Kirjaa yksittäinen kulu Matkat ja kulut -sivulla, kun se ei liity matkalaskuun. Tällainen kulu voi olla esimerkiksi itse maksamasi tarvikehankinta. Kulut-suodattimella näet listalta pelkät kulut.
Jos kulu kuuluu työmatkaan, lisää se matkalaskulle. Silloin se käsitellään matkan mukana eikä erillisenä kuluna.
Lisää kulu ja kuitti
- Valitse Uusi kulu.
- Lisää kuitti JPG-, PNG- tai PDF-tiedostona. Jos kuittien tunnistus on käytössä, Kelomo voi täyttää tietoja kuitista. Tarkista ne aina.
- Valitse kululaji ja anna summa euroina.
- Tarkista ALV. Jos kuitissa on useita verokantoja, käytä Erittely-valintaa ja jaa summa verokannoittain.
- Valitse maksutavaksi Omat rahat tai Työnantajan kortti.
- Kirjoita lyhyt kuvaus siitä, mitä hankit ja mihin tarkoitukseen. Tarkista päivämäärä, projekti ja muut pyydetyt kohdistukset.
- Valitse Tallenna tai Tallenna ja lisää uusi, jos kirjattavaa on enemmän.
Kulu tallentuu luonnokseksi. Työnantajan kortilla maksettua kulua ei merkitä sinulle korvattavaksi. Itse maksamasi kulun korvattavuus riippuu kululajista ja työnantajan asetuksista.
Voit aloittaa kirjauksen myös vetämällä kuittitiedoston suoraan listan päälle. Jos sivulla näkyy kuittien sähköpostiosoite, voit lähettää kuitin siihen. Tarkista näin syntynyt luonnos ja lähetä se erikseen hyväksyttäväksi.
Lähetä kulu hyväksyttäväksi
Valitse kulun riviltä Lähetä hyväksyttäväksi. Useita luonnoksia voit lähettää kerralla valitsemalla rivit ja Lähetä valitut.
Työnantajan asetukset määräävät, tarvitaanko ennen hyväksyntää erillinen asiatarkastus. Pieni kulu voidaan myös hyväksyä automaattisesti, jos työnantaja on ottanut toiminnon käyttöön ja kulu täyttää sen ehdot.
Huomautus kertoo esimerkiksi puuttuvasta kuitista tai projektista, ylittyneestä kulurajasta tai mahdollisesta kaksoiskirjauksesta. Korjaa puutteet ennen lähettämistä. Osa huomautuksista voi estää lähetyksen työnantajan asetusten perusteella.
Täydennä kuittia tai korjaa tietoja
Kuitin voi lisätä luonnokseen sekä lähetettyyn tai asiatarkastettuun kuluun Lisää kuitti -toiminnolla. Hyväksyttyyn tai vientiin lukittuun kuluun sitä ei voi enää lisätä. Kuitin poistaminen onnistuu vain luonnoksesta.
Jos summassa, maksutavassa tai muissa tiedoissa on virhe, valitse Avaa uudelleen. Lähetetty tai asiatarkastettu kulu palaa luonnokseksi, jos sitä ei ole lukittu. Korjaa tiedot ja lähetä uudelleen.
Palautetusta kulusta näet käsittelijän perustelun. Tee pyydetyt korjaukset ennen uutta lähetystä. Jo hyväksytyn kulun korjaamisesta on sovittava käsittelijän kanssa.
Seuraa korvauksen käsittelyä
Hyväksytty tarkoittaa, että kulu on hyväksytty, ei että se olisi maksettu. Viety palkkaan kertoo kulun sisältyvän palkka-aineistoon. Työnantajasi osaa kertoa, milloin korvaus maksetaan.
Jos kulua ei löydy, tarkista listan ajanjakso ja suodattimet. Matkalaskuun liitetty kulu löytyy kyseisen matkan tiedoista.