Pätevyyksien perustiedot ylläpidetään kohdassa Asetukset → Osaaminen ja pätevyydet. Seuranta, vaatimukset ja koulutusten kirjaus ovat Henkilöstö-osion Osaaminen-välilehdellä.
Perusta pätevyyskatalogi
- Avaa Asetukset → Osaaminen ja pätevyydet ja valitse näkymä Katalogi.
- Paina Lisää osaaminen ja anna nimi.
- Valitse Tyyppi: Osaaminen, Pätevyys tai Kortti / lupa.
- Anna tarvittaessa Voimassaolo (kk) – oletusvoimassaolo, jonka uusi suoritus saa.
- Merkitse tarvittaessa Todistus vaaditaan ja Lakisääteinen.
Tuo suomalaiset vakiopätevyydet tuo yleiset kortit valmiina. Katalogin voi jäsentää Osaamisryhmät-osiossa, ja Tasot ja esivaatimukset avaa tasokuvaukset ja pätevyyksien väliset esivaatimukset.
Kirjaa, kenellä pätevyys on
Vaihda samalla sivulla näkymään Henkilöt. Osaamismatriisi näyttää henkilöt riveinä ja pätevyydet sarakkeina – merkintä lisätään ja poistetaan solua napsauttamalla. Päättymispäivät kirjataan rivin painikkeella Voimassaolo (Alkaen ja Päättyy).
Työntekijän itse ilmoittama kortti näkyy henkilökortilla merkinnällä Itse ilmoitettu. Tarkasta kortti ja paina Vahvista.
Seuraa vanhenemisia
Sama sivu näyttää Vanhenevat pätevyydet -listan: vanhentuneet ja pian päättyvät voimassaolot henkilöittäin. Varoituksen aikaikkunaa säädetään asetuksella Varoita vanhenevasta osaamisesta (oletus 60 päivää) – sama horisontti ohjaa sekä suunnittelun että HR-näkymien varoituksia, ja siihen voi tehdä henkilöstöryhmäkohtaisia poikkeuksia.
Työjono on Henkilöstö → Osaaminen → Uusittavat: vanhenemiset 30/60/90 päivän ikkunoissa ja jokaisella rivillä suora Kirjaa koulutus -toiminto.
Kirjaa koulutukset
Koulutukset kirjataan Osaaminen-välilehden näkymissä Koulutukset ja Katalogi.
- Lisää koulutus katalogiin painikkeella Lisää koulutus. Kenttä Uusii pätevyyden kytkee koulutuksen pätevyyteen ja Voimassaolo (kk) määrää uuden voimassaolon pituuden.
- Luo tilaisuus painikkeella Uusi tilaisuus: ajankohta, paikka, kouluttaja, Enimmäismäärä ja tarvittaessa Sallitaan itseilmoittautuminen.
- Paina Ilmoita osallistujia ja päivitä tilaisuuden jälkeen kunkin osallistujan Tila: Suoritti, Osallistui tai Ei saapunut.
Kun tila on Suoritti, suoritus uusii koulutukseen kytketyn pätevyyden voimassaolon automaattisesti. Osallistumiseen voi liittää todistuksen. Raportit Koulutussuunnitelma (YT 9 §) ja Koulutustunnit ovat samalla sivulla.
Osaamismatriisi ja vaatimukset
Ihmiset-näkymän matriisia luetaan kolmella tavalla: Saavutettu näyttää hallussa olevat pätevyydet, Vaadittu vertaa niitä vaatimuksiin ja Vaje näyttää vain puutteet. Vaatimukset määrittää, mitä pätevyyksiä tehtävä tai henkilöstöryhmä edellyttää, ja Osaamishaku etsii henkilöt pätevyyskriteereillä valittuna päivänä.
Vaikutus vuorosuunnitteluun
Miehitystarpeeseen voi lisätä osaamisvaatimuksen (Lisää osaamisvaatimus): kattavuusrivi näyttää osaamisvajeen, vaikka pääluku täyttyisi. Lakisääteinen-merkitty pätevyys on kova raja: jos se puuttuu tai on vanhentunut vuoron päivänä, suunnittelija saa vahvistuskysymyksen henkilöä vuoroon asettaessa ja puute estää julkaisun tarkistusjonossa. Vuoro-kelpoisuus-paneeli näyttää, kuka on pätevä tehtävään valittuna päivänä. Katso Suunnittele ja julkaise työvuorot.
Voimassaolo arvioidaan vuoron päivänä, ei tänään. Tänään voimassa oleva kortti voi olla vanhentunut suunnitellun vuoron kohdalla, ja suunnittelu varoittaa siitä etukäteen.
Jos jokin menee pieleen
Osaamismatriisi on tyhjä. Perusta ensin katalogi kohdassa Asetukset → Osaaminen ja pätevyydet – matriisi näyttää vain aktiiviset pätevyydet.
Suoritus ei uusinut pätevyyttä. Tarkista, että koulutukseen on valittu Uusii pätevyyden ja että osallistujan tila on Suoritti, ei Osallistui.
Suunnittelu varoittaa pätevyydestä, vaikka kortti on kunnossa. Tarkista matriisista Päättyy-päivä vuoron kohdalla sekä asetus Varoita vanhenevasta osaamisesta – varoitus syttyy jo ennen päättymistä.
Koulutukset-näkymää ei näy. HR-lisäosan koulutusosio on kytketty pois käytöstä. Pätevyyskirjanpito toimii silti ilman sitä.