Kundregistret

Kundregistret är den gemensamma kundlistan för försäljning, projekt och fakturering. Det öppnas från huvudmenyn under Kunder. Samma kund används i offerter, projekt och på fakturor, så uppgifterna fylls i på ett ställe.

Lägg till en kund

1. Välj Ny kund, ange namnet och en Kod. Koden ges bara när kunden skapas och går inte att byta i efterhand – importer och exporter känner igen kunden på den.
2. Fyll i fältet FO-nummer (i formen 1234567-8). För att ändra det efter att kunden har sparats krävs faktureringsbehörighet eller rollen administratör.
3. Hämta från YTJ fyller i namnet och postadressen från handelsregistret utifrån FO-numret. Hämtningen ersätter redan ifyllda fält och bekräftas separat. Knappen ingår i CRM-tillägget.
4. Du kan välja Kundansvarig redan när kunden skapas; senare byts den på kundkortet.
5. Spara.

När du har sparat visas ett meddelande om registret redan har en kund med samma namn eller samma FO-nummer. Den som har faktureringsrättighet får en varning om ett befintligt FO-nummer redan när uppgifterna fylls i – namnet jämförs inte före sparandet. Varningen hindrar inte att kunden sparas: samma kund kan med goda skäl finnas i registret två gånger, till exempel som två verksamhetsställen.

Kunden kan också skapas direkt när du gör en offert eller ett projekt; uppgifterna kan kompletteras i registret senare.

Faktureringsuppgifter

Faktureringsuppgifterna visas för den som har faktureringsbehörighet eller rollen administratör. Du kan spara följande faktureringsuppgifter för kunden:

• E-fakturaadress och förmedlarkod. Knappen Sök e-fakturaadress hämtar adressen från operatörens register med FO-numret. Knappen är tillgänglig när en e-fakturaoperatör har tagits i bruk.
• Leveranssätt: e-faktura, e-post eller skickad utanför Kelomo. E-postleverans använder adressen i Faktureringsadress (e-post). Om du lämnar fältet tomt väljs leveranssättet när fakturan skickas, utifrån sparade kontaktuppgifter.
• Betalningsvillkor eller Betalningstid (dagar), Fakturans språk och Beställarens referens, som förifylls på kundens fakturor.
• Fast referens: samma referens på alla fakturor till den här kunden. En fast referens identifierar inte en enskild faktura, så en inkommande betalning riktas till kundens äldsta öppna faktura. Lämna fältet tomt om varje faktura ska få en egen referens.
• Fakturareferens, som följer med till exporten av faktureringsmaterial, och Faktureringsanvisningar, som är interna anteckningar och inte visas på fakturan.
• Momsbehandling: normal, omvänd momsskyldighet inom byggbranschen eller momsfri försäljning. Omvänd momsskyldighet nollställer fakturaradernas momssats och kräver ett momsnummer.
• Faktureringsavrundning (min): fakturerbara minuter avrundas uppåt till nästa hela intervall, till exempel 15 eller 30 minuter.

Kundkortet

En rad i registret öppnar kundkortet, där försäljning, projekt och fakturering samlas:

• Kundansvarig. Högst upp på kortet väljs kundansvarig (Byt kundansvarig). Registret kan avgränsas enligt kundansvarig.
• Taggar. En fri indelning som registret filtreras med – till exempel bransch eller typ av kundrelation. Taggarna underhålls i CRM-inställningarna.
• Kontaktpersoner. Se Kontaktpersoner.
• Tilläggsuppgifter. Organisationens egna fält på kunden; se Egna fält.
• Tidslinje. Aktiviteter, offerter, projekt och fakturor i tidsordning. Avgränsa tidslinjen visar bara den valda sorten.
• Betalningsbeteende. Den genomsnittliga betalningstiden utifrån de senaste 12 månadernas betalningar. Om inga betalningar har registrerats på fakturorna visas ingen betalningstid.

Kundansvarig, taggar och tidslinjen ingår i CRM-tillägget.

Exportera registret

Exportera → Ladda ner CSV högst upp i registret exporterar den synliga listan till filen kunder.csv med de aktuella filtren. Exporten omfattar högst 1000 rader. Om gränsen nås visas ett meddelande. Begränsa då listan med filter.

Du kan också importera kunder från en CSV-fil. Se Importera data.

Inaktivera eller ta bort en kund

En kund som inte längre är aktuell inaktiveras: den försvinner ur nya val och kan aktiveras på nytt. Inaktiveringen bevarar de offerter, projekt och fakturor som hänvisar till kunden. En kund som skapats av misstag och som ingenting hänvisar till kan tas bort helt.

Dubblettkunder

Kelomo går igenom registret och letar efter kundpar som ser ut att vara samma kund – grunden är samma FO-nummer eller samma namn. Avsnittet ingår i CRM-tillägget och syns för den som har rollen administratör eller CRM:s administratörsrättighet.

Öppna listan över möjliga dubbletter på något av följande sätt:

• Om möjliga dubbletter hittas visas ett meddelande ovanför registret, till exempel “2 möjliga dubbletter i registret”. Knappen Granska öppnar listan.
• Du kan också välja Dubbletter i kundregistret i ⋯-menyn vid rubriken. Den direkta adressen är /customers/duplicates.

I listan öppnar Granska och slå ihop kundens sida, där du väljer vilken kund som blir kvar och före bekräftelsen ser vad som flyttas: kontaktpersoner, affärer, offerter, projekt, taggar och historik. Om samma namn eller FO-nummer finns på ett stort antal kunder visas ett separat meddelande i stället för alla kundpar. Granska dessa kunder separat.