Asiakasrekisteri

Asiakasrekisteri on myynnin, projektien ja laskutuksen yhteinen asiakasluettelo. Se avautuu päävalikon kohdasta Asiakkaat. Sama asiakas on käytössä tarjouksissa, projekteissa ja laskuilla, joten tiedot täytetään yhteen paikkaan.

Lisää asiakas

1. Valitse Uusi asiakas, anna nimi ja Koodi. Koodi annetaan vain luontihetkellä, eikä sitä voi vaihtaa jälkeenpäin – tuonnit ja viennit tunnistavat asiakkaan sillä.
2. Syötä Y-tunnus (muodossa 1234567-8). Sen muuttaminen tallennuksen jälkeen vaatii laskutusoikeuden tai pääkäyttäjän roolin.
3. Hae YTJ:stä täyttää nimen ja postiosoitteen kaupparekisteristä Y-tunnuksella. Haku korvaa jo täytetyt kentät, ja korvaus vahvistetaan erikseen. Painike kuuluu CRM-lisäosaan.
4. Voit täyttää kentän Asiakasvastaava jo luontihetkellä; myöhemmin se vaihdetaan asiakaskortilta.
5. Tallenna.

Tallennuksen jälkeen näet huomautuksen, jos rekisterissä on jo samanniminen tai saman Y-tunnuksen asiakas. Jos sinulla on laskutusoikeus, samasta Y-tunnuksesta huomautetaan jo tietoa syöttäessäsi – nimeä ei verrata ennen tallennusta. Huomautus ei estä tallennusta: sama asiakas voi perustellusti olla rekisterissä kahdesti, esimerkiksi kahtena toimipisteenä.

Asiakkaan voi luoda myös suoraan tarjousta tai projektia tehdessä; tietoja voi täydentää rekisterissä myöhemmin.

Laskutustiedot

Laskutustiedot näkyvät käyttäjille, joilla on laskutusoikeus tai pääkäyttäjän rooli. Laskutusta varten asiakkaalle tallennetaan:

• Verkkolaskuosoite ja välittäjätunnus. Painike Hae verkkolaskuosoite hakee osoitteen operaattorin rekisteristä Y-tunnuksella. Painike on käytössä, kun verkkolaskuoperaattori on otettu käyttöön.
• Toimitustapa: verkkolasku, sähköposti tai itse toimitettu. Sähköpostitoimitus käyttää Laskutussähköposti-osoitetta. Jos jätät toimitustavan valitsematta, se valitaan lähetyshetkellä tallennettujen yhteystietojen perusteella.
• Maksuehto tai Maksuaika (päivää), Laskun kieli ja Tilaajan viite, jotka esitäytetään asiakkaan laskuille.
• Vakioviite: sama viite kaikilla tämän asiakkaan laskuilla. Vakioviite ei yksilöi yhtä laskua, joten saapuva suoritus kohdistuu asiakkaan vanhimpaan avoimeen laskuun. Jos jätät kentän tyhjäksi, jokainen lasku saa oman viitteensä.
• Laskuviite, joka sisältyy laskutusaineiston vientiin, ja Laskutusohjeet, jotka ovat sisäisiä muistiinpanoja eivätkä näy laskulla.
• ALV-käsittely: normaali, rakentamisen käännetty verovelvollisuus tai veroton myynti. Käännetty verovelvollisuus nollaa laskurivien verokannan ja vaatii kentän ALV-numero.
• Laskutuspyöristys (min): laskutettavat minuutit pyöristetään ylöspäin valitsemasi jakson mukaan, esimerkiksi seuraavaan täyteen 15 tai 30 minuuttiin.

Asiakaskortti

Rekisterin rivi avaa asiakaskortin, johon myynnin, projektien ja laskutuksen tiedot on koottu:

• Asiakasvastaava. Kortin ylälaidasta valitaan asiakasvastaava (Vaihda asiakasvastaava). Rekisterin voi rajata asiakasvastaavan mukaan.
• Tagit. Vapaa luokittelu, jolla rekisteriä suodatetaan – esimerkiksi toimiala tai asiakkuuden laji. Tagit ylläpidetään CRM-asetuksissa.
• Yhteyshenkilöt. Katso Yhteyshenkilöt.
• Lisätiedot. Organisaation omat kentät asiakkaalla; katso Omat kentät.
• Aikajana. Aktiviteetit, tarjoukset, projektit ja laskut aikajärjestyksessä. Rajaa aikajanaa näyttää vain valitun lajin.
• Maksukäyttäytyminen. Keskimääräinen maksuaika viimeisten 12 kuukauden suorituksista. Jos laskuille ei ole kirjattu maksuja, maksuaikaa ei näytetä.

Asiakasvastaava, tagit ja aikajana kuuluvat CRM-lisäosaan.

Vie rekisteri

Rekisterin yläreunan Vie → Lataa CSV vie näkyvän listan tiedostoon asiakkaat.csv suodattimet huomioiden. Vienti rajautuu tuhanteen riviin, mistä näytetään erillinen ilmoitus. Rajaa rekisteriä suodattimilla, jos rivejä on enemmän.

Voit myös tuoda asiakkaita CSV-tiedostosta. Katso Tietojen tuonti.

Passivoi tai poista asiakas

Asiakas, jonka kanssa ei enää asioida, passivoidaan: se poistuu uusista valinnoista, ja sen voi aktivoida uudelleen. Passivointi säilyttää tarjoukset, projektit ja laskut, jotka viittaavat asiakkaaseen. Vahingossa perustetun asiakkaan, johon mikään ei vielä viittaa, voi poistaa kokonaan.

Päällekkäiset asiakkaat

Kelomo käy rekisterin läpi ja etsii asiakaspareja, jotka näyttävät olevan sama asiakas – peruste on sama Y-tunnus tai sama nimi. Osio kuuluu CRM-lisäosaan, ja sen näkee pääkäyttäjän tai CRM:n ylläpito-oikeuden haltija.

Avaa päällekkäisten asiakkaiden lista jommallakummalla tavalla:

• Jos mahdollisia päällekkäisyyksiä löytyy, rekisterin yläpuolelle tulee huomautus, esimerkiksi “2 mahdollista päällekkäisyyttä rekisterissä”. Sen painike Tarkista avaa listan.
• Voit avata listan myös otsikkorivin ⋯-valikon kohdasta Päällekkäiset asiakkaat. Suora osoite on /customers/duplicates.

Listalta Tarkista ja yhdistä avaa asiakkaan sivun, jossa valitset säilyvän asiakkaan ja näet ennen vahvistusta, mitä siirtyy: yhteyshenkilöt, myyntimahdollisuudet, tarjoukset, projektit, tagit ja historia. Jos sama nimi tai Y-tunnus toistuu hyvin monella asiakkaalla, siitä ilmoitetaan erikseen eikä kaikkia asiakaspareja listata. Tarkista tällaiset asiakkaat erikseen.