I en reseräkning samlar du tjänsteresans uppgifter, dagtraktamenten, utlägg och körningar. Öppna Resor och utlägg. Du kan filtrera listan på resor, utlägg eller körningar och söka registreringar utifrån tidsperiod och status.
Ange resans grunduppgifter
- Välj Ny resa.
- Ange destination, syfte och färdsätt.
- Ange start- och slutdatum samt klockslag. Resans längd påverkar beräkningen av dagtraktamenten.
- Välj inrikes- eller utrikesresa. För en utrikesresa väljer du också land.
- Välj vid behov projekt och fyll i övriga uppgifter om hur kostnaderna ska fördelas. Skapa resan.
Resan sparas som ett utkast. Du kan komplettera uppgifterna innan du skickar in den.
Kontrollera dagtraktamenten och länder
Kelomo beräknar dagtraktamentena utifrån resans längd, länderna och den aktuella ersättningstabellen. Kontrollera varje resedygn och ersättningsspecifikationen. Dagtraktamenten behöver inte läggas till som utläggsrader.
Ange fria måltider och logi som arbetsgivaren ordnat eller betalat för respektive resedygn. Följ formulärets anvisningar om måltider: inrikes- och utrikesresor kan behandlas olika. Nattresepenning väljs separat och är inte ett alternativ till dagtraktamente. Välj den bara om villkoren för ersättningen är uppfyllda.
Om utrikesresan omfattar flera länder, komplettera Rutt och länder. Lägg till landbyten med ankomsttider och kontrollera vilket lands ersättningsnivå som används för varje resedygn. Om du har valt land manuellt för en dag uppdateras det inte längre utifrån rutten förrän du återställer det automatiska valet.
Arbetsgivarens inställningar kan också påverka beloppet. Om det verkar fel, kontrollera först klockslag, länder och måltidsavdrag.
Lägg till utlägg och körningar
Välj Lägg till utläggspost:
- För ett utlägg bifogar du kvittot och kontrollerar belopp, moms, betalningssätt och beskrivning.
- För en körning anger du rutt, syfte och körsträcka. Läs mer i Körjournal.
För ett utlägg under en utrikesresa kan du också ange den ursprungliga valutan och beloppet. Kontrollera ändå eurobeloppet: uppgiften om det ursprungliga beloppet ersätter inte det.
Resans projekt används som standard. Kontrollera fördelningen om olika resdagar eller utlägg hör till olika projekt. Registrera inte samma utlägg eller körning en gång till separat.
Skicka in den färdiga reseräkningen
Kontrollera hela reseräkningen och välj Skicka för godkännande. När du skickar in den intygar du att uppgifterna är korrekta och att resan gjordes i arbetet.
Resan och dess utlägg behandlas tillsammans. Om godkännande i två steg används sakgranskas reseräkningen före godkännandet. Du kan följa behandlingen i resans uppgifter.
Ett godkännande betyder inte att ersättningen har betalats. Överförd till lönen betyder att uppgifterna ingår i löneunderlaget. Arbetsgivaren bestämmer när utbetalningen sker.
Välj Reseräkning (PDF) i resans uppgifter för att ladda ner reseräkningen som PDF.
Korrigera en reseräkning
En inskickad eller sakgranskad resa kan du själv återställa till utkast med Öppna igen, om den inte är låst. Korrigera uppgifterna och skicka in resan på nytt. Den tidigare sakgranskningen gäller då inte längre.
Om chefen returnerar reseräkningen, läs orsaken och gör de begärda ändringarna. Kontakta handläggaren om resan redan har godkänts. En resa som låsts för löneexport eller fakturering kan också kräva åtgärder i export- eller fakturasatsen.
Om en funktion saknas, fråga administratören om den är aktiverad och tillgänglig för dig.