Med faser kan du följa upp projektets delar separat. Varje fas kan ha en egen tidsplan och budget i timmar och euro. Fasens timmar och kostnader ingår också i projektets totalsiffror. Du behöver inte använda faser om det räcker att följa projektet som en helhet.
Skapa och ordna faser
Välj Lägg till fas i avsnittet Faser på projektets flik Översikt eller i vyn Tidslinje på fliken Uppgifter. Ange kod, namn och vid behov budgetar.
Öppna fasen på tidslinjen för att redigera tidsplan, status, budgetar eller låsning av tidsregistrering. Du kan också öppna redigeringen via fasens namn i översikten. För att redigera faser behöver du behörighet att hantera projektet.
Faslistan i översikten visar datum, status, budgetanvändning och eventuell låsning enligt dina behörigheter. Du kan ändra fasernas ordning med pilknapparna.
Fasens status låser inte tidsregistreringen
Fasens status är Planerad, Pågående eller Klar. Att markera en fas som klar hindrar inte i sig någon från att registrera timmar.
Lås för tidsregistrering hindrar nya registreringar på fasen och dess uppgifter. Du kan inte heller lägga till nya uppgifter, inköp eller timbokningar i en låst fas. Låsningen tar inte bort tidigare uppgifter och hindrar inte i sig fakturering av redan registrerade timmar. Fasens egna uppgifter kan fortfarande redigeras.
Du kan markera fasen som klar och låsa tidsregistreringen samtidigt. Öppna för tidsregistrering tillåter registreringar igen om projektet är öppet. Klara, avbrutna och arkiverade uppgifter blir däremot inte tillgängliga för tidsregistrering bara för att fasen öppnas.
Följ färdigställandegrad och budget
Fasens färdigställandegrad beräknas utifrån uppgifterna. Klara uppgifter räknas som 100 procent, och för öppna uppgifter används den angivna färdigställandegraden. Uppgifterna vägs efter uppskattad arbetsmängd. Om inga uppskattningar finns väger alla uppgifter lika mycket. Avbrutna uppgifter räknas inte med. Procenttalet ändrar inte fasens status automatiskt.
Under projektets Inställningar → Fakturering och budget anger du Varningsgräns för fasbudget (%). Projektägaren får en avisering när så stor del av fasens timbudget har använts. Även när hela timbudgeten har förbrukats skickas en avisering. Varje gräns aviseras bara en gång per fas.
Standardgränsen är 80 %. Lämna fältet tomt för att stänga av dessa budgetaviseringar.
Koppla uppgifter till faser
Välj fas på uppgiftskortet, i snabbregistreringen eller i en regel för återkommande uppgifter. Du kan också skapa en fas direkt i väljaren eller ange samma fas för flera uppgifter samtidigt. Uppgiftstavlan kan grupperas efter fas.
En låst fas kan inte väljas för en ny uppgift. Uppgifter som redan hör till fasen behåller sin koppling.
Välj nivå för tidsregistreringen
Under projektets Inställningar → Fakturering och budget avgör Registreringens noggrannhet om det räcker att välja projekt eller om timmarna måste registreras på en fas eller uppgift:
- Projektet räcker – registreringen får stanna på roten
- Fas eller mer exakt – timmarna ska registreras på en fas (en fas eller en av dess uppgifter)
- Uppgift – timmarna ska registreras på en uppgift
En registrering med ofullständig fördelning kan sparas som utkast, men dagen kan inte bekräftas förrän registreringarna uppfyller kravet. En ändring av inställningen öppnar inte redan bekräftade dagar på nytt. Brister på dessa dagar visas i stället som en anmärkning för den som godkänner. Läs Dagen kan inte bekräftas.