Registrera ett enskilt utlägg på sidan Resor och utlägg när det inte hör till en reseräkning. Det kan till exempel vara material som du har betalat själv. Filtret Utlägg visar bara utläggen i listan.
Om utlägget hör till en tjänsteresa, lägg till det i reseräkningen. Då behandlas det tillsammans med resan, inte separat.
Lägg till utlägget och kvittot
- Välj Nytt utlägg.
- Bifoga kvittot som JPG-, PNG- eller PDF-fil. Om kvittotolkning är aktiverad kan Kelomo fylla i uppgifter från kvittot. Kontrollera dem alltid.
- Välj utläggstyp och ange beloppet i euro.
- Kontrollera momsen. Om kvittot innehåller flera momssatser väljer du Specifikation och delar upp beloppet per momssats.
- Välj Egna pengar eller Arbetsgivarens kort som betalningssätt.
- Beskriv kort vad du köpte och för vilket ändamål. Kontrollera datum, projekt och övriga uppgifter om hur kostnaden ska fördelas.
- Välj Spara eller Spara och lägg till ny om du har fler utlägg att registrera.
Utlägget sparas som ett utkast. Ett utlägg som betalats med arbetsgivarens kort markeras inte för ersättning till dig. Om du har betalat själv beror ersättningen på utläggstypen och arbetsgivarens inställningar.
Du kan också börja genom att dra en kvittofil till listan. Om sidan visar en e-postadress för kvitton kan du skicka kvittot dit. Kontrollera utkastet som skapas och skicka det separat för godkännande.
Skicka utlägget för godkännande
Välj Skicka för godkännande på utläggets rad. För att skicka flera utkast samtidigt väljer du raderna och Skicka valda.
Arbetsgivarens inställningar avgör om en separat sakgranskning behövs före godkännandet. Ett mindre utlägg kan också godkännas automatiskt om arbetsgivaren har aktiverat funktionen och utlägget uppfyller villkoren.
En anmärkning kan till exempel gälla saknat kvitto eller projekt, en överskriden beloppsgräns eller en möjlig dubbelregistrering. Rätta eventuella brister innan du skickar in utlägget. Vissa anmärkningar kan hindra inskickningen, beroende på arbetsgivarens inställningar.
Komplettera kvittot eller korrigera uppgifter
Med Lägg till kvitto kan du bifoga ett kvitto till ett utkast eller ett inskickat eller sakgranskat utlägg. Det går inte efter godkännandet eller när utlägget har låsts för export. Ett kvitto kan bara tas bort från ett utkast.
Om beloppet, betalningssättet eller andra uppgifter är fel, välj Öppna igen. Ett inskickat eller sakgranskat utlägg återställs till utkast om det inte är låst. Rätta uppgifterna och skicka in det igen.
Ett returnerat utlägg visar handläggarens motivering. Gör de begärda ändringarna innan du skickar in det på nytt. Kontakta handläggaren om utlägget redan har godkänts.
Följ ersättningens behandling
Godkänd betyder att utlägget har godkänts, inte att det har betalats. Överförd till lönen betyder att det ingår i löneunderlaget. Fråga arbetsgivaren när ersättningen betalas.
Om du inte hittar ett utlägg, kontrollera tidsperioden och filtren. Ett utlägg som lagts till i en reseräkning finns i den resans uppgifter.