E-fakturorna skickas från företagets eget Maventa-konto. Avtalet är mellan ditt företag och Maventa, och Maventa fakturerar förmedlingen direkt enligt sin prislista. Kelomo ansluter kontot och sköter sändningen.
Anslutningen görs per fakturautställarprofil. Om du fakturerar i flera utställares namn ansluter du ett konto för varje profil.
1. Anslut Maventa-kontot
Företaget behöver ett Maventa-konto. Kontot öppnas på Maventas egen webbplats, och Maventa fakturerar företaget direkt för e-fakturorna enligt sin prislista.
Öppna Inställningar → Fakturering och priser → Egen fakturering och gå till Leverans. Om det finns flera fakturautställare öppnar du först rätt utställare under Fakturerande bolag. Under E-fakturor väljer du Anslut Maventa-konto och anger Företagets identifierare (UUID) och Användarens API-nyckel. De finns i Maventa under Inställningar → Företagsuppgifter.
Kortet visar det anslutna företagets namn och anslutningens status.
2. Underteckna fullmakten
Ett nytt konto kräver firmatecknarens underskrift före den första sändningen. Välj Skicka begäran om underskrift och ange undertecknarens e-post. Maventa skickar begäran, och undertecknaren identifierar sig starkt i Visma Sign.
Kortets status ändras när Maventa har bekräftat företaget. Du kan läsa statusen direkt med Kontrollera status. Om begäran avbryts skickar du en ny.
På ett befintligt konto är underskriften oftast redan gjord, och anslutningen är klar direkt.
3. Testläge och produktion
Knappen Testläge styr profilens e-fakturor till Maventas testmiljö, och kunden får dem inte. Testmiljön och produktionen har separata Maventa-konton, så anslutning och underskrift görs för båda var för sig.
När du stänger av testläget visar kortet produktionskontots status. Anslut produktionskontot och gör dess underskrift före den första e-fakturan som går till en kund.
4. Utskriftstjänst
En kund utan e-fakturaadress kan få fakturan som brev via Maventas utskriftstjänst. Slå på Utskriftstjänst på kortet Maventa-konto. Brevet trycks från Kelomos faktura, och brevets pris finns i Maventas prislista.
När utskriftstjänsten är av stoppar Kelomo brevsändningen innan fakturan går iväg.
5. Skicka en e-faktura
Fyll i kundens e-fakturaadress och förmedlarkod på kundkortet. Du kan söka dem med FO-numret. Standardbilagorna och fakturans PDF följer med e-fakturan.
Välj Kontrollera e-fakturan i fakturans leveransdel före sändningen. Maventa kontrollerar fakturan och visar anmärkningarna utan att något skickas.
Leveransstatusen visas på fakturan och i fakturalistan. Om Maventa avvisar fakturan eller leveransen misslyckas ligger fakturan i kön Leveransen misslyckades. Åtgärda orsaken och välj Försök leverera igen: fakturan behåller sitt nummer och bokförs inte två gånger hos Maventa.
En betalningspåminnelse skickas per e-post eller markeras som levererad själv.
6. Anslutningstest, byte av uppgifter och frånkoppling
Testa anslutningen läser kontots status och utskriftstjänstens inställning från Maventa. Om testet misslyckas på grund av ett anslutningsfel förblir anslutningen oförändrad.
När du byter API-nyckel i Maventa väljer du Uppdatera uppgifterna på kortet och anger den nya nyckeln. Anslutningen och underskriften behålls.
Koppla från tar bort anslutningen från Kelomo. Kontot finns kvar i Maventa och kan anslutas igen senare. Om fakturor just då är under sändning visar Kelomo deras antal före frånkopplingen.