Gör dessa inställningar före den första fakturan. Öppna Fakturering i huvudmenyn för att hantera fakturor, faktureringsunderlag och kundreskontra.
1. Fyll i fakturautställarens uppgifter
Öppna Inställningar → Fakturering och priser → Egen fakturering. Ange fakturautställarens officiella namn, FO-nummer, adress, IBAN och BIC. Uppgifterna visas på fakturorna och ingår i e-fakturorna. Kontrollera dem vid behov med bokföraren.
Du kan lägga till en logotyp och en standardtext i slutet av fakturorna. Om du har flera fakturautställare skapar du en avsändarprofil för varje utställare.
2. Ange nummerserie och betalningsvillkor
Nummerserien bestämmer fakturanumrets format och nästa lediga nummer. Numret tilldelas när fakturan fastställs. En numrerad faktura kan inte tas bort. Korrigeringar görs med en kreditfaktura.
Ange standardbetalningsvillkor, till exempel 14 dagar netto, samt dröjsmålsränta och eventuell påminnelseavgift. Kundens sparade betalningsvillkor används i stället för standardvillkoren. Du kan också välja villkor för en enskild faktura.
3. Välj leveranssätt
Kelomo skickar e-fakturor via Maventa eller PDF-fakturor med e-post. E-fakturering kräver företagets eget Maventa-konto; se E-fakturering via Maventa. För e-post behövs inget operatörsavtal.
Ange kundens e-fakturaadress och e-postadress för fakturor i kundregistret. Om e-fakturaadressen saknas föreslår Kelomo e-post.
4. Ge faktureringsbehörighet
För att fastställa, skicka och kreditera fakturor samt hantera reskontran krävs faktureringsbehörighet. Du kan ge den till personen som sköter faktureringen utan att ge tillgång till löneuppgifter.
Öppna Behörigheter och licenser → Tilläggsbehörigheter → Fakturering (utan löneadministration) på personkortet. Behörigheten ingår redan i rollerna administratör och löneadministration.
Projektledaren kan granska sitt projekts underlag och välja vilka arbeten som ska faktureras utan faktureringsbehörighet. En användare med faktureringsbehörighet fastställer och skickar fakturan.
5. Kontrollera den första fakturan
Fliken Fakturor visar om avsändaruppgifter saknas. När inställningarna är klara skapar du ett utkast av registrerat arbete eller en tom faktura där du lägger till raderna själv.
Kontrollera den första fakturans uppgifter och mottagare innan du skickar den. Följ sedan leveransstatusen och åtgärda eventuella sändningsfel.