Resor och utgifter godkänns i kön Team → Godkännanden. De finns där också som egna flikar, när du vill behandla bara dem.
Hur många steg godkännandet kräver beror på arbetsgivarens inställning. Som standard är stegen ett.
Godkänn från kön
Godkännanden är en enda prioriterad kö där resor och utgifter väntar sida vid sida med arbetstider och semestrar. Kön fungerar med samma logik oavsett vad raden gäller – se Godkänn arbetstider.
En ändring av resans status gäller även dess utgifter. Du behandlar inte resan och dess utgifter separat: när resan flyttas från en status till en annan flyttas dess utgifter med. Kontrollera alltså raderna före beslutet, inte efter.
Massgodkännande gäller bara resor och utgifter som inte har anmärkningar. En rad med en anmärkning blir alltid kvar för behandling en och en.
När godkännande i två steg är i bruk
Godkännande i två steg är av som standard. Då godkänner du en inskickad resa direkt.
Om arbetsgivaren har tagit i bruk inställningen Godkännande i två steg måste resan först sakgranskas och först därefter godkännas. Godkännande utan sakgranskning går inte – ordningen är tvingande.
- Sakgranskaren kan inte vara resenären själv. Din egen resa kan du inte sakgranska, även om du är chef.
- Sakgranskning går bara för en inskickad resa. Ett utkast granskas inte.
Exportera underlaget till löneräkningen
Rapporter → Löneunderlag → Resor och utgifter → Rese- och utgiftsexport.
Formaten är två: Lemonsoft (reseräknings-CSV) och en allmän lönedels-CSV. Varningarna berättar om personnummer eller lönedel saknas eller om det valda formatet inte innehåller kvitton. Läs varningarna före exporten. Se Exportera löneunderlag.
Ställ in utläggstyperna
Inställningarna för utläggstyper finns under Inställningar → Resor och utlägg → Utlägg. Där finns Ersättningstabeller och Utläggstyper.
För en utläggstyp definieras Kod, Lönedel, Inkomstslag, Bokföringskonto, Moms och Skattebehandling i exporten. Den sista avgör hur raden syns i underlaget: Skattefri ersättning, Skattepliktig ersättning eller Anmäls inte.
Fyll i lönedelen och inkomstslaget före den första exporten.
Om något går fel
| Situation | Vad du ser | Vad du gör |
|---|---|---|
| Godkännandet går inte | Resan har statusen Inskickad | Godkännande i två steg är i bruk. Sakgranska resan först, godkänn sedan. |
| Du kan inte sakgranska resan | Resan är din egen | Sakgranskaren kan inte vara resenären själv. Be någon annan granska. |
| Sakgranskningen går inte | Resan är ett Utkast | Bara en inskickad resa kan sakgranskas. Medarbetaren skickar in den först. |
| Massgodkännandet hoppade över rader | En del rader blev kvar i kön | De har anmärkningar. Behandla dem en och en. |
| Exporten varnar | Personnummer eller lönedel saknas | Komplettera den saknade uppgiften och exportera på nytt. |
| Kvittona saknas i underlaget | En varning om formatet | Det valda formatet innehåller inte kvitton. Leverera kvittona separat om löneräkningen behöver dem. |