Tee nämä asetukset ennen ensimmäistä laskua. Laskutuksen löydät päävalikon kohdasta Laskutus, jossa voit käsitellä laskuja, laskutusaineistoa ja reskontraa.
1. Täytä laskuttajan tiedot
Avaa Asetukset → Laskutus ja hinnat → Oma laskutus. Täytä laskuttajan virallinen nimi, Y-tunnus, osoite, IBAN ja BIC. Tiedot näkyvät laskuilla ja sisältyvät verkkolaskuihin. Tarkista ne tarvittaessa kirjanpitäjän kanssa.
Voit lisätä logon ja laskun loppuun tulevan vakiotekstin. Jos laskutat usean laskuttajan nimissä, luo jokaiselle oma laskuttajaprofiili.
2. Valitse numerosarja ja maksuehdot
Numerosarja määrittää laskunumeron muodon ja seuraavan vapaan numeron. Numero annetaan vasta, kun lasku vahvistetaan. Numeroitua laskua ei voi poistaa, vaan korjaukset tehdään hyvityslaskulla.
Aseta oletusmaksuehto, esimerkiksi 14 päivää netto, sekä viivästyskorko ja mahdollinen huomautusmaksu. Asiakkaalle tallennettu maksuehto korvaa oletuksen. Voit valita maksuehdon myös laskukohtaisesti.
3. Valitse laskujen toimitustapa
Kelomo lähettää laskut verkkolaskuina Maventan kautta tai PDF:nä sähköpostilla. Verkkolaskutus vaatii yrityksen oman Maventa-tilin; katso Verkkolaskutus Maventan kautta. Sähköpostilähetys ei vaadi operaattorisopimusta.
Täytä asiakkaan verkkolaskuosoite ja laskutussähköposti asiakasrekisterissä. Jos verkkolaskuosoitetta ei ole, Kelomo ehdottaa sähköpostilähetystä.
4. Anna laskutusoikeus
Laskujen vahvistaminen, lähettäminen ja hyvittäminen sekä reskontran käsittely vaativat laskutusoikeuden. Voit antaa sen laskutusta hoitavalle henkilölle ilman pääsyä palkkatietoihin.
Anna oikeus henkilökortilla kohdassa Käyttöoikeudet ja lisenssit → Lisäoikeudet → Laskutus (ilman palkkahallintoa). Pääkäyttäjän ja palkanlaskennan rooleihin oikeus sisältyy valmiiksi.
Projektipäällikkö voi tarkistaa projektinsa laskutusaineiston ja valita laskutettavat työt ilman laskutusoikeutta. Laskutusoikeuden saanut henkilö vahvistaa ja lähettää laskun.
5. Tarkista ensimmäinen lasku
Laskut-välilehti näyttää, jos laskuttajan tiedoista puuttuu jotakin. Kun asetukset ovat kunnossa, muodosta laskuluonnos tehdystä työstä tai luo tyhjä lasku ja lisää rivit itse.
Tarkista ensimmäisen laskun tiedot ja vastaanottaja ennen lähetystä. Seuraa sen jälkeen toimituksen tilaa ja selvitä mahdolliset lähetysvirheet.