Ett kvittoutlägg registreras i samma vy som resorna. Öppna Mitt arbete → Resor & utgifter. Filterchippet Utgifter visar enbart utläggsraderna.
Utlägg eller reseräkning?
Registrera ett fristående utlägg när kvittot inte hör till en tjänsteresa – till exempel ett tillbehör eller en servering. När utgiften uppstod på en resa gör du i stället en reseräkning och lägger till kvittot som en rad på resan: då bildas dagtraktamentena samtidigt, och resans rader godkänns som en helhet. Ett fristående utlägg behandlas som en egen rad.
Registrera ett nytt utlägg
- Tryck på Ny utgift.
- Lägg till kvittot först: Dra kvittot hit eller tryck (JPG, PNG eller PDF). Om din arbetsgivare har tagit textigenkänning av kvitton i bruk förifylls belopp, datum och beskrivning från kvittot – kontrollera dem.
- Välj Typ. Utgiftstyperna kommer från din arbetsgivares inställningar.
- Ange Belopp (€) och välj Moms: en skattesats, Annan eller Specifikation, om kvittot har flera skattesatser.
- Välj Betalat med: Egna pengar eller Företagskort.
- Skriv en Beskrivning och kontrollera i konteringen Datum och vid behov Projekt.
- Tryck på Spara – eller Spara och lägg till ny, om du har flera kvitton.
Utlägget skapas i statusen Utkast, och ett utkast får du redigera fritt.
Snabbaste vägen: släpp kvittofilen direkt på listan, så öppnas ett utläggsutkast med kvittot färdigt bifogat. Om vyn visar en e-postadress för kvitton kan du också skicka kvittot dit – då skapas ett utkast.
Skicka för godkännande
Tryck på radens Skicka för godkännande. Flera utkast skickar du på en gång: välj raderna och tryck på Skicka valda.
Utlägget går genom samma statusar som en reseräkning: Utkast → Inskickad → (Granskad) → Godkänd. Ett godkänt ersättningsgillt utlägg betalas i samband med lönen, och när det har plockats till lönematerialet visar raden märkningen Överförd till lönen.
Ett kvitto kan läggas till även efter inskickningen med radens knapp Lägg till kvitto. Radera ett kvitto går bara i ett utkast.
Om något går fel
Du kan inte redigera ett inskickat utlägg. Tryck på radens Öppna igen – utlägget blir ett utkast igen och går att redigera.
Utlägget returnerades. Raden visar märkningen Returnerad och orsaken i dess tips. Rätta och skicka på nytt.
Raden har flaggan “Kvitto saknas”. Din arbetsgivare kräver ett kvitto. Lägg till kvittot med radens knapp Lägg till kvitto – inskickningen behöver inte ångras.
Du ser inte något som beskrivs här. En del funktioner bestämmer arbetsgivaren om, till exempel textigenkänning av kvitton och kvittotvång. E-postadressen för kvitton visas bara om den har tagits i bruk.