Behörigheternas grunduppgifter underhålls under Inställningar → Kompetenser och behörigheter. Uppföljning, krav och registrering av utbildningar finns på fliken Kompetens i Personal-delen.
Bygg upp behörighetskatalogen
- Öppna Inställningar → Kompetenser och behörigheter och välj vyn Katalog.
- Tryck på Lägg till kompetens och ge ett namn.
- Välj Typ: Kompetens, Kvalifikation eller Kort / tillstånd.
- Ange vid behov Giltighet (mån) – standardgiltigheten som ett nytt genomförande får.
- Markera vid behov Intyg krävs och Lagstadgad.
Importera finländska standardkompetenser hämtar de vanliga korten färdigt. Katalogen kan struktureras under Kompetensgrupper, och Nivåer och förkunskapskrav öppnar nivåbeskrivningarna och förkunskapskraven mellan behörigheter.
Registrera vem som innehar en behörighet
Byt på samma sida till vyn Personer. Kompetensmatris visar personerna som rader och behörigheterna som kolumner – en markering läggs till och tas bort genom att klicka på cellen. Slutdatum anges med radens knapp Giltighet (Från och Till).
Ett kort som medarbetaren själv anmält visas på personkortet som egenrapporterat. Granska kortet och tryck på Bekräfta.
Följ utgångar
Samma sida visar listan Behörigheter som löper ut: utgångna och snart utgående giltigheter per person. Varningsfönstret styrs av inställningen Varna för utgående kompetens (standard 60 dagar) – samma horisont styr varningarna både i planeringen och i HR-vyerna, och den kan få undantag per personalgrupp.
Arbetskön finns under Personal → Kompetens → Att förnya: utgångarna i fönster om 30/60/90 dagar och på varje rad en direkt åtgärd Registrera utbildning.
Registrera utbildningar
Utbildningar registreras i vyerna Utbildningar och Katalog på fliken Kompetens.
- Lägg till utbildningen i katalogen med Lägg till utbildning. Fältet Förnyar kvalifikation kopplar utbildningen till en behörighet och Giltighet (mån) anger den nya giltighetens längd.
- Skapa ett tillfälle med Nytt tillfälle: tidpunkt, plats, utbildare, Max antal och vid behov Tillåt självanmälan.
- Tryck på Anmäl deltagare och uppdatera efter tillfället varje deltagares Status: Genomförde, Deltog eller Uteblev.
När statusen är Genomförde förnyar genomförandet automatiskt giltigheten för den kopplade behörigheten. Ett intyg kan bifogas deltagandet. Rapporterna Utbildningsplan (9 § samarbetslagen) och Utbildningstimmar finns på samma sida.
Kompetensmatrisen och kraven
Matrisen i vyn Personer läses på tre sätt: Uppnått visar innehavda behörigheter, Krävs jämför dem mot kraven och Gap visar bara bristerna. Krav definierar vilka behörigheter en befattning eller personalgrupp förutsätter, och Kompetenssökning hittar personer med behörighetskriterier på ett valt datum.
Effekt på passplaneringen
Ett bemanningsbehov kan få ett kompetenskrav (Lägg till kompetenskrav): täckningsraden visar kompetensgapet även om antalet personer räcker. En behörighet markerad Lagstadgad är en hård gräns: saknas den eller har den gått ut på passets dag får planeraren en bekräftelsefråga när personen sätts på passet, och bristen stoppar publiceringen i kontrollkön. Panelen Passbehörighet visar vem som är behörig för en befattning på ett valt datum. Se Planera och publicera arbetspass.
Giltigheten bedöms på passets dag, inte i dag. Ett kort som gäller i dag kan ha gått ut vid det planerade passet, och planeringen varnar för det i förväg.
Om något går fel
Kompetensmatrisen är tom. Bygg först upp katalogen under Inställningar → Kompetenser och behörigheter – matrisen visar bara aktiva behörigheter.
Genomförandet förnyade inte behörigheten. Kontrollera att utbildningen har Förnyar kvalifikation valt och att deltagarens status är Genomförde, inte Deltog.
Planeringen varnar för en behörighet fast kortet är i skick. Kontrollera Till-datumet i matrisen mot passets dag samt inställningen Varna för utgående kompetens – varningen tänds redan före utgången.
Vyn Utbildningar syns inte. Utbildningsdelen i HR-tillägget är avstängd. Behörighetsbokföringen fungerar ändå utan den.