Om du skapar fakturorna i ett annat system kan du sammanställa faktureringsunderlaget i Kelomo och exportera det dit. Öppna Fakturering → Faktureringsunderlag.
Granska faktureringsunderlaget
Välj en period för att se fakturerbara timmar, utlägg, dagtraktamenten och betalningsposter med belopp. Innan du skapar en sats kan du välja bort rader eller ändra antalet fakturerbara timmar. Ange en motivering för varje ändring. Raden visar både arbetade och fakturerbara timmar.
Vyn visar brister som hindrar faktureringen, till exempel en saknad kund, ett försäljningspris eller en avtalssumma för ett fastprisprojekt. Vid direkt överföring kontrolleras också kundnummer och produktkoder.
Ställ in ett exportmål
Öppna Inställningar → Fakturering och priser → Faktureringens mål och välj Nytt exportmål. Ange:
- System: generisk CSV, Lemonsoft CSV, Lemonsoft (JSON), Netvisor XML, Finvoice 3.0, Fennoa (Finvoice) eller Procountor (Finvoice).
- Fakturarader: gruppering av timmar efter projekt, fas, uppgift, person eller dag.
- Leverans: filnedladdning, direkt överföring till Netvisor eller direkt överföring till Lemonsoft.
- Produktmotsvarigheter: målsystemets produkt- och momskoder för olika registrerings- och utgiftstyper.
Direkt överföring till Netvisor använder Netvisor XML och överföring till Lemonsoft använder Lemonsoft (JSON). Lemonsoft CSV är ett format för filnedladdning.
Anslutning och anslutningstest
Direkt överföring använder en anslutning som skapas på sidan Inställningar → Integrationer → Anslutningar. Netvisor kräver användar-ID (Customer ID), användarnyckel och FO-nummer. Lemonsoft kräver användarnamn, lösenord, databas och API-nyckel. Uppgifterna lagras krypterade.
Spara och välj Testa anslutningen. Testet kontrollerar anslutningen och uppgifterna utan att skapa en faktura i målsystemet. Välj sedan anslutningen på exportmålets flik Leverans under Anslutning.
Kundnummer
På exportmålets flik Kundnummer anger du kundens nummer i målsystemet. Om fältet är tomt används Kelomos kundkod i exporten.
Lemonsoft kräver ett kundnummer som är ett heltal. Om Kelomos kundkod innehåller bokstäver anger du ett separat Lemonsoft-nummer. Sändningen stoppas om numret är ogiltigt, och felmeddelandet visar vilka kunder som behöver korrigeras.
Skapa och skicka en sats
Skapa faktureringssats reserverar de valda raderna så att samma arbete inte tas med i en annan sats. Ladda ner satsen som en fil eller skicka den direkt till exportmålet. Före en direkt överföring visar Kelomo antalet fakturor och ber om bekräftelse.
Om du avbryter en sats som ännu inte har skickats blir raderna tillgängliga för fakturering igen.
Följ överföringen
Direkta överföringar har följande statusar:
| Status | Betydelse |
|---|---|
| Skapad | Satsen är klar att skickas. |
| Skickas | Överföringen pågår. |
| Skickad | Alla fakturor i satsen har överförts. |
| Delvis skickad | Vissa fakturor har överförts, men inte alla. |
| Sändningen misslyckades | Ingen faktura har registrerats som överförd. |
Leveransuppgifterna visar kund, status, eventuellt fel och målsystemets faktura-ID för varje faktura. Använd ID:t för att hitta fakturan i Netvisor eller Lemonsoft.
Försöka igen eller skicka hela satsen igen?
Försök igen fortsätter överföringen av de fakturor som misslyckades. Fakturor som redan har överförts skickas inte igen. Använd detta när en del av satsen inte kunde överföras och åtgärda först de angivna felen.
Skicka igen skickar hela satsen, även tidigare överförda fakturor. Kelomo ber om bekräftelse och en motivering som sparas i loggen.
Om hela satsen skickas på nytt kan dubbletter av fakturorna skapas. Kontrollera fakturorna i målsystemet innan du bekräftar. Om resultatet av ett tidigare försök är oklart ska du reda ut det först.
I Lemonsoft innehåller fakturareferensen Kelomos identifierare
batch:kund, som du kan använda för att hitta möjliga dubbletter.
Hantera fakturorna i målsystemet
Målsystemet tilldelar fakturanummer. Där granskar du fakturorna, skickar dem till kunderna, följer betalningar och skapar eventuella kreditfakturor. Kelomo visar överföringens status, inte reskontran för de exporterade fakturorna.
Fakturor som exporteras till Netvisor skapas som standard för granskning före sändning. Med en inställning på exportmålet kan de i stället skapas direkt som öppna.
Testa före användning i produktion
- Skapa en anslutning, välj Testa anslutningen och koppla anslutningen till exportmålet.
- Fyll i produkt- och momsmotsvarigheter samt den första kundens kundnummer.
- Skapa och skicka en sats med en kund och en fakturarad.
- Kontrollera kund, produktrad, mängd, enhetspris, moms, totalsumma och förfallodag i målsystemet innan fakturan skickas till kunden.