Reseunderlaget samlar godkända resor och utlägg i en exportsats som laddas ned som en fil eller levereras till det system som ersättningarna betalas från. Målet anger vilket system underlaget går till och hur. Exportsatsen är periodens underlag som levereras till målet.
Du behöver behörighet att hantera löneunderlag. Hur resor och utlägg godkänns beskrivs i Granska och godkänn reseräkningar.
Ställ in ett mål
Öppna Inställningar → Fakturering och priser → Reseunderlagets mål. Om organisationen inte använder fakturering heter gruppen Resor och utlägg. Listan visar varje måls system, leveranssätt, status och senaste leverans.
Ett nytt mål skapas steg för steg. Inget sparas före det sista steget:
- System: välj vilket system underlaget exporteras till. Kortet visar vad det valda formatet inte överför.
- Leverans: välj hur filen levereras. När Kelomo levererar filen själv väljer du också Anslutning.
- Identifiering av personer: välj vilken uppgift det mottagande systemet känner igen personerna med. Steget visas bara när formatet tillåter ett val.
- Namn och kontroll: namnge målet, kontrollera valen och välj Skapa exportmål.
System och deras begränsningar
| System | Innehåll | Överförs inte |
|---|---|---|
| Annat system eller bokföringsbyrå | En allmän CSV-fil med alla poster i rese- och utläggsunderlaget. | – |
| Lemonsoft (reseräknings-CSV) | Lemonsofts egen reseräkningsfil. | Kvitton, nattresepenning och den del som överstiger det skattefria maximibeloppet. |
| Lemonsoft (direkt överföring) | Kelomo överför varje godkänd reseräkning till Lemonsoft. | Kvitton och den del som överstiger det skattefria maximibeloppet. |
| Netvisor (direktöverföring) | Kelomo överför godkända reseräkningar till Netvisor som reseräkningar: traktamenten och kilometerersättningar. | Nattresepenning, måltidsersättning, kvitton och den del som överstiger det skattefria maximibeloppet. |
Om det valda formatet utelämnar något exporterar du de saknade posterna med den allmänna CSV-filen. Den kan laddas ned ur samma exportsats. CSV-filen innehåller inga kvittobilder.
Leveranssätt
- Nedladdning i webbläsaren: du laddar ned filen själv och lämnar den till mottagaren.
- Sändning till webbadress: Kelomo skickar filen till mottagarens https-adress.
- Överföring till SFTP-server: Kelomo skriver filen i mottagarens SFTP-katalog.
- Direkt överföring till Lemonsoft och Direktöverföring till Netvisor: Kelomo överför reseräkningarna till systemets gränssnitt. De kan bara väljas för motsvarande system.
Ett mål som Kelomo levererar till själv använder organisationens anslutning. Anslutningens inloggningsuppgifter sparas under Inställningar → Integrationer → Anslutningar. Om det inte finns någon anslutning till systemet väljer du Ny anslutning. Flera mål kan använda samma anslutning.
Identifiering av personer
Alternativen är Anställningsnummer, Personbeteckning och E-post. Anställningsnumret rekommenderas. Lemonsofts format identifierar alltid personerna med anställningsnumret, och frågan ställs inte. Netvisor identifierar personerna med anställningsnummer eller personbeteckning, inte med e-post.
Använd personbeteckningen bara om det mottagande systemet kräver den. Lemonsofts direkta överföring kräver ett numeriskt anställningsnummer.
Kontrollera att målet är klart
Listan Beredskap på målets sida visar vad som är i ordning och vad som är ofullständigt: Basuppgifter, Leverans, Anslutning, Utläggstyper och Senaste leverans. När du väljer en punkt öppnas fliken där den åtgärdas.
- Allmänt: system och identifiering av personer. Systemet kan inte bytas efter att målet har skapats. Om du behöver ett annat system väljer du Skapa ett nytt mål utifrån det här.
- Leverans: leveranssätt och Anslutning.
- Utläggstyper: de aktiva utläggstyper som ersätts till den anställda samt deras Lönedel och Inkomstslag. Välj Redigera utläggstyper om en kod saknas.
- Leveranser: målets tidigare leveranser och deras resultat. Fliken visas bara för ett mål som Kelomo levererar till själv.
Lönearterna och inkomstslagen hör till utläggstyperna, så de är desamma för alla mål. En utläggstyp utan löneart exporteras med en tom löneart, och det mottagande systemet kan inte bokföra den. Koderna får du av lönehanteringen eller bokföringsbyrån.
I målets ⋯-meny finns Byt namn, Kopiera som ny och inaktivering. Ett mål kan tas bort via menyn på dess rad i listan. Om målet redan har använts kan du inaktivera det.
Skapa en exportsats
- Öppna Löneunderlag → Reseunderlag.
- Välj period. Perioderna följer löneperioderna. Avgränsa vid behov med Personalgrupp.
- Gå igenom steget Registreringar. Det visar resor och utlägg som inte har skickats eller som väntar på godkännande samt personer som saknar identifierare. Från de väntande kommer du till godkännandena.
- Välj mål i steget Underlag. Om det inte finns några mål väljer du Format. Kontrollera antalet resor och utlägg, summan och specifikationen per person.
- Gå igenom anmärkningarna. De gäller till exempel saknat anställningsnummer, saknad löneart eller saknat inkomstslag, saknat traktamente, överlappande resdygn och poster som det valda formatet inte överför.
- Välj Skapa exportsats.
Satsen tar bara med godkända resor och utlägg som inte redan har exporterats i en tidigare sats. De som inte har skickats eller godkänts utelämnas och kan exporteras senare i en följande sats.
Skapa exportsats kan inte väljas om perioden inte har något att exportera, om en person saknar identifierare eller om två personer har samma identifierare. Komplettera eller rätta identifierarna i personernas uppgifter.
När exportsatsen skapas låses dess resor och utlägg. Satsen behåller uppgifterna från när den skapades. Filen skapas vid nedladdning eller leverans i målets format, så samma sats kan också laddas ned i ett annat format.
Ladda ned eller leverera satsen
Steget Leverans visar den valda periodens satser. Listan Exportsatser visar alla satser, även annullerade.
- Ladda ner fil laddar ned satsen i det valda målets format.
- Skicka till målsystemet öppnar leveransen. Välj mål och bekräfta leveransen. Menyn visar bara aktiva mål som Kelomo levererar till själv.
- Om målets format utelämnar något ur satsen visas en anmärkning och Ladda ner allmän löneart-CSV på satsens rad.
Leveransens status visas på satsens rad och i leveransvyn: I kö, Skickas, Levererad, Delvis levererad eller Misslyckades. Kontrollera också mottagandet i målsystemet.
En misslyckad leverans kan göras om med Försök igen. Vid direkt överföring till Lemonsoft och Netvisor skickar ett nytt försök bara de reseräkningar som inte redan har registrerats som levererade. Till en webbadress och en SFTP-server skickar ett nytt försök hela filen, så kontrollera först att mottagaren inte redan har behandlat den.
I Netvisor måste personen ha resurshanteringen påslagen för att reseräkningen ska kunna överföras. Lemonsoft erbjuder inte ändring eller borttagning av en överförd reseräkning, så rättelser görs i Lemonsoft.
Annullera en sats
Öppna satsens ⋯-meny och välj Avbryt. Skriv en orsak och välj Ångra satsen. Resorna och utläggen förblir godkända och tas bort ur satsen. De kan sedan rättas och exporteras i en ny sats. Den annullerade satsen och orsaken finns kvar i listan Exportsatser.
En sats kan inte annulleras om den redan har överförts direkt till Lemonsoft eller Netvisor. Rätta då reseräkningen i målsystemet. Vid andra leveranssätt tar annulleringen inte bort en fil som redan har levererats till mottagaren.