Matka-aineisto kokoaa hyväksytyt matkat ja kulut vientieräksi, joka ladataan tiedostona tai toimitetaan järjestelmään, josta korvaukset maksetaan. Kohde kertoo, mihin järjestelmään aineisto menee ja miten. Vientierä on jakson aineisto, joka toimitetaan kohteeseen.
Tarvitset oikeuden palkka-aineiston käsittelyyn. Matkojen ja kulujen hyväksyntä kuvataan ohjeessa Tarkasta ja hyväksy matkalaskut.
Määritä kohde
Avaa Asetukset → Laskutus ja hinnat → Matka-aineiston kohteet. Jos organisaatiolla ei ole laskutusta, ryhmän nimi on Matkat ja kulut. Luettelo näyttää kunkin kohteen järjestelmän, toimitustavan, tilan ja viimeisimmän toimituksen.
Uusi kohde luodaan ohjatusti. Mitään ei tallennu ennen viimeistä vaihetta:
- Järjestelmä: valitse, mihin järjestelmään aineisto viedään. Kortti kertoo, mitä valittu muoto ei siirrä.
- Toimitus: valitse, miten tiedosto toimitetaan. Kelomon itse toimittamassa tavassa valitse myös Yhteys.
- Henkilöiden tunnistus: valitse, millä tiedolla vastaanottava järjestelmä tunnistaa henkilöt. Vaihe näkyy vain, jos muoto sallii valinnan.
- Nimi ja tarkistus: nimeä kohde, tarkista valinnat ja valitse Luo vientikohde.
Järjestelmät ja niiden rajoitukset
| Järjestelmä | Sisältö | Ei siirry |
|---|---|---|
| Muu järjestelmä tai tilitoimisto | Yleinen CSV-tiedosto, jossa on kaikki matka- ja kuluaineiston erät. | – |
| Lemonsoft (matkalasku-CSV) | Lemonsoftin oma matkalaskutiedosto. | Kuitit, yömatkaraha ja verovapaan enimmäismäärän ylittävä osuus. |
| Lemonsoft (suora siirto) | Kelomo siirtää jokaisen hyväksytyn matkalaskun Lemonsoftiin. | Kuitit ja verovapaan enimmäismäärän ylittävä osuus. |
| Netvisor (suora siirto) | Kelomo siirtää hyväksytyt matkalaskut Netvisoriin matkalaskuiksi: päivärahat ja kilometrikorvaukset. | Yömatkaraha, ateriakorvaus, kuitit ja verovapaan enimmäismäärän ylittävä osuus. |
Jos valittu muoto jättää jotain pois, vie puuttuvat erät yleisellä CSV-tiedostolla. Sen voi ladata samasta vientierästä. CSV-tiedostossa ei ole kuittikuvia.
Toimitustavat
- Lataus selaimeen: lataat tiedoston itse ja toimitat sen vastaanottajalle.
- Lähetys verkko-osoitteeseen: Kelomo lähettää tiedoston vastaanottajan https-osoitteeseen.
- Vienti SFTP-palvelimelle: Kelomo kirjoittaa tiedoston vastaanottajan SFTP-hakemistoon.
- Suora siirto Lemonsoftiin ja Suora siirto Netvisoriin: Kelomo siirtää matkalaskut järjestelmän rajapintaan. Nämä ovat käytettävissä vain vastaavalle järjestelmävalinnalle.
Kelomon itse toimittama kohde käyttää organisaation yhteyttä. Yhteyden tunnukset tallennetaan kohdassa Asetukset → Integraatiot → Yhteydet. Jos järjestelmään ei ole vielä yhteyttä, valitse Uusi yhteys. Samaa yhteyttä voi käyttää useampi kohde.
Henkilöiden tunnistus
Vaihtoehdot ovat Henkilönumero, Henkilötunnus ja Sähköposti. Suositus on henkilönumero. Lemonsoftin muodot tunnistavat henkilöt aina henkilönumerolla, eikä valintaa kysytä. Netvisor tunnistaa henkilöt henkilönumerolla tai henkilötunnuksella, ei sähköpostilla.
Käytä henkilötunnusta vain, jos vastaanottava järjestelmä sitä edellyttää. Lemonsoftin suora siirto edellyttää numeerista henkilönumeroa.
Tarkista kohteen valmius
Kohteen sivun Valmius-luettelo näyttää, mikä on kunnossa ja mikä kesken: Perustiedot, Toimitus, Yhteys, Kululajit ja Viimeisin toimitus. Kohdan valitseminen avaa välilehden, jolla asia korjataan.
- Yleiset: järjestelmä ja henkilöiden tunnistus. Järjestelmää ei voi vaihtaa luonnin jälkeen. Jos tarvitset toisen järjestelmän, valitse Luo uusi kohde tämän pohjalta.
- Toimitus: toimitustapa ja Yhteys.
- Kululajit: aktiiviset työntekijälle korvattavat kululajit ja niiden Palkkalaji ja Tulolaji. Valitse Muokkaa kululajeja, jos koodi puuttuu.
- Toimitukset: kohteen aiemmat toimitukset ja niiden tulokset. Välilehti näkyy vain kohteelle, johon Kelomo toimittaa aineiston itse.
Palkkalajit ja tulolajit kuuluvat kululajeille, joten ne ovat samat kaikissa kohteissa. Kululaji ilman palkkalajia viedään tiedostoon tyhjällä palkkalajilla, eikä vastaanottava järjestelmä voi kirjata sitä. Saat koodit palkkahallinnolta tai tilitoimistolta.
Kohteen ⋯-valikossa ovat Nimeä uudelleen, Kopioi uudeksi ja käytöstä poistaminen. Kohteen voi poistaa luettelon rivin valikosta. Jos kohdetta on jo käytetty, sen voi poistaa käytöstä.
Luo vientierä
- Avaa Palkka-aineisto → Matka-aineisto.
- Valitse jakso. Jaksot noudattavat palkkakausia. Rajaa tarvittaessa Henkilöstöryhmä.
- Käy läpi Kirjaukset-vaihe. Se näyttää lähettämättömät ja hyväksyntää odottavat matkat ja kulut sekä henkilöt, joilta puuttuu tunniste. Odottavista pääset hyväksyntöihin.
- Valitse Aineisto-vaiheessa kohde. Jos kohteita ei ole, valitse Muoto. Tarkista matkojen ja kulujen määrä, summa ja henkilökohtainen erittely.
- Käy huomautukset läpi. Ne kertovat esimerkiksi puuttuvasta henkilönumerosta, palkkalajista tai tulolajista, puuttuvasta päivärahasta, päällekkäisistä matkavuorokausista ja eristä, joita valittu muoto ei siirrä.
- Valitse Luo vientierä.
Erään tulevat vain hyväksytyt matkat ja kulut, joita ei ole jo viety aiemmassa erässä. Lähettämättömät ja hyväksymättömät jäävät pois, ja ne voi viedä myöhemmin seuraavassa erässä.
Luo vientierä ei ole käytettävissä, jos jaksolla ei ole vietävää tai jos henkilöltä puuttuu tunniste tai kahdella henkilöllä on sama tunniste. Täydennä tai korjaa tunnisteet henkilöiden tietoihin.
Vientierän luonti lukitsee sen matkat ja kulut. Erä säilyttää luontihetken tiedot. Tiedosto muodostetaan latauksen tai toimituksen yhteydessä kohteen muodossa, joten samasta erästä voi ladata myös toisen muodon.
Lataa tai toimita erä
Toimitus-vaihe näyttää valitun jakson erät. Vientierät-luettelossa ovat kaikki erät, myös perutut.
- Lataa tiedosto lataa erän valitun kohteen muodossa.
- Vie kohteeseen avaa toimituksen. Valitse kohde ja vahvista toimitus. Valikossa näkyvät vain käytössä olevat kohteet, joihin Kelomo toimittaa aineiston itse.
- Jos kohteen muoto jättää erästä jotain pois, erän rivillä on huomautus ja Lataa yleinen palkkalaji-CSV.
Toimituksen tila näkyy erän rivillä ja toimitusnäkymässä: Jonossa, Lähetetään, Toimitettu, Osittain toimitettu tai Ei onnistunut. Tarkista vastaanotto myös kohdejärjestelmästä.
Epäonnistuneen toimituksen voi yrittää uudelleen valitsemalla Yritä uudelleen. Lemonsoftin ja Netvisorin suorassa siirrossa uusi yritys lähettää vain matkalaskut, joita ei ole jo kirjattu toimitetuiksi. Verkko-osoitteeseen ja SFTP-palvelimelle uusi yritys lähettää koko tiedoston, joten tarkista ensin, ettei vastaanottaja ole jo käsitellyt sitä.
Netvisorissa henkilöllä on oltava resurssienhallinta käytössä, jotta matkalasku voidaan siirtää. Lemonsoft ei tarjoa siirretyn matkalaskun muuttamista tai poistamista, joten korjaukset tehdään Lemonsoftissa.
Peru erä
Avaa erän ⋯-valikko ja valitse Peruuta. Kirjoita syy ja valitse Peru erä. Matkat ja kulut pysyvät hyväksyttyinä ja poistuvat erästä. Niitä voi sen jälkeen korjata ja viedä uudessa erässä. Peruttu erä ja sen syy jäävät Vientierät-luetteloon.
Erää ei voi perua, jos se on jo siirretty suoraan Lemonsoftiin tai Netvisoriin. Korjaa silloin matkalasku kohdejärjestelmässä. Muissa toimitustavoissa peruminen ei poista vastaanottajalle jo toimitettua tiedostoa.