Pätevyyksien perustiedot ylläpitää pääkäyttäjä tai HR kohdassa Asetukset → Henkilöstö ja HR → Osaaminen ja pätevyydet. Seuranta, vaatimukset ja koulutusten kirjaus ovat Henkilöt-osion Osaaminen-välilehdellä.
Perusta pätevyysrekisteri
- Avaa pääkäyttäjänä tai HR:nä Asetukset → Henkilöstö ja HR → Osaaminen ja pätevyydet ja valitse näkymä Osaamiskatalogi.
- Paina Lisää osaaminen ja anna nimi.
- Valitse Tyyppi: Osaaminen, Pätevyys tai Kortti / lupa.
- Anna tarvittaessa Todistus voimassa (kk) – voimassaolo, jonka uusi suoritus saa. Tyhjä kenttä tarkoittaa, ettei todistus vanhene (esimerkiksi hygieniapassi).
- Merkitse tarvittaessa Vaatii todistuksen ja Lakisääteinen kelpoisuus. Lakisääteinen kelpoisuus nostaa puuttuvan tai vanhentuneen pätevyyden estäväksi löydökseksi, ja se voi estää listan julkaisun, jos suunnittelusäännöissä on käytössä Estä julkaisu kelpoisuusvajeesta.
Tuo suomalaiset vakiopätevyydet tuo yleiset kortit valmiina. Rekisterin voi jäsentää Osaamisryhmät-osiossa; ryhmien järjestys asetetaan nuolilla, ja sama järjestys näkyy osaamismatriisissa ja raporteissa. Osaamisen nimestä aukeavat sen tiedot, tasokuvaukset ja esivaatimukset. Käytöstä poistettu osaaminen säilyttää historiansa.
Kirjaa, kenellä pätevyys on
Vaihda samalla sivulla näkymään Henkilöt. Osaamismatriisi näyttää henkilöt riveinä ja pätevyydet sarakkeina – merkintä lisätään ja poistetaan solua napsauttamalla. Päättymispäivät kirjataan rivin painikkeella Voimassaolo (Alkaen ja Päättyy).
Työntekijän itse ilmoittama kortti näkyy henkilökortilla merkinnällä Itse ilmoitettu. Tarkasta kortti ja paina Vahvista.
Seuraa vanhenemisia
Sama sivu näyttää Vanhenevat pätevyydet -listan: vanhentuneet ja pian päättyvät voimassaolot henkilöittäin. Varoituksen aikaikkunaa säädetään asetuksella Varoita vanhenevasta osaamisesta (oletus 60 päivää). Sama aikaikkuna ohjaa sekä suunnittelun että HR-näkymien varoituksia, ja siihen voi tehdä henkilöstöryhmäkohtaisia poikkeuksia.
Työjono on Henkilöt → Osaaminen → Uusittavat: vanhenemiset 30/60/90 päivän ikkunoissa ja jokaisella rivillä suora Kirjaa koulutus -toiminto.
Kirjaa koulutukset
Koulutukset kirjataan Osaaminen-välilehden näkymissä Koulutukset ja Koulutuskatalogi.
- Lisää koulutus rekisteriin painikkeella Lisää koulutus. Kenttä Uusii pätevyyden kytkee koulutuksen pätevyyteen ja Voimassaolo (kk) määrää uuden voimassaolon pituuden.
- Luo tilaisuus painikkeella Uusi tilaisuus: ajankohta, paikka, kouluttaja, Enimmäismäärä ja tarvittaessa Sallitaan itseilmoittautuminen.
- Paina Ilmoita osallistujia ja päivitä tilaisuuden jälkeen kunkin osallistujan Tila: Suoritti, Osallistui tai Ei saapunut.
Kun tila on Suoritti, suoritus uusii koulutukseen kytketyn pätevyyden voimassaolon automaattisesti. Osallistumiseen voi liittää todistuksen. Raportit Koulutussuunnitelma ja Koulutustunnit ovat samalla sivulla.
Osaamismatriisi ja vaatimukset
Henkilöt-näkymän matriisia luetaan kolmella tavalla: Saavutettu näyttää hallussa olevat pätevyydet, Vaadittu vertaa niitä vaatimuksiin ja Vaje näyttää vain puutteet. Vaatimukset määrittää, mitä pätevyyksiä tehtävä tai henkilöstöryhmä edellyttää, ja Osaamishaku etsii henkilöt pätevyyskriteereillä valittuna päivänä.
Vaikutus vuorosuunnitteluun
Miehitystarpeeseen voi lisätä osaamisvaatimuksen (Lisää osaamisvaatimus): kattavuusrivi näyttää osaamisvajeen, vaikka pääluku täyttyisi. Lakisääteinen-merkitty pätevyys on ehdoton vaatimus: jos se puuttuu tai on vanhentunut vuoron päivänä, suunnittelija saa vahvistuskysymyksen henkilöä vuoroon asettaessa ja puute estää julkaisun tarkistusjonossa. Vuorokelpoisuus-paneeli näyttää, kuka on pätevä tehtävään valittuna päivänä. Katso Suunnittele ja julkaise työvuorot.
Voimassaolo arvioidaan vuoron päivänä, ei tänään. Tänään voimassa oleva kortti voi olla vanhentunut suunnitellun vuoron kohdalla, ja suunnittelu varoittaa siitä etukäteen.
Jos jokin menee pieleen
Osaamismatriisi on tyhjä. Pääkäyttäjän tai HR:n on ensin perustettava rekisteri kohdassa Asetukset → Henkilöstö ja HR → Osaaminen ja pätevyydet – matriisi näyttää vain aktiiviset pätevyydet.
Suoritus ei uusinut pätevyyttä. Tarkista, että koulutukseen on valittu Uusii pätevyyden ja että osallistujan tila on Suoritti, ei Osallistui.
Suunnittelu varoittaa pätevyydestä, vaikka kortti on kunnossa. Tarkista matriisista Päättyy-päivä vuoron kohdalla sekä asetus Varoita vanhenevasta osaamisesta – varoitus näkyy jo ennen päättymistä.
Koulutukset-näkymää ei näy. HR-lisäosan koulutusosio on kytketty pois käytöstä. Pätevyyskirjanpito toimii silti ilman sitä.