Ilmoituskanava: kenen on perustettava ja mitä laki siltä vaatii

Lyhyesti

• Sisäinen ilmoituskanava on perustettava, kun organisaatioon työ- tai virkasuhteessa olevien määrä on säännöllisesti vähintään 50 (10 §).
• Vapaaehtoisesti perustettuun kanavaan sovelletaan ilmoittajansuojelulakia kaikkine määräaikoineen ja velvoitteineen (13 §).
• Vastaanottoilmoitus on toimitettava seitsemän päivän kuluessa ja tieto toteutettavista toimenpiteistä kolmen kuukauden kuluessa (15 ja 16 §).
• Tiedot poistetaan yleensä viiden vuoden kuluttua ilmoituksen saapumisesta. Pidempi säilytys edellyttää laissa tarkoitettua perustetta; merkityksettömät henkilötiedot poistetaan viivytyksettä (29 §).

Ilmoittajansuojelulaki (1171/2022) velvoittaa organisaation perustamaan sisäisen ilmoituskanavan, kun siihen työ- tai virkasuhteessa olevien henkilöiden määrä on säännöllisesti vähintään 50. Velvoite ulottuu kanavan olemassaoloa pidemmälle: laki määrää, miten ilmoituksen on voitava saapua, kuka sen käsittelee ja missä ajassa ilmoittaja saa vastauksen. Se rajaa myös sen, mistä asioista tehdyt ilmoitukset kuuluvat lain piiriin – rajaus on kapeampi kuin moni olettaa.

Perustamisvelvoite alkaa 50 henkilöstä

Sisäinen ilmoituskanava on 10 §:n mukaan perustettava organisaatioissa, joihin työ- tai virkasuhteessa olevien henkilöiden määrä on säännöllisesti vähintään 50. Velvoite koskee muun muassa kaupparekisterilain 3 §:n 1 momentin 1, 2 ja 4–6 kohdassa tarkoitettuja yhteisöjä – osakeyhtiöitä, osuuskuntia sekä avoimia ja kommandiittiyhtiöitä – ja lisäksi säätiöitä, valtion ja kuntien organisaatioita, hyvinvointialueita sekä seurakuntia.

Kanavan perustaneen organisaation on annettava siihen työ- tai virkasuhteessa oleville henkilöille mahdollisuus tehdä ilmoitus kanavan kautta. Organisaatio voi lisäksi sallia ilmoittamisen muillekin henkilöille, ja tämä on yksi käyttöönoton päätöksistä: jos kanava on tarkoitettu myös esimerkiksi alihankkijoiden tai hakijoiden käyttöön, se on kerrottava kanavan ohjeissa.

Vapaaehtoinen kanava tuo lain velvoitteet mukanaan

Alle 50 henkilön organisaatio voi perustaa kanavan omasta päätöksestään. Jos se perustaa sisäisen ilmoituskanavan tämän lain soveltamisalaan kuuluvien rikkomisten ilmoittamista varten, kanavaan, sisäiseen ilmoittamiseen ja ilmoittajan suojeluun sovelletaan 13 §:n mukaan sitä, mitä laissa säädetään.

Päätös vapaaehtoisesta kanavasta on siis samalla päätös ottaa kannettavaksi seitsemän päivän vastaanottoilmoitus, kolmen kuukauden palaute, käsittelijän nimeäminen, tiedottamisvelvoite ja säilytysaika. Se kannattaa tietää etukäteen, koska kanava on helppo avata ja määräajat kuluvat sen jälkeen itsestään.

Laki koskee tiettyjen alojen rikkomisia, ei työpaikan ristiriitoja

Soveltamisala on 2 §:ssä. Lakia sovelletaan henkilöihin, jotka ilmoittavat EU-lainsäädännön tai kansallisen lainsäädännön rikkomisista seuraavilla aloilla: julkiset hankinnat; finanssipalvelut, -tuotteet ja -markkinat; rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estäminen; tuoteturvallisuus ja vaatimustenmukaisuus; liikenneturvallisuus; ympäristönsuojelu; säteily- ja ydinturvallisuus; elintarvikkeiden ja rehujen turvallisuus sekä eläinten terveys ja hyvinvointi; kansanterveys; kuluttajansuoja; yksityisyyden ja henkilötietojen suoja sekä verkko- ja tietojärjestelmien turvallisuus. Lisäksi lakia sovelletaan ilmoituksiin muun muassa EU-varojen, avustusten ja valtiontukien, kilpailusääntöjen, yritysverotuksen sekä pakotteiden rikkomisesta.

Alan lisäksi teon laatu ratkaisee. Lakia sovelletaan tekoihin tai laiminlyönteihin, jotka on säädetty rangaistavaksi, joista voi seurata rangaistusluonteinen hallinnollinen seuraamus tai jotka voivat vakavasti vaarantaa lainsäädännön yleisen edun mukaisten tavoitteiden toteutumista.

Kaikki henkilöstöasiat eivät kuulu ilmoittajansuojelulakiin. Tavallinen työaika- tai henkilöstöriita ei sellaisenaan kuulu lain soveltamisalaan. Organisaatio voi silti vastaanottaa sen kanavassa ja ohjata asian HR:n tai työsuojelun käsittelyyn. Arvioi ilmoituksen sisältö ennen luokittelua: myös sisäinen asia voi koskea esimerkiksi henkilötietojen suojaa ja kuulua lain piiriin.

Käsittelijä joutuu tekemään rajanvedon jokaisesta ilmoituksesta. Neljä kysymystä riittää useimmiten:

1. Kohdistuuko havainto johonkin 2 §:n luettelemaan alaan tai EU-varoihin, kilpailusääntöihin, yritysverotukseen tai pakotteisiin? Jos ei, ilmoitus käsitellään organisaation omien menettelyjen mukaan.
2. Onko kyse teosta tai laiminlyönnistä, joka on säädetty rangaistavaksi, josta voi seurata rangaistusluonteinen hallinnollinen seuraamus tai joka voi vakavasti vaarantaa lainsäädännön yleisen edun mukaisten tavoitteiden toteutumista?
3. Onko rikkominen havaittu organisaation toiminnassa? Sisäisen ilmoittamisen ensisijaisuus 7 §:ssä koskee juuri näitä havaintoja.
4. Jos kohdat 1–3 täyttyvät, ilmoitus käsitellään lain menettelyssä: vastaanottoilmoitus seitsemässä päivässä, tarvittavat selvitykset ja tieto toimenpiteistä 16 §:n määräajassa.

Rajanveto kannattaa kirjata ilmoituskohtaisesti, koska se selittää myös sen, miksi jokin ilmoitus siirtyi toiseen menettelyyn.

Sisäinen kanava on ensisijainen reitti

Sisäinen ilmoituskanava on ensisijainen reitti organisaation toiminnassa havaitulle rikkomiselle (7 §), mutta sen käyttäminen ei ole ehdoton edellytys kaikissa tilanteissa. Lain 8 § sallii ulkoisen ilmoittamisen esimerkiksi silloin, kun sisäistä kanavaa ei ole tai ilmoittajalla on perusteltu syy pelätä vastatoimia tai epäillä, ettei rikkomiseen puututa tehokkaasti sisäisesti.

Henkilöstölle kerrotaan myös oikeuskanslerinviraston keskitetystä ulkoisesta ilmoituskanavasta ja suojelun edellytyksistä. Suojelu ei riipu siitä, osoittautuuko epäily lopulta oikeaksi: ilmoittajalla pitää ilmoitushetkellä olla perusteltu syy uskoa tiedon paikkansapitävyyteen ja kuulumiseen lain soveltamisalaan (6 §).

Kanavan vähimmäisvaatimukset ovat 15 §:ssä

Sisäisessä ilmoituskanavassa on voitava ilmoittaa kirjallisesti tai suullisesti. Jos suullinen ilmoittaminen on mahdollista, se on voitava tehdä puhelimitse tai muun ääniviestijärjestelmän kautta ja ilmoittajan pyynnöstä kohtuullisen ajan kuluessa järjestettävässä henkilökohtaisessa tapaamisessa.

Ilmoittajalle on toimitettava vastaanottoilmoitus seitsemän päivän kuluessa ilmoituksen vastaanottamisesta. Laki antaa vastaanottoilmoitukselle seitsemän päivää, joten lomakaudet ja sijaisjärjestelyt kuuluvat kanavan suunnitteluun.

Organisaation on tiedotettava ilmoittamisesta sisäiseen ilmoituskanavaan ja oikeuskanslerinviraston keskitettyyn ilmoituskanavaan, ilmoittamiseen liittyvistä menettelyistä ja ilmoittajan suojelun edellytyksistä. Tiedot on esitettävä selkeässä muodossa ja siten, että ne ovat helposti ilmoittajien saatavilla. Salassapito on 32 §:ssä: joka ilmoituksia käsitellessään on saanut tiedon ilmoittajan tai ilmoituksen kohteen henkilöllisyydestä tai muusta tiedosta, josta henkilöllisyys voidaan päätellä, on velvollinen pitämään tiedon salassa. Jos ilmoitus tulee muuta reittiä tai sen vastaanottaa muu kuin käsittelystä vastaava henkilö, vastaanottajan on pidettävä henkilöllisyyden paljastavat tiedot salassa ja toimitettava ilmoitus alkuperäisessä muodossaan viipymättä käsittelijälle.

Käsittelijä nimetään, ja hän toimii riippumattomasti

Kanavan perustaneen organisaation on 14 §:n mukaan nimettävä ilmoituksen käsittelystä vastaava henkilö tai henkilöt, joiden on voitava hoitaa tehtävänsä puolueettomasti ja riippumattomasti. Ilmoituksia saavat käsitellä vain organisaation tähän tehtävään nimeämät henkilöt. Organisaatio voi lisäksi nimetä ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämiseksi tarvittavia asiantuntijoita.

Riippumattomuus on käytännön kysymys silloin, kun ilmoitus kohdistuu käsittelijään itseensä tai hänen esihenkilöönsä. Nimeämispäätöksessä kannattaa siksi ratkaista etukäteen, kuka käsittelee ilmoituksen näissä tilanteissa.

Käsittelystä vastaavan henkilön on 16 §:n mukaan ryhdyttävä tarpeellisiin toimenpiteisiin ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämiseksi ja tarvittaessa rikkomiseen puuttumiseksi. Hänen on annettava ilmoittajalle kolmen kuukauden kuluessa vastaanottoilmoituksen toimittamisesta tieto siitä, mitä toimenpiteitä ilmoituksen perusteella toteutetaan.

Kanavan järjestäminen voidaan 11 §:n mukaan antaa ulkopuolisen palveluntuottajan tehtäväksi, mutta organisaatio vastaa lain velvollisuuksien toteutumisesta myös silloin. Myös palveluntuottajan on nimettävä ilmoituksen käsittelystä vastaava henkilö (14 §).

Nimettömien ilmoitusten vastaanottaminen on organisaation päätös

Organisaatio voi 17 §:n mukaan päättää ottaa sisäisessä ilmoituskanavassa vastaan myös nimettömiä ilmoituksia. Nimettömien ilmoitusten perusteella ei tarvitse toimittaa vastaanottoilmoitusta eikä antaa tietoa toteutettavista toimenpiteistä.

Nimettömyys vaikuttaa siis suoraan siihen, mitä kanavalta odotetaan. Jos ilmoittajaan saa yhteyden vain kanavan kautta, palaute kulkee samaa reittiä ja selvittäminen nojaa siihen, mitä ilmoittaja kertoo täydennyksinä. Päätös nimettömistä ilmoituksista kuuluu kanavan ohjeisiin, jotta ilmoittaja tietää etukäteen, saako hän vastauksen.

Säilytyksen pääsääntö on viisi vuotta

Ilmoittajan ja ilmoituksen kohteen henkilötietoja saavat 29 §:n mukaan käsitellä vain ne henkilöt, jotka organisaatio on nimennyt. Ilmoituskanavien kautta tulevat tiedot on poistettava viiden vuoden kuluttua ilmoituksen saapumisesta, jollei niiden säilyttäminen ole välttämätöntä laissa säädettyjen oikeuksien tai velvoitteiden toteuttamista varten taikka oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Sama pykälä velvoittaa poistamaan ilman aiheetonta viivytystä ne henkilötiedot, joilla ei selvästi ole merkitystä ilmoituksen käsittelyn kannalta. Käytännössä tämä koskee ilmoituksen mukana tulevia sivullisten tietoja ja liitteitä, joten poisto on osa käsittelyä, ei vain säilytysajan päättymistä.

Mitä käyttöönotossa päätetään ja mistä henkilöstölle tiedotetaan

Kanavan avaaminen on joukko päätöksiä, jotka kannattaa tehdä kerralla ja kirjata:

• tekninen toteutus: oma kanava vai 11 §:ssä tarkoitettu palveluntuottaja;
• millä tavoilla ilmoituksen voi tehdä kirjallisesti ja suullisesti, ja miten pyydetty henkilökohtainen tapaaminen järjestetään;
• otetaanko nimettömiä ilmoituksia vastaan (17 §);
• ketkä muut kuin työ- tai virkasuhteessa olevat henkilöt voivat ilmoittaa (10 §);
• kuka käsittelee ilmoitukset, ketkä ovat nimettyjä asiantuntijoita ja kuka käsittelee ilmoituksen, joka koskee käsittelijää itseään (14 §);
• miten kanavaan tulevat, lain soveltamisalan ulkopuoliset ilmoitukset ohjataan eteenpäin;
• säilytys ja poisto (29 §).

Tiedottaminen on oma velvoitteensa 15 §:ssä, ja sen sisältö on lueteltu: ilmoittaminen sisäiseen ilmoituskanavaan, ilmoittaminen oikeuskanslerinviraston keskitettyyn ilmoituskanavaan, ilmoittamiseen liittyvät menettelyt ja ilmoittajan suojelun edellytykset. Muoto on määrätty vaatimuksena: tiedot esitetään selkeässä muodossa ja helposti ilmoittajien saatavilla. Ohje kuuluu siksi paikkaan, jonka henkilöstö löytää ilman kirjautumista kanavaan, ja se päivitetään, kun käsittelijä tai kanavan osoite vaihtuu.

Tarkistuslista

• Perustamisvelvoite on arvioitu. Työ- tai virkasuhteessa olevien määrä on säännöllisesti vähintään 50 (10 §), tai kanava perustetaan vapaaehtoisesti ja siihen sovelletaan samaa lakia (13 §).
• Kanavassa voi ilmoittaa kirjallisesti tai suullisesti ja suullinen ilmoitus onnistuu puhelimitse tai muun ääniviestijärjestelmän kautta (15 §).
• Jos kanavassa voi ilmoittaa suullisesti, henkilökohtainen tapaaminen järjestetään pyynnöstä kohtuullisen ajan kuluessa (15 §).
• Käsittelystä vastaava henkilö on nimetty ja hän voi hoitaa tehtävänsä puolueettomasti ja riippumattomasti (14 §).
• Vain nimetyt henkilöt käsittelevät ilmoituksia; selvittämiseen tarvittavat asiantuntijat nimetään erikseen (14 §).
• On päätetty, kuka käsittelee ilmoituksen, joka koskee käsittelijää itseään.
• Vastaanottoilmoitus lähtee seitsemän päivän kuluessa ilmoituksen vastaanottamisesta (15 §).
• Tieto toteutettavista toimenpiteistä annetaan kolmen kuukauden kuluessa vastaanottoilmoituksen toimittamisesta (16 §).
• Päätös nimettömistä ilmoituksista on tehty ja se näkyy kanavan ohjeissa (17 §).
• On päätetty, ketkä muut kuin työ- tai virkasuhteessa olevat voivat ilmoittaa (10 §).
• Henkilöstölle on tiedotettu sisäisestä ilmoittamisesta, oikeuskanslerinviraston keskitetystä kanavasta, menettelyistä ja ilmoittajan suojelun edellytyksistä selkeässä muodossa ja helposti saatavilla (15 §).
• Säilytys ja poisto on ratkaistu: tiedot poistetaan viiden vuoden kuluttua saapumisesta, ellei pidempään säilyttämiseen ole laissa tarkoitettua perustetta. Merkityksettömät henkilötiedot poistetaan ilman aiheetonta viivytystä (29 §).