Vaiheilla voit seurata projektin eri osia erikseen. Vaiheelle voi antaa oman aikataulun sekä tunti- ja eurobudjetin. Sen tunnit ja kustannukset sisältyvät myös projektin kokonaislukuihin. Vaiheita ei tarvitse käyttää, jos projektin seuranta yhtenä kokonaisuutena riittää.
Luo ja järjestä vaiheet
Valitse Lisää vaihe projektin Yleiskuva-välilehden Vaiheet-osiosta tai Tehtävät-välilehden Aikajana-näkymästä. Anna vaiheelle koodi, nimi ja tarvittaessa budjetit.
Avaa vaihe aikajanalla, kun haluat muokata sen aikataulua, tilaa, budjetteja tai kirjauslukkoa. Myös yleiskuvan vaiheen nimi vie muokkaukseen. Vaiheiden hallinta edellyttää projektin muokkausoikeutta.
Yleiskuvan vaiheluettelossa näet aikataulun, tilan, budjetin käytön ja mahdollisen kirjauslukon käyttöoikeuksiesi mukaan. Voit vaihtaa vaiheiden järjestystä nuolipainikkeilla.
Vaiheen tila ei lukitse kirjauksia
Vaiheen tila kertoo, onko työ Suunniteltu, Käynnissä vai Valmis. Pelkkä valmiiksi merkitseminen ei estä tuntien kirjaamista.
Lukitse kirjauksilta estää uudet kirjaukset vaiheelle ja sen tehtäville. Lukittuun vaiheeseen ei myöskään voi lisätä uusia tehtäviä, ostoja tai tuntivarauksia. Lukitus ei poista aiempia tietoja eikä itsessään estä jo kirjattujen tuntien laskutusta. Vaiheen omia tietoja voi edelleen muokata.
Voit merkitä vaiheen valmiiksi ja lukita kirjaukset samalla kertaa. Avaa kirjauksille sallii kirjaamisen uudelleen, jos projekti on avoinna. Valmiit, perutut ja arkistoidut tehtävät eivät kuitenkaan palaudu kirjauskohteiksi pelkällä vaiheen avaamisella.
Seuraa valmiusastetta ja budjettia
Vaiheen valmiusaste lasketaan sen tehtävistä. Valmis tehtävä on 100-prosenttisesti valmis, ja avoimista tehtävistä käytetään niille merkittyä edistymää. Työmääräarviot määräävät tehtävien painon; jos arvioita ei ole, tehtävät painavat yhtä paljon. Perutut tehtävät eivät ole mukana laskennassa. Valmiusaste ei muuta vaiheen tilaa automaattisesti.
Projektin Asetukset → Laskutus ja budjetti -osiossa voit määrittää Vaihebudjetin hälytysraja (%) -arvon. Projektin vastuuhenkilö saa ilmoituksen, kun vaiheen tuntibudjetin käyttö saavuttaa rajan. Myös koko tuntibudjetin täyttymisestä ilmoitetaan. Samasta rajasta ilmoitetaan vain kerran vaihetta kohti.
Oletusraja on 80 %. Tyhjä kenttä poistaa nämä budjetti-ilmoitukset käytöstä.
Liitä tehtävät vaiheisiin
Valitse vaihe tehtäväkortilla, pikalisäyksessä tai toistuvan tehtävän säännössä. Voit myös luoda vaiheen valitsimesta tai asettaa saman vaiheen usealle tehtävälle kerralla. Tehtävätaulun voi ryhmitellä vaiheittain.
Lukittua vaihetta ei voi valita uudelle tehtävälle. Siihen jo kuuluvat tehtävät säilyttävät vaiheensa.
Määritä tuntikirjausten tarkkuus
Projektin Asetukset → Laskutus ja budjetti -osiossa Kirjauksen tarkkuus määrää, riittääkö tuntien kirjaaminen projektille vai tarvitaanko vaihe tai tehtävä:
- Projekti riittää – kirjaus saa jäädä juurelle
- Vaihe tai tarkempi – tunnit on kirjattava vaiheelle (vaihe tai sen tehtävä)
- Tehtävä – tunnit on kirjattava tehtävälle
Puutteellisesti kohdistetun kirjauksen voi tallentaa luonnoksena, mutta päivä voidaan vahvistaa vasta, kun kirjaukset täyttävät vaatimuksen. Asetuksen muuttaminen ei avaa aiemmin vahvistettuja päiviä uudelleen. Niiden puutteet näytetään hyväksyjälle huomautuksena. Katso Päivän vahvistus ei onnistu.