Verkkolaskut lähtevät yrityksesi omalta Maventa-tililtä. Sopimus on yrityksesi ja Maventan välinen, ja Maventa laskuttaa välityksen suoraan hinnastonsa mukaan. Kelomo liittää tilin ja hoitaa lähetyksen.
Liitos tehdään laskuttajaprofiilille. Jos laskutat usean laskuttajan nimissä, liitä tili jokaiselle profiilille erikseen.
1. Liitä Maventa-tili
Yrityksellä on oltava Maventa-tili. Tilin avaa Maventan omalla sivustolla, ja Maventa laskuttaa verkkolaskuista yritystä suoraan hinnastonsa mukaan.
Avaa Asetukset → Laskutus ja hinnat → Oma laskutus ja siirry kohtaan Lähetys. Jos laskuttajia on useita, avaa ensin oikea laskuttaja kohdasta Laskuttavat yhtiöt. Kohdassa Verkkolaskut valitse Liitä Maventa-tili ja anna Yrityksen tunniste (UUID) ja Käyttäjän API-avain. Ne löytyvät Maventasta kohdasta Asetukset → Yrityksen tiedot.
Kortti näyttää liitetyn yrityksen nimen ja yhteyden tilan.
2. Allekirjoita valtuutus
Uusi tili vaatii nimenkirjoittajan allekirjoituksen ennen ensimmäistä lähetystä. Valitse Lähetä allekirjoituspyyntö ja anna allekirjoittajan sähköposti. Maventa lähettää pyynnön, ja allekirjoittaja tunnistautuu vahvasti Visma Signissä.
Kortin tila vaihtuu, kun Maventa on vahvistanut yrityksen. Voit lukea tilan heti valinnalla Tarkista tila. Jos pyyntö perutaan, lähetä uusi.
Olemassa olevalla tilillä allekirjoitus on yleensä jo tehty, jolloin yhteys on heti valmis.
3. Testitila ja tuotanto
Testitila-kytkin ohjaa laskuttajaprofiilin verkkolaskut Maventan testiympäristöön, eikä asiakas saa niitä. Testiympäristöllä ja tuotannolla on erilliset Maventa-tilit, joten liitos ja allekirjoitus tehdään kummallekin erikseen.
Kun otat testitilan pois, kortti näyttää tuotantotilin tilan. Liitä tuotantotili ja tee sen allekirjoitus ennen ensimmäistä asiakkaalle lähtevää verkkolaskua.
4. Tulostuspalvelu
Asiakas, jolla ei ole verkkolaskuosoitetta, voi saada laskun kirjeenä Maventan tulostuspalvelun kautta. Kytke Tulostuspalvelu päälle Maventa-tilin kortissa. Kirje painetaan Kelomon laskusta, ja kirjeen hinta on Maventan hinnastossa.
Kun tulostuspalvelu on pois, Kelomo estää kirjelähetyksen ennen kuin lasku lähtee.
5. Lähetä verkkolasku
Täytä asiakkaan verkkolaskuosoite ja välittäjätunnus asiakaskortilla. Voit hakea ne Y-tunnuksella. Vakioliitteet ja laskun PDF kulkevat verkkolaskun mukana.
Valitse Tarkista verkkolasku laskun toimitusosiossa ennen lähetystä. Maventa tarkistaa laskun ja näyttää huomautukset ilman, että mitään lähetetään.
Toimituksen tila näkyy laskulla ja laskuluettelossa. Jos Maventa hylkää laskun tai toimitus ei onnistu, lasku on Toimitus ei onnistunut -jonossa. Korjaa syy ja valitse Yritä toimitusta uudelleen: lasku säilyttää numeronsa, eikä sitä kirjata Maventaan kahdesti.
Maksumuistutus lähetetään sähköpostilla tai merkitään toimitetuksi itse.
6. Yhteystesti, tunnusten vaihto ja katkaisu
Testaa yhteys lukee tilin tilan ja tulostuspalvelun asetuksen Maventasta. Jos testi ei onnistu yhteysvian takia, liitos pysyy ennallaan.
Kun vaihdat API-avaimen Maventassa, valitse kortissa Päivitä tunnukset ja anna uusi avain. Liitos ja allekirjoitus säilyvät.
Katkaise yhteys poistaa liitoksen Kelomosta. Tili säilyy Maventassa, ja sen voi liittää myöhemmin uudelleen. Jos laskuja on parhaillaan lähetyksessä, Kelomo kertoo niiden määrän ennen katkaisua.