Jos teet laskut toisessa järjestelmässä, voit koota laskutettavan työn Kelomossa ja viedä aineiston sinne. Avaa Laskutus → Laskutusaineisto.
Tarkista laskutettava aineisto
Valitse jakso. Näet laskutettavat tunnit, kulut, päivärahat ja maksupostit riveinä summineen. Ennen erän luontia voit jättää rivejä pois tai muuttaa laskutettavaa tuntimäärää. Anna muutokselle peruste. Rivillä näkyvät sekä tehdyt että laskutettavat tunnit.
Näkymä ilmoittaa laskutuksen estävistä puutteista, kuten puuttuvasta asiakkaasta, myyntihinnasta tai kiinteähintaisen projektin sopimussummasta. Suoraa siirtoa varten tarkistetaan myös tarvittavat asiakasnumerot ja tuotekoodit.
Määritä vientikohde
Avaa Asetukset → Laskutus ja hinnat → Laskutuksen kohteet ja valitse Uusi vientikohde. Määritä kohteelle:
- Järjestelmä: yleinen CSV, Lemonsoft CSV, Lemonsoft (JSON), Netvisor XML, Finvoice 3.0, Fennoa (Finvoice) tai Procountor (Finvoice).
- Laskurivit: tuntien ryhmittely laskuriveiksi projektin, vaiheen, tehtävän, henkilön tai päivän mukaan.
- Toimitus: tiedoston lataus, Netvisorin suora siirto tai Lemonsoftin suora siirto.
- Tuotevastaavuudet: kohdejärjestelmän tuote- ja ALV-koodit eri kirjaus- ja kululajeille.
Netvisorin suora siirto käyttää Netvisor XML -muotoa ja Lemonsoftin suora siirto Lemonsoft (JSON) -muotoa. Lemonsoft CSV on ladattava tiedosto.
Yhteys ja sen testaus
Suora siirto käyttää yhteyttä, joka luodaan sivulla Asetukset → Integraatiot → Yhteydet. Netvisor-yhteys tarvitsee käyttäjätunnuksen (Customer ID), käyttäjäavaimen ja Y-tunnuksen. Lemonsoft-yhteys tarvitsee käyttäjätunnuksen, salasanan, tietokannan ja rajapinta-avaimen. Tunnukset tallennetaan salattuina.
Tallenna ja valitse Testaa yhteys. Testi tarkistaa yhteyden ja tunnukset luomatta laskua kohdejärjestelmään. Valitse sitten yhteys vientikohteen välilehdellä Toimitus kohdassa Yhteys.
Asiakasnumerot
Vientikohteen välilehdellä Asiakasnumerot voit määrittää kullekin asiakkaalle kohdejärjestelmässä käytettävän numeron. Jos kenttä on tyhjä, viennissä käytetään Kelomon asiakaskoodia.
Lemonsoft vaatii asiakasnumeroksi kokonaisluvun. Jos Kelomon asiakaskoodissa on kirjaimia, anna asiakkaalle erillinen Lemonsoft-numero. Lähetys estyy, jos asiakasnumero ei kelpaa. Virheilmoitus kertoo, mitkä asiakkaat pitää korjata.
Luo ja lähetä erä
Luo laskutuserä varaa valitut rivit erään, jotta sama työ ei tule toiseen laskutuserään. Voit ladata erän tiedostona tai lähettää sen suoraan vientikohteeseen. Ennen suoraa lähetystä näet laskujen määrän ja vahvistat lähetyksen.
Jos perut lähettämättömän erän, sen rivit vapautuvat uudelleen laskutettaviksi.
Seuraa siirron tilaa
Suoran siirron tilat ovat:
| Tila | Merkitys |
|---|---|
| Luotu | Erä on valmis lähetettäväksi. |
| Lähetetään | Siirto on käynnissä. |
| Lähetetty | Kaikki erän laskut on siirretty kohdejärjestelmään. |
| Osittain lähetetty | Osa laskuista on siirretty, mutta kaikki eivät onnistuneet. |
| Lähetys ei onnistunut | Yhtäkään laskua ei ole merkitty onnistuneesti siirretyksi. |
Toimituksen tiedoista näet kunkin laskun asiakkaan, tilan, mahdollisen virheen ja kohdejärjestelmän laskutunnisteen. Tunnisteella löydät laskun Netvisorista tai Lemonsoftista.
Yritä uudelleen vai vie koko erä uudelleen?
Yritä uudelleen jatkaa epäonnistuneiden laskujen siirtoa. Onnistuneesti siirrettyjä laskuja ei lähetetä uudelleen. Käytä tätä, kun osa erästä jäi siirtymättä, ja korjaa ensin ilmoitetut puutteet.
Vie uudelleen lähettää koko erän, myös aiemmin siirretyt laskut. Toiminto pyytää vahvistuksen ja perustelun, joka tallentuu lokiin.
Koko erän uudelleenlähetys voi luoda samoista laskuista kaksoiskappaleet. Tarkista kohdejärjestelmän laskut ennen vahvistamista. Jos aiemman lähetyksen tulos on epäselvä, selvitä se ensin.
Lemonsoftissa laskun viitetiedoissa on Kelomon tunniste
erä:asiakas, jonka avulla voit etsiä mahdollisia kaksoiskappaleita.
Käsittele laskut kohdejärjestelmässä
Kohdejärjestelmä antaa laskuille numerot. Tarkistus, lähetys asiakkaalle, maksujen seuranta ja mahdolliset hyvityslaskut hoidetaan siellä. Kelomo näyttää aineiston siirron tilan, ei vientilaskujen reskontraa.
Netvisoriin lasku luodaan oletuksena tarkistettavaksi ennen lähetystä. Vientikohteen asetuksella sen voi luoda myös suoraan avoimeksi.
Testaa ennen käyttöönottoa
- Luo yhteys, valitse Testaa yhteys ja liitä yhteys vientikohteeseen.
- Täytä tuote- ja ALV-vastaavuudet sekä ensimmäisen asiakkaan asiakasnumero.
- Luo ja lähetä erä, jossa on yksi asiakas ja yksi laskurivi.
- Tarkista kohdejärjestelmästä asiakas, tuoterivi, määrä, yksikköhinta, ALV, loppusumma ja eräpäivä ennen kuin lasku lähtee asiakkaalle.