan, som när den förfaller lyfts till arbetslistan. Det föreslagna kontrollintervallet visas på raden.
HR-inställningar
Inställningar → Personal och HR → HR-inställningar avgör när arbetslistans åtgärder lyfts fram och hur länge uppgifterna sparas.
- Samtalsintervall (mån) anger hur ofta ett utvecklingssamtal hålls per person. Det styr påminnelsen och täckningsmåttet. En personalgrupp kan få ett eget intervall på raden Undantag.
- Samtalsmallar är färdiga ämnesstommar som ledaren väljer när samtalet skapas.
- Uppgiftskrav: skift bakåt (dagar) och Uppgiftskrav: skift framåt (dagar): uppgiftens kompetenskrav gäller en medarbetare som har ett skift i uppgiften inom fönstret.
- Varning om behörighet som går ut visas som ett värde i HR-inställningarna; den ändras på sidan Kompetenser och behörigheter.
- Vägledning för tidigt stöd visas för chefen vid 30, 60 och 90 dagars sjukfrånvaro. Ett tomt fält betyder att ingen vägledning visas.
- Påminnelsetider anger hur många dagar i förväg chefen påminns om att en prövotid eller en visstidsanställning upphör.
- Lagringstider för uppgifter anger hur länge valfria HR-uppgifter sparas efter att anställningen upphört innan de anonymiseras. En händelse i arbetarskyddsloggen sparas alltid; inställningen anger hur länge den är kopplad till personen (minst 60 mån). Identifieringsuppgifter (2 år, arbetstidslagen 32 §) och HR-dokument (10 år) sparas enligt lag.
- Kandidaters lagringstid (mån) anger när en avvisad sökandes uppgifter anonymiseras, och Anmälningarnas lagringstid (år) när en avgjord anmälan i visselblåsarkanalen raderas (1–5 år).