Avaa Raportit. Raportit on ryhmitelty aiheittain, ja hakukentällä löydät niitä nimen tai kuvauksen perusteella. Näet käyttöoikeuksiesi ja organisaation käytössä olevien ominaisuuksien mukaiset raportit.
Jos et tiedä, minkä raportin tarvitset, katso raporttien hakemisto.
Muodosta ja lataa raportti
- Valitse raportti.
- Tarkista jakso tai tilannepäivä. Rajaa tarvittaessa henkilö, henkilöstöryhmä, yksikkö tai projekti raportin tarjoamilla valinnoilla.
- Tarkista sisältö ja mahdolliset huomautukset puuttuvista tiedoista.
- Lataa raportti haluamaasi saatavilla olevaan muotoon.
Tiedostomuodot vaihtelevat raportin mukaan. Monista raporteista saa PDF-, Excel- ja CSV-tiedoston, mutta esimerkiksi työajan seurannan taulukon tiedostovienti on CSV-muodossa. Käytettävissä olevat muodot näkyvät raportin kohdalla.
Tarkista myös lukujen peruste. Vahvistamattomat päivät voivat puuttua työaikaraportin laskelmista. Palkkakauden raportti perustuu valitun vientierän tallennettuun laskelmaan; nykyisiä kirjauksia näyttävä raportti voi siksi poiketa siitä.
Tallenna usein käyttämäsi näkymä
Kun raporttisivulla on Tallenna näkymä -painike, voit tallentaa näkymän nimellä. Se löytyy myöhemmin Raportit-sivun Tallennetut näkymät -osiosta.
Tallennettu näkymä on oikopolku raporttiin, ei arkistoitu kopio sen tiedoista. Tarkista rajaukset ja erityisesti päivämäärät, kun avaat sen uudelleen. Jos tarvitset myöhemmin täsmälleen saman raportin, säilytä ladattu tiedosto.
Ajasta raportti sähköpostiin
Avaa käyttäjävalikosta Omat ajastukset ja valitse Ajasta raportti.
- Valitse Raportti. Lista näyttää raportit, jotka voit ajastaa.
- Valitse mahdollinen ryhmärajaus ja Muoto.
- Valitse Toistuvuus: Päivittäin, Viikoittain tai Kuukausittain.
- Valitse viikoittaiselle raportille Viikonpäivä tai kuukausittaiselle Kuukauden päivä. Aseta myös Kello. Lähetysaika määräytyy organisaation aikavyöhykkeen mukaan.
- Tarkista mahdolliset lisävastaanottajat ja tallenna ajastus.
Jaksoon perustuva raportti käsittelee tavallisesti edellisen päättyneen päivän, kalenteriviikon tai kalenterikuukauden. Esimerkiksi maanantaina lähetettävä viikkoraportti koskee edellistä maanantain ja sunnuntain välistä aikaa. Kaikki raportit eivät kuitenkaan käytä tätä aikaväliä: esimerkiksi saldoraportilla voi olla tilannepäivä ja vuosilomakirjanpidolla lomavuosi. Tarkista raportin oma ajanjakso.
Vastaanottajat ja tietojen näkyvyys
Raportti toimitetaan ajastuksen tekijän sähköpostiin liitteenä. Sisältö määräytyy hänen lähetyshetken käyttöoikeuksiensa mukaan.
Pääkäyttäjä ja palkanlaskennan roolissa toimiva käyttäjä voivat lisätä Lisävastaanottajat-kenttään enintään viisi osoitetta. Vastaanottajat saavat raportin tiedot liitteenä, joten lisää vain henkilöitä, joille ne on tarkoitettu. Vastaanottajaksi lisääminen ei anna käyttöoikeutta itse sovellukseen.
Poissaoloraportin ja henkilöstöraportin lisävastaanottajien pitää olla organisaation aktiivisia käyttäjiä. Näitä raportteja ei voi ajastaa ulkopuoliseen osoitteeseen.
Muuta ajastusta tai selvitä toimitusongelma
Ajastettujen raporttien sivulla voit muokata ajastusta, keskeyttää toimitukset ja jatkaa niitä myöhemmin. Ajastuksen poistaminen lopettaa tulevat toimitukset, mutta ei poista aiemmin lähetettyjä raportteja.
Jos raportti ei saavu, tarkista ajastuksen tila ja mahdollinen toimitusvirhe. Varmista myös, että ajastuksen tekijän tili on aktiivinen ja hänellä on yhä oikeus raporttiin. Jos sähköpostitoimitus ei ole käytettävissä, sivulla näkyy siitä ilmoitus. Raportin voi tarvittaessa muodostaa ja ladata käsin.