En kontaktperson är någon du har kontakt med hos kunden. Lägg till och redigera kontaktpersoner i kundkortets avsnitt Kontaktpersoner. Uppgifterna används i offerter, affärer och e-post. Avsnittet ingår i CRM-tillägget.
Kontaktuppgifterna är personuppgifter som din organisation är personuppgiftsansvarig för. Se GDPR: begäranden om uppgifter, förvaring och radering.
Lägg till en kontaktperson
- Öppna kundkortet och välj Lägg till kontaktperson.
- Ange Förnamn och Efternamn. E-post och Telefon är valfria.
- Fyll vid behov i organisationens egna fält under Tilläggsuppgifter. Se Egna fält.
- Spara.
När du redigerar en kontaktperson tas det tidigare värdet bort om du tömmer fältet.
Primär kontaktperson
Kunden kan ha en primär kontaktperson. Personen väljs som standard i offerter och affärer och visas först i kontaktlistan. Gör valet med kryssrutan i formuläret eller med Ange som primär i radens ⋯-meny.
Skicka e-post
Välj Skicka e-post på kontaktpersonens rad. Om din brevlåda är ansluten kan du skriva och skicka meddelandet i Kelomo. Det sparas på kundens tidslinje. Annars öppnar knappen ditt e-postprogram med mottagarens adress ifylld.
Exportera kontaktpersonens uppgifter
Välj Ladda ner JSON i radens ⋯-meny för att ladda ner en JSON-fil som underlag för en begäran om uppgifter. Kontrollera innehållet och eventuella personuppgifter på andra ställen innan du svarar. Din organisation ansvarar för att hantera begäran.
Anonymisera en kontaktperson
Anonymiseringen går inte att ångra. Kontrollera att du har valt rätt kontaktperson innan du bekräftar.
Välj Anonymisera i radens ⋯-meny. Funktionen tömmer kontaktpersonens uppgifter, bland annat namn, e-postadress, telefonnummer, titel, egna fält och personliga anteckningar. Även relaterad e-post raderas. Namnet ersätts med Anonymiserad kontaktperson. Kopplingarna i offerter, affärer och historik bevaras.
Anonymiseringen tar inte bort personens namn ur alla fritexter. Till exempel aktiviteternas rubriker och anteckningar kan fortfarande innehålla personuppgifter. Kontrollera dem separat och radera vid behov personuppgifterna manuellt.
Ta bort en felaktig kontaktperson
Permanent borttagning passar för att rätta misstag, till exempel om en kontaktperson har skapats två gånger av misstag. Borttagningen går inte att ångra.
En kontaktperson med historik kan inte tas bort. Om du vill radera personuppgifterna använder du anonymisering och granskar även fritexterna enligt anvisningarna ovan.
Felsökning
- Den primära kontaktpersonen uppdaterades bara delvis. Välj primär kontaktperson på nytt i radens ⋯-meny.
- Någon annan har redigerat kontaktpersonen. Uppdatera sidan och gör ändringen på nytt.
- Ett anonymiserat namn syns fortfarande i en aktivitet. Redigera aktivitetens rubrik eller anteckning manuellt.