Rekryteringen sköts på fliken Rekrytering i området Personer: öppna befattningar, kandidater i steg och anställning av den valda direkt till en anställning. Området hör till HR-tillägget, och administratören slår på det under Inställningar → Organisationen → Funktioner.
Skapa en öppen befattning
- Tryck på Ny tjänst.
- Fyll i Befattning, välj vid behov Enhet och skriv en Beskrivning.
- Tryck på Skapa.
Befattningens status är Öppen, Pausad eller Stängd. En pausad befattning tar inte emot ansökningar.
Publicera ansökningsformuläret
Öppna befattningen och tryck på Publicera i sektionen Offentligt ansökningsformulär. Kelomo skapar en ansökningslänk som du kan kopiera (Kopiera länk) och dela till exempel i en platsannons. Avpublicera gör den gamla länken ogiltig.
Administratören kan dessutom öppna en offentlig sida via kortet Karriärsida, som listar alla publicerade öppna befattningar och länkar var och en till ansökningsformuläret (Aktivera karriärsida).
Den sökande fyller i namn, e-post, telefon och följebrev, samtycker till behandlingen av sina uppgifter och kan bifoga ett CV (högst 2 filer, PDF/DOC/DOCX). Den sökande får en bekräftelse per e-post på formulärets språk.
Hantera kandidaterna i steg
Kandidaterna visas som en lista inne i befattningen. De som kommit via det offentliga formuläret märks Offentligt formulär; övriga lägger du till själv med Lägg till kandidat.
- Flytta kandidaten med valet Steg. De fasta ändpunkterna är Ny, Anställd och Avslag; mellanstegen (som standard Intervju och Erbjudande) definieras av administratören eller HR på sidan Inställningar → Personal och HR → Rekryteringens steg.
- Skicka intervjuinbjudan skickar en inbjudan med kalenderbilaga när kandidaten har e-post och en intervjutid (Redigera). Meddelandet Skicka erbjudande innehåller ingen lön – lönen avtalas separat.
- När du flyttar en kandidat till Avslag och kandidaten har e-post kan du samtidigt skicka ett standardmeddelande (Skicka meddelande till kandidaten).
En avslagen kandidats uppgifter anonymiseras automatiskt. Standard är 12 månader från avslaget; administratören eller HR kan justera tiden på sidan Inställningar → Personal och HR → HR-inställningar.
Anställ den valda
- Öppna kandidaten och tryck på Anställ.
- Kontrollera e-posten och fyll i anställningens uppgifter: Befattning, Anställningens startdag, Anställningstyp (för visstid även Grund för visstid och Visstiden upphör), Enhet, Arbetstidsmodell och Chef. Låt Starta introduktion vara förkryssad om du vill att introduktionslistan startar direkt.
- Tryck på Anställ. Kelomo skapar medlemmen med en aktiveringsinbjudan, registrerar anställningen och startar introduktionen.
Arbetsavtalet och utredningen om arbetsvillkoren upprättas på personens sida – se Start av en anställning.
En chef anställer inte själv: om arbetsgivaren har delegerat rekryteringen till cheferna skapar chefen befattningar för sin egen enhet, lägger till kandidater och trycker på Begär anställning – själva anställningen görs av administratören eller HR.
Om något går fel
Du ser inte fliken Rekrytering. Området är avstängt: administratören aktiverar det under Inställningar → Organisationen → Funktioner. En chef ser fliken bara om rekryteringen har delegerats till cheferna.
Ansökningslänken fungerar inte. Publiceringen har tagits bort – det gör den gamla länken ogiltig – eller befattningen är stängd. Publicera befattningen på nytt och dela den nya länken.
Du kan inte ta bort befattningen. Borttagning fungerar bara när befattningen inte har en enda kandidat. Sätt befattningens status till Stängd i stället.
Knappen Anställ syns inte. Anställningen är administratörens och HR:s åtgärd. Som chef använder du Begär anställning.