Matkalasku: pakolliset tiedot, verovapaat korvaukset ja ajopäiväkirja

Lyhyesti

• Verovapaa korvaus edellyttää sekä verotuksessa tarkoitettua työmatkaa että ennakkoperintäasetuksen 17 §:n mukaista matkalaskua.
• Osapäiväraha edellyttää yli kuuden tunnin ja kokopäiväraha yli kymmenen tunnin matkaa lähtöhetkestä paluuhetkeen.
• Kohteen on oltava yli 15 kilometrin päässä lähtöpaikasta ja yli 5 kilometrin päässä asunnosta, työasunnosta ja työpaikoista.
• Matkalasku liitteineen on kirjanpidon tosite, ja se säilytetään kuusi vuotta tilikauden päättymisvuoden lopusta.

Verovapaa matkakustannusten korvaus edellyttää kahta asiaa yhtä aikaa: matkan on oltava verotuksessa tarkoitettu työmatka, ja työntekijän on esitettävä työnantajalle matkalasku, jossa ovat ennakkoperintäasetuksen 17 §:n vaatimat tiedot. Kumman tahansa puuttuessa korvaus on veronalaista palkkaa. Päivärahan ja kilometrikorvauksen ehdot ovat tunteja, kilometrejä ja kellonaikoja.

Työmatkan kolme edellytystä verotuksessa

Verohallinnon ohjeen kohdan 5.1 mukaan työmatka on matka, jonka työntekijä (verolainsäädännössä palkansaaja) tekee tilapäisesti työhön kuuluvien tehtävien suorittamiseksi erityiselle työntekemispaikalle. Kolme edellytystä ovat yhtä aikaa voimassa:

1. Matka tehdään työtehtävien suorittamiseksi.
2. Matka tehdään erityiselle työntekemispaikalle.
3. Matka on tilapäinen.

Työtehtävien vuoksi tehtyjä matkoja ovat muun muassa matkat kokouksiin, edustamiseen ja kouluttautumiseen sekä henkilökunnan yhteisiin virkistäytymis- ja työyhteisötilaisuuksiin. Vapaa-ajan matkat ja yksityisasioihin liittyvät matkat jäävät ulkopuolelle.

Käsitteet tulevat tuloverolaista. Varsinainen työpaikka on paikka, jossa työntekijä vakituisesti työskentelee, esimerkiksi työnantajan toimisto, liiketila tai teollisuushalli (ohjeen kohta 3.1). Erityinen työntekemispaikka on paikka, jossa hän ei vakituisesti työskentele: työnantajan toinen toimipaikka, asiakkaan toimipaikka taikka messu-, koulutus- tai kokouspaikka, jossa hän käy satunnaisesti (ohjeen kohta 5.2.1). Toissijainen työpaikka on työnantajan tai samaan intressipiiriin kuuluvan yhteisön vakituinen toimipaikka toisella paikkakunnalla, jossa työntekijä työskentelee säännöllisesti (ohjeen kohta 4.1).

Toinen edellytys rajaa pois myös arjen tavallisimman matkan: kulku asunnon ja varsinaisen työpaikan välillä ei suuntaudu erityiselle työntekemispaikalle, joten se on työntekijän omaa matkaa eikä siitä makseta verovapaata korvausta.

Milloin työmatka alkaa ja päättyy

Ohjeen kohta 5.4 nimeää paikat, joista työmatka voi alkaa ja joihin se voi päättyä: varsinainen työpaikka, asunto, työasunto sekä toissijainen työpaikka tai sitä varten hankittu majoituspaikka. Matka alkaa, kun työntekijä lähtee jostakin näistä erityiselle työntekemispaikalle, ja päättyy, kun hän palaa johonkin niistä.

Järjestyksellä on merkitystä. Jos työntekijä menee ensin kotoaan varsinaiselle työpaikalleen ja jatkaa sieltä erityiselle työntekemispaikalle, työmatka alkaa varsinaiselta työpaikalta. Aamun ensimmäinen etappi jää matkan ulkopuolelle, ja päivärahan kestolaskenta käynnistyy vasta toimistolta lähdöstä.

Matka ei kuitenkaan katkea, jos työntekijä käy kesken työmatkan varsinaisella työpaikallaan vain työvälineiden vaihtamisen, uusien työmääräysten hakemisen tai muun vastaavan lyhytaikaisen tehtävän vuoksi. Ohje puhuu noin tunnin pistäytymisestä. Kahden asiakaskäynnin väliin osuva käynti omalla toimistolla säilyttää siis yhden yhtenäisen matkavuorokauden.

Matkalaskun pakolliset tiedot

Ennakkoperintäasetuksen 17 §:n mukaan työntekijän on esitettävä työnantajalle selvitys eli matkalasku, jotta korvaus voidaan maksaa ennakonpidätystä toimittamatta. Verohallinnon ohjeen kohdan 13 mukaan matkalasku voidaan laatia sähköisellä sovelluksella, kun siinä ovat asetuksessa määritellyt tiedot. Matkalaskusta on käytävä ilmi:

• Matkan tarkoitus. Mitä työtehtävää varten matka tehtiin.
• Kohde. Osoite, ei pelkkä paikkakunta tai asiakkaan nimi.
• Matkareitti, kun sitä tarvitaan.
• Matkustamistapa eli käytetty kulkuneuvo.
• Matkan alkamis- ja päättymisajankohdat, sekä päivämäärät että kellonajat.
• Ulkomaanmatkoilta maa tai alue, jossa matkavuorokausi on ulkomailla päättynyt.
• Kilometrimäärät ja yksikköhinnat, kun korvausta maksetaan työntekijän omistamalla tai hallitsemalla kulkuneuvolla tehdystä matkasta.
• Tositteet tai muu selvitys liitteenä.

Kellonajat ratkaisevat päivärahan kestoedellytyksen, joten ilman niitä matkalaskua ei voi hyväksyä.

Päivärahan edellytykset: kesto ja etäisyys

Kotimaan osapäiväraha edellyttää yli kuuden tunnin työmatkaa ja kokopäiväraha yli kymmenen tunnin työmatkaa. Myös etäisyysedellytysten on täytyttävä. Ulkomaan päivärahoissa sovelletaan erillisiä sääntöjä ja maakohtaisia määriä.

Etäisyysedellytyksiä on niin ikään kaksi, ja molempien on täytyttävä:

• Erityisen työntekemispaikan on oltava yli 15 kilometrin etäisyydellä siitä paikasta, josta matka on tehty – asunnosta, työasunnosta taikka varsinaisesta tai toissijaisesta työpaikasta – lyhintä reittiä pitkin.
• Erityisen työntekemispaikan on lisäksi oltava aina yli 5 kilometrin etäisyydellä kaikista edellä luetelluista paikoista.

Myös viiden kilometrin etäisyysvaatimusten on täytyttävä: lähelle kotia tai varsinaista työpaikkaa suuntautuva matka ei oikeuta verovapaaseen päivärahaan pelkän pitkän keston tai lähtöpaikan etäisyyden perusteella. Tämä ei yksin estä esimerkiksi kilometrikorvausta, jonka edellytykset arvioidaan erikseen.

Kunnan rajan ylittäminen ei ole päivärahan edellytys. Ratkaisevia ovat kilometrit ja tunnit, eivät hallinnolliset rajat.

Yli vuorokauden kestävällä matkalla päiväraha määräytyy matkavuorokausittain. Matkavuorokausi on 24 tuntia lähtöhetkestä. Viimeiseltä vajaalta matkavuorokaudelta maksetaan osapäiväraha, kun matka ylittää viimeisen täyden vuorokauden vähintään kahdella tunnilla, ja kokopäiväraha, jos vajaa vuorokausi on yli kuusi tuntia.

Ilmaiset ateriat puolittavat päivärahan

Ohjeen kohdan 8.3.3 mukaan kokopäiväraha puolitetaan, kun työntekijä saa työmatkalla kaksi tai useamman ilmaisen aterian. Osapäiväraha puolittuu jo yhdestä ilmaisesta ateriasta.

Ilmaisella aterialla tarkoitetaan työmatkaan liittyvää työnantajan järjestämää tai kustantamaa ateriaa. Sellainen on esimerkiksi asiakastapaamisen tarjoilu, koulutuksen tai kurssipaketin hintaan sisältyvä ateria ja matkalipun hintaan sisältyvä ateria. Lounassetelillä maksettu ateria jää tämän ulkopuolelle eikä vaikuta päivärahaan.

Ohje asettaa vastuun työntekijälle: ilmaiset ateriat on otettava oma-aloitteisesti huomioon matkalaskua tehtäessä. Hyväksyjä näkee tarjoilut harvoin mistään muualta, joten matkalaskulla on oltava kohta, johon ne merkitään.

Kilometrikorvaus omalla autolla

Verohallinto vahvistaa verovapaan kilometrikorvauksen määrän erikseen työntekijän omalle tai hallitsemalle autolle ja käyttöetuautolle (ohjeen kohta 8.2.3). Oman auton kilometrikorvaus voidaan maksaa myös silloin, kun työajot ajetaan perheenjäsenen tai tuttavan autolla; ratkaisevaa on, että auto ei ole työnantajan antama.

Kun korvausta maksetaan työntekijän omistamalla tai hallitsemalla kulkuneuvolla tehdystä työmatkasta, matkalaskuun merkitään ennakkoperintäasetuksen 17 §:n mukaan muiden tietojen lisäksi korvausten perusteena käytetyt kilometrimäärät sekä yksikköhinnat. Pelkkä loppusumma ei täytä vaatimusta: laskulta on käytävä ilmi, montako kilometriä on ajettu ja millä yksikköhinnalla.

Ajopäiväkirja kilometrikorvausten perusteena

Ajopäiväkirja auttaa erittelemään ajot päivämäärän, reitin, kilometrien ja tarkoituksen mukaan. Sama erittely voidaan tehdä suoraan matkalaskulle. Olennaista on, että korvauksen perusteet ovat tarkistettavissa; samoja tietoja ei tarvitse kirjata kahteen asiakirjaan.

Meno ja paluu merkitään omina riveinään tai yhtenä meno-paluurivinä sen mukaan, kumpi vastaa ajettua matkaa. Kilometrien summa on sama luku, joka päätyy matkalaskulle korvauksen perusteeksi.

Työaikalain 31 §:n ajopäiväkirja on eri asia. Se on moottoriajoneuvon kuljettajalle annettava henkilökohtainen kirja vuorokautisen työajan seuraamista varten, ja siihen merkitään työ- ja lepoaikojen sekä taukojen alkamis- ja päättymisajankohdat. Sitä säilytetään vuosi. Kilometrikorvausten ajopäiväkirja palvelee verotusta ja kirjanpitoa, ja sen merkinnät ovat toiset.

Tositteet ja tositteeton kulu

Matkalaskuun liitetään tositteet tai muu selvitys, joiden perusteella työnantaja maksaa korvauksia (ennakkoperintäasetus 17 §). Ohjeen kohta 13 nimeää esimerkkeinä hotellilaskun ja junaliput; sähköisestä lentolipusta liitteeksi käy varmistus, josta hinta näkyy.

Kuluista, joista tositetta ei saa – ohje mainitsee pysäköintimaksun – työntekijä vakuuttaa allekirjoitetulla matkalaskulla määrän oikeaksi. Sähköinen allekirjoitus riittää. Tämä on sama järjestely, jonka kirjanpitolain 2 luvun 5 § tuntee: kun kirjauksen perusteeksi ei saada ulkopuolisen antamaa tositetta, kirjaus todennetaan kirjanpitovelvollisen itsensä laatimalla ja asianmukaisesti varmennetulla tositteella.

Kustannuspäätös asettaa katon, työehdot maksuvelvoitteen

Verohallinnon vuosittainen kustannuspäätös asettaa verovapaiden korvausten enimmäismäärät. Työnantajan maksuvelvollisuus määräytyy erikseen työehtosopimuksesta, työsopimuksesta ja muista sitovista työehdoista. Seuraavat vaihtoehdot ovat mahdollisia vain näiden ehtojen sallimissa rajoissa:

• Työnantaja voi maksaa vähemmän kuin päätöksessä on vahvistettu.
• Työnantaja voi soveltaa tiukempia edellytyksiä kuin päätös, esimerkiksi vaatia kuitin sielläkin, missä vakuutus riittäisi.
• Jos työnantaja maksaa enemmän, ylittävä osuus on työntekijälle veronalaista palkkaa.

Maksuvelvollisuus itsessään syntyy työsopimuksesta tai työehtosopimuksesta, ei verotuksen kustannuspäätöksestä. Päätös kertoo vain, mihin rajaan asti maksettu korvaus on verovapaa. Voimassa olevat määrät ovat Verohallinnon kustannuspäätöksessä, joka on tämän oppaan lähdeluettelossa.

Matkalasku on kirjanpidon tosite

Maksettu korvaus kirjataan kirjanpitoon, ja kirjauksen on kirjanpitolain 2 luvun 5 §:n mukaan perustuttava päivättyyn ja järjestelmällisesti numeroituun tai vastaavalla tavalla yksilöityyn tositteeseen, joka todentaa liiketapahtuman. Liiketapahtuman, tositteen ja kirjauksen välisen yhteyden on oltava vaikeuksitta todettavissa. Matkalasku liitteineen on tämä tosite.

Säilytysajan asettaa kirjanpitolain 2 luvun 10 §: tilikauden tositteet säilytetään vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt. Sama aika koskee matkalaskujen liitteitä ja ajopäiväkirjaa siltä osin kuin ne todentavat kirjauksen.

Esimerkki: yhden päivän asiakaskäynti

Työntekijä asuu Tampereella, hänen varsinainen työpaikkansa on Tampereen toimisto ja asiakkaan toimipiste on Jyväskylässä. Hän ajaa omalla autollaan.

Työmatka alkaa klo 07.35 varsinaiselta työpaikalta, koska työntekijä poikkesi sinne ennen kohteeseen lähtöä, ja päättyy klo 18.50 kotona. Kesto on 11 tuntia 15 minuuttia. Kohde on 150 kilometrin päässä lähtöpaikasta ja samalla yli viiden kilometrin päässä sekä asunnosta että varsinaisesta työpaikasta, joten molemmat etäisyysedellytykset täyttyvät. Ilmaisia aterioita on yksi.

Päätös: kokopäiväraha täytenä. Kesto ylittää kymmenen tuntia, ja yksi ilmainen ateria ei puolita kokopäivärahaa. Kilometrikorvaus maksetaan 305 kilometristä (150 + 155); aamun 15 kilometriä kotoa toimistolle jää korvauksen ulkopuolelle, koska se on matka varsinaiselle työpaikalle.

Sama päivä muutamalla muutoksella:

Esimerkki: matka, joka ylittää vuorokauden

Työntekijä lähtee varsinaiselta työpaikaltaan tiistaina klo 08.15 kolmen päivän asennuskeikalle ja palaa kotiin torstaina klo 15.40. Matkavuorokausi lasketaan 24 tunnin jaksoina lähtöhetkestä.

Viimeinen vajaa matkavuorokausi ratkaistaan kestonsa perusteella. Paluu torstaina klo 12.30 tarkoittaisi 4 tunnin 15 minuutin ylitystä ja osapäivärahaa. Kotimaan matkalla osapäivärahan raja on vähintään kaksi tuntia, kokopäivärahan yli kuusi tuntia. Esimerkin klo 15.40 paluu ylittää kuusi tuntia.

Tarkistuslista

Matkalaskun tarkistus ennen hyväksyntää.

• Tarkoitus ja kohde. Matkalla on työtehtävään sidottu tarkoitus ja kohteen osoite, ei pelkkä paikkakunta.
• Kellonajat ja lähtöpaikka. Alkamis- ja päättymispäivä sekä kellonajat on merkitty, ja kesto lasketaan siitä paikasta, josta matka tosiasiassa alkoi.
• Etäisyys. Kohde on yli 15 km lähtöpaikasta ja yli 5 km asunnosta, työasunnosta sekä varsinaisesta ja toissijaisesta työpaikasta.
• Kesto ja päivärahalaji. Yli 6 tuntia oikeuttaa osapäivärahaan, yli 10 tuntia kokopäivärahaan.
• Matkavuorokaudet. Yli vuorokauden matkalla jaksot on laskettu 24 tunnin välein lähtöhetkestä ja viimeinen vajaa vuorokausi erikseen.
• Ilmaiset ateriat. Tarjotut ateriat on merkitty ja puolitus tehty: osapäiväraha yhdestä, kokopäiväraha kahdesta.
• Matkustamistapa. Käytetty kulkuneuvo käy ilmi, ja reitti on merkitty, kun sitä tarvitaan.
• Kilometrit ja yksikköhinta. Omalla tai hallitulla kulkuneuvolla ajetuista matkoista laskulla ovat kilometrimäärä ja yksikköhinta erikseen.
• Ajopäiväkirja. Ajot on eritelty päivämäärän, reitin, kilometrien ja tarkoituksen tarkkuudella, ja luvut vastaavat matkalaskun kilometrejä.
• Tositteet. Kuitit ja liput ovat liitteinä; tositteettomasta kulusta on työntekijän allekirjoittama vakuutus.
• Enimmäismäärä. Korvaus pysyy kustannuspäätöksen rajassa, ja ylittävä osuus on ohjattu palkkana käsiteltäväksi.
• Säilytys. Matkalasku liitteineen arkistoituu tositteena kuudeksi vuodeksi tilikauden päättymisvuoden lopusta.