Öppna Godkännanden. Reseräkningar och enskilda utlägg finns i den gemensamma godkännandekön och i de separata vyerna Resor och Utlägg. Du ser de registreringar som du har rätt att behandla.
Kontrollera uppgifterna före beslutet
Öppna reseräkningen eller utlägget och kontrollera de uppgifter som är relevanta:
- syftet med resan eller inköpet och datumen
- resans klockslag, länder, måltider och logi
- utläggsrader, kvitton, belopp och momsspecifikation
- körningarnas rutter, syfte, kilometer och fordon
- projekt, övrig kostnadsfördelning och utlägg som ska faktureras kunden
- beloppet som ska ersättas till den anställda och eventuella anmärkningar.
Utlägg som betalats med arbetsgivarens kort ersätts inte till den anställda. Om uppgifterna är bristfälliga, välj Returnera och förklara vad som behöver rättas. Välj annars Godkänn när de nödvändiga kontrollerna är gjorda.
Resan och dess utlägg behandlas tillsammans. Resans utläggsrader sakgranskas eller godkänns inte separat i utläggskön.
Godkännande i ett eller två steg?
Vanligen kan en inskickad registrering godkännas direkt. Om godkännande i två steg används måste både reseräkningar och enskilda utlägg först sakgranskas:
- En person med rätt att sakgranska kontrollerar registreringen och väljer Sakgranska.
- Godkännaren kontrollerar reseräkningen eller utlägget och väljer Godkänn.
Du kan inte sakgranska din egen reseräkning eller ditt eget utlägg. Ett utkast kan inte heller granskas: den anställda måste först skicka in det.
Arbetsgivaren kan också använda automatiskt godkännande för mindre utlägg. Ett enskilt utlägg som uppfyller villkoren kan då godkännas redan när det skickas in.
Behandla flera registreringar samtidigt
Den gemensamma godkännandekön erbjuder bara lämpliga registreringar för massgodkännande. Om en rad inte kan väljas, öppna den och kontrollera vad som krävs för behandlingen.
I vyn Utlägg kan du välja flera rader för godkännande eller sakgranskning utifrån deras status och dina behörigheter. Kontrollera även anmärkningarna för de valda utläggen. Att en rad kan väljas betyder inte att uppgifterna är korrekta.
Kontrollera resultatet efteråt. Eventuella misslyckade åtgärder behöver hanteras separat.
Korrigera kostnadsfördelningen eller returnera registreringen
För ett enskilt inskickat eller sakgranskat utlägg kan du ändra projekt och fakturerbarhet utan att returnera det, om du har rätt behörighet. Utläggets belopp och kvitton ändras inte.
Om korrigeringen gäller exempelvis beloppet eller resans klockslag, returnera registreringen till den anställda. Även en godkänd registrering kan returneras om den inte har låsts för export eller fakturering. Kom överens med löneadministrationen eller faktureringen om hur redan exporterade eller fakturerade uppgifter ska korrigeras.
Kontrollera exportinställningarna
Administratören anger utläggstyper under Inställningar → Fakturering och priser → Utlägg. Kontrollera nödvändiga lönearter, inkomstslag, bokföringskonton och skattebehandling före den första exporten. Kontrollera också att de anställdas anställningsnummer motsvarar uppgifterna i det mottagande systemet.
Löneunderlag → Reseunderlag samlar godkända uppgifter som ännu inte har exporterats. Välj period och exportmål, kontrollera förhandsgranskningen och anmärkningarna och skapa en exportsats. Ladda ner eller leverera filen med den exportmetod som används. Se Exportera reseunderlaget.
Filformaten innehåller inte samma uppgifter. Lemonsofts reseräknings-CSV saknar exempelvis kvittobaserade utläggsrader och nattresepenning, medan den allmänna löneart-CSV:n innehåller dem. Uppgifter om utlägg och själva kvittobilagorna är olika saker: en CSV-fil innehåller inte kvittobilder.
När exportsatsen skapas låses registreringarna som ingår. Varken godkännandet eller exporten betalar ut ersättningarna. Kom överens med löneadministrationen om leveransen av underlaget och eventuella verifikationer som behövs separat.