Matkalaskuun kokoat työmatkan tiedot, päivärahat, kulut ja ajot. Avaa Matkat ja kulut. Voit rajata listan matkoihin, kuluihin tai ajoihin sekä etsiä kirjauksia ajanjakson ja käsittelytilan perusteella.
Kirjaa matkan perustiedot
- Valitse Uusi matka.
- Anna kohde, matkan tarkoitus ja matkustamistapa.
- Merkitse alku- ja loppupäivä sekä kellonajat. Matkan kesto vaikuttaa päivärahojen laskentaan.
- Valitse kotimaan- tai ulkomaanmatka. Ulkomaanmatkalle valitaan myös maa.
- Valitse tarvittaessa projekti ja muut pyydetyt kohdistukset. Luo matka.
Matka tallentuu luonnokseksi. Voit täydentää sen tiedot ennen lähettämistä.
Tarkista päivärahat ja ulkomaanmatkan maat
Kelomo laskee päivärahat matkan keston, maiden ja käytössä olevan korvaustaulukon perusteella. Tarkista matkavuorokausien tiedot ja korvauserittely. Päivärahoja ei tarvitse lisätä kuluriveiksi.
Merkitse matkavuorokausille ilmaiset ateriat sekä työnantajan järjestämä tai korvaama majoitus. Noudata aterioiden kohdalla lomakkeen ohjetta: kotimaan- ja ulkomaanmatkan käsittely voi erota. Yömatkaraha on erillinen valinta, ei päivärahan vaihtoehto. Valitse se vain, jos korvauksen edellytykset täyttyvät.
Jos ulkomaanmatka sisältää useita maita, täydennä Reitti ja maat. Lisää rajanylitykset saapumisaikoineen ja tarkista, minkä maan mukaan kunkin matkavuorokauden päiväraha lasketaan. Jos olet valinnut päivän maan käsin, se ei enää päivity reitin perusteella ennen automaattisen valinnan palauttamista.
Korvauksen määrä voi riippua myös työnantajan asetuksista. Jos summa näyttää väärältä, tarkista ensin kellonajat, maat ja ateriavähennykset.
Lisää matkan kulut ja ajot
Valitse Lisää kulukirjaus:
- Liitä kululle kuitti ja tarkista summa, ALV, maksutapa sekä kuvaus.
- Kirjaa ajolle reitti, tarkoitus ja kilometrit. Tarkempi ohje on Ajopäiväkirja.
Ulkomaanmatkan kululle voit merkitä myös alkuperäisen valuutan ja summan. Tarkista silti euromäärä: alkuperäisen summan tallentaminen ei korvaa sitä.
Matkan projekti toimii oletuksena. Tarkista kohdistukset, jos eri matkapäivät tai kulut kuuluvat eri projekteille. Älä kirjaa samaa kulua tai ajoa uudelleen erillisenä kirjauksena.
Lähetä valmis matkalasku
Tarkista koko matkalasku ja valitse Lähetä hyväksyttäväksi. Lähettämällä vahvistat tietojen oikeellisuuden ja sen, että matka liittyy työtehtäviin.
Matka ja sen kulut käsitellään yhdessä. Jos käytössä on kaksiportainen hyväksyntä, matkalasku asiatarkastetaan ennen hyväksymistä. Näet käsittelyn etenemisen matkan tiedoista.
Hyväksyntä ei vielä tarkoita, että korvaus on maksettu. Viety palkkaan kertoo tietojen sisältyvän palkka-aineistoon. Maksuaikataulu määräytyy työnantajan käytännön mukaan.
Voit ladata matkalaskun PDF-tiedostona matkan tiedoista valitsemalla Matkalasku (PDF).
Korjaa matkalaskua
Lähetetyn tai asiatarkastetun matkan voit palauttaa itse luonnokseksi valitsemalla Avaa uudelleen, jos matkaa ei ole lukittu. Korjaa tiedot ja lähetä matka uudelleen; aiempi asiatarkastus ei jää voimaan.
Jos esihenkilö palauttaa matkalaskun, lue palautuksen syy ja tee pyydetyt korjaukset. Jo hyväksytyn matkan korjaamisesta on sovittava käsittelijän kanssa. Palkka-aineistoon viety tai laskutukseen lukittu matka voi edellyttää myös vienti- tai laskutuserän käsittelyä.
Jos jokin toiminto puuttuu, kysy pääkäyttäjältä, onko se käytössä ja kuuluuko se oikeuksiisi.