Avaa Hyväksynnät. Matkalaskut ja erilliset kulut löytyvät yhteisestä hyväksyntäjonosta sekä omista Matkat- ja Kulut-näkymistään. Näet ne kirjaukset, joiden käsittelyyn sinulla on oikeus.
Tarkista tiedot ennen päätöstä
Avaa matkalasku tai kulu ja tarkista tarpeen mukaan:
- matkan tai hankinnan tarkoitus ja päivämäärät
- matkan kellonajat, maat, ateriat ja majoitustiedot
- kulurivit, kuitit, summat ja ALV-erittely
- ajoreitit, ajon tarkoitus, kilometrit ja käytetty ajoneuvo
- projekti, muut kohdistukset ja asiakkaalta laskutettavat kulut
- työntekijälle korvattava määrä ja sovelluksen huomautukset.
Työnantajan kortilla maksettua kulua ei korvata työntekijälle. Jos tiedot ovat puutteelliset, valitse Palauta ja kerro konkreettisesti, mitä pitää korjata. Muuten valitse Hyväksy, kun tarvittavat tarkistukset on tehty.
Matka ja siihen liitetyt kulut käsitellään yhdessä. Matkan kulurivejä ei asiatarkasteta tai hyväksytä erikseen kulujonossa.
Yksi- vai kaksiportainen hyväksyntä?
Tavallisesti lähetetyn kirjauksen voi hyväksyä suoraan. Jos kaksiportainen hyväksyntä on käytössä, sekä matkalaskut että erilliset kulut on ensin asiatarkastettava:
- Asiatarkastusoikeuden saanut henkilö tarkistaa lähetetyn kirjauksen ja valitsee Asiatarkasta.
- Hyväksyjä tarkistaa matkalaskun tai kulun ja valitsee Hyväksy.
Omaa matkalaskua tai kulua ei voi asiatarkastaa. Luonnosta ei myöskään voi tarkastaa: työntekijän on ensin lähetettävä se.
Työnantaja voi lisäksi käyttää pienten kulujen automaattista hyväksyntää. Sen ehdot täyttävä erillinen kulu voi tulla hyväksytyksi jo lähetyksen yhteydessä.
Käsittele useita kirjauksia kerralla
Yhteinen hyväksyntäjono tarjoaa joukkohyväksyntään vain siihen soveltuvat kirjaukset. Jos rivi ei ole valittavissa, avaa se ja tarkista, mitä sen käsittely edellyttää.
Kulut-näkymässä voit valita useita rivejä hyväksyttäviksi tai asiatarkastettaviksi oikeuksiesi ja niiden tilan mukaan. Tarkista myös valittujen kulujen huomautukset. Valittavissa oleminen ei yksin tarkoita, että tiedot ovat kunnossa.
Tarkista lopuksi toiminnon tulos. Mahdolliset epäonnistuneet kirjaukset on käsiteltävä erikseen.
Korjaa kohdistus tai palauta kirjaus
Erillisen lähetetyn tai asiatarkastetun kulun projektin ja laskutettavuuden voi korjata Muuta projektia tai laskutettavuutta -toiminnolla, jos sinulla on siihen oikeus. Kulun summa ja tositteet eivät muutu.
Jos korjaus koskee esimerkiksi summaa tai matkan kellonaikoja, palauta kirjaus työntekijälle. Myös hyväksytyn kirjauksen voi palauttaa, jos sitä ei ole lukittu vientiin tai laskutukseen. Jo vietyjen tai laskutettujen tietojen korjaus on sovittava palkanlaskennan tai laskutuksen kanssa.
Tarkista vientiasetukset
Pääkäyttäjä määrittää kululajit kohdassa Asetukset → Laskutus ja hinnat → Kulut. Tarkista ennen ensimmäistä vientiä tarvittavat palkkalajit, tulolajit, kirjanpidon tilit ja verokohtelu. Varmista myös, että työntekijöiden henkilönumerot vastaavat vastaanottavan järjestelmän tietoja.
Palkka-aineisto → Matka-aineisto kokoaa hyväksytyt, vielä viemättömät tiedot. Valitse jakso ja vientikohde, tarkista esikatselu ja sen huomiot, ja luo vientierä. Lataa tai toimita erän tiedosto käytössä olevan vientitavan mukaan. Katso Vie matka-aineisto.
Tiedostomuodot eivät sisällä samoja tietoja. Esimerkiksi Lemonsoftin matkalasku-CSV ei sisällä kuittikulujen rivejä tai yömatkarahaa; yleinen palkkalaji-CSV sisältää myös ne. Kuittikulujen tiedot ja varsinaiset kuittiliitteet ovat eri asioita: CSV-tiedosto ei sisällä kuittikuvia.
Vientierän luonti lukitsee siihen kuuluvat kirjaukset. Vienti tai hyväksyntä ei itsessään maksa korvauksia. Sovi palkanlaskennan kanssa aineiston toimituksesta ja mahdollisista erikseen tarvittavista tositteista.