Matkat ja kulut hyväksytään Tiimi → Hyväksynnät -jonossa. Ne ovat siellä myös omina välilehtinään, kun haluat käsitellä vain niitä.
Se, montako askelta hyväksyntä vaatii, riippuu työnantajan asetuksesta. Oletuksena askelia on yksi.
Hyväksy jonosta
Hyväksynnät on yksi priorisoitu jono, jossa matkat ja kulut odottavat työaikojen ja lomien rinnalla. Jono toimii samalla logiikalla riippumatta siitä, mitä rivi koskee – katso Hyväksy työajat.
Matkan tilan muutos koskee myös sen kuluja. Et käsittele matkaa ja sen kuluja erikseen: kun matka siirtyy tilasta toiseen, sen kulut siirtyvät mukana. Tarkista siis rivit ennen päätöstä, älä sen jälkeen.
Massahyväksyntä koskee vain matkoja ja kuluja, joilla ei ole huomioita. Rivi jolla on huomio jää aina käsiteltäväksi yksitellen.
Kun kaksiportainen hyväksyntä on käytössä
Kaksiportainen hyväksyntä on oletuksena pois. Silloin hyväksyt lähetetyn matkan suoraan.
Jos työnantaja on ottanut käyttöön asetuksen Kaksiportainen hyväksyntä, matka on ensin asiatarkastettava ja vasta sitten hyväksyttävä. Hyväksyntä ilman asiatarkastusta ei onnistu – järjestys on pakotettu.
- Asiatarkastaja ei voi olla matkustaja itse. Omaa matkaasi et voi asiatarkastaa, vaikka olisit esihenkilö.
- Asiatarkastus onnistuu vain lähetetylle matkalle. Luonnosta ei tarkasteta.
Vie aineisto palkanlaskentaan
Raportit → Palkka-aineisto → Matkat ja kulut → Matka- ja kuluvienti.
Muotoja on kaksi: Lemonsoft (matkalasku-CSV) ja yleinen palkkalaji-CSV. Varoitukset kertovat, jos henkilönumero tai palkkalaji puuttuu tai jos valittu muoto ei sisällä kuitteja. Lue varoitukset ennen vientiä. Katso Vie palkka-aineisto.
Aseta kululajit
Kululajien asetukset ovat Asetukset → Matkat ja kulut → Kulut. Siellä ovat Korvaustaulukot ja Kululajit.
Kululajille määritellään Tunnus, Palkkalaji, Tulolaji, Kirjanpidon tili, ALV ja Verokohtelu viennissä. Viimeinen ratkaisee, miten rivi näkyy aineistossa: Verovapaa korvaus, Veronalainen korvaus tai Ei ilmoiteta.
Täytä palkkalaji ja tulolaji ennen ensimmäistä vientiä.
Jos jokin menee pieleen
| Tilanne | Mitä näet | Mitä teet |
|---|---|---|
| Hyväksyntä ei onnistu | Matka on tilassa Lähetetty | Kaksiportainen hyväksyntä on käytössä. Asiatarkasta matka ensin, sitten hyväksy. |
| Et voi asiatarkastaa matkaa | Matka on omasi | Asiatarkastaja ei voi olla matkustaja itse. Pyydä tarkastus toiselta. |
| Asiatarkastus ei onnistu | Matka on Luonnos | Vain lähetetyn matkan voi asiatarkastaa. Työntekijä lähettää sen ensin. |
| Massahyväksyntä ohitti rivejä | Osa riveistä jäi jonoon | Niillä on huomioita. Käsittele ne yksitellen. |
| Vienti varoittaa | Henkilönumero tai palkkalaji puuttuu | Täydennä puuttuva tieto ja vie uudelleen. |
| Kuitit puuttuvat aineistosta | Varoitus muodosta | Valittu muoto ei sisällä kuitteja. Toimita kuitit erikseen, jos palkanlaskenta tarvitsee ne. |