Projektin Tehtävät-välilehdellä suunnittelet työt ja seuraat niiden etenemistä. Käytettävissä ovat taulu, lista, kalenteri ja aikajana organisaation asetusten mukaan. Näkyvät tehtävät ja muokkausmahdollisuudet riippuvat käyttöoikeuksistasi.
Luo tehtävä
Lisää tehtävä taulun sarakkeeseen tai avaa pikalisäys näppäimellä n. Voit kirjoittaa esimerkiksi Valmistele tarjous #myynti @Anna huomenna: pikalisäys tunnistaa tagin, ehdottaa vastuuhenkilöä ja asettaa eräpäivän. Tarkista valinnat ennen tallentamista.
Täydennä tehtävälle tarpeen mukaan:
- vastuuhenkilö, prioriteetti, vaihe ja merkkipaalu
- alku- ja eräpäivä sekä työmääräarvio tunteina
- kuvaus, liitteet, tagit ja lisäkentät
- tarkistuslista, jonka kohdille voi nimetä omat vastuuhenkilöt ja määräpäivät
- riippuvuudet eli tehtävät, joiden valmistumista tämä tehtävä odottaa tai joiden aloittamiseen se vaikuttaa.
Keskustelu ja muutoshistoria löytyvät tehtäväkortilta. Seuraa-toiminnolla voit tilata tehtävän ilmoitukset, vaikka et olisi sen vastuuhenkilö.
Seuraa työn etenemistä
Taulun sarakkeet kuvaavat työn tilaa. Voit nimetä sarakkeet itse, mutta sarakkeen kategoria määrää, lasketaanko tehtävät suunnitelluiksi, keskeneräisiksi, valmiiksi vai perutuiksi. Tämä vaikuttaa raportteihin ja valmiusprosenttiin. Sarakkeelle voi myös asettaa rajan, jonka ylitys varoittaa liian monesta keskeneräisestä tehtävästä.
Kun tehtävän tuntiseuranta on käytössä, työntekijä voi valita tehtävän työaikakirjaukselle. Vahvistettujen päivien tunnit näkyvät kortilla työmääräarvion rinnalla. Projektin asetuksissa valitaan, onko tuntiseuranta käytössä kaikilla tehtävillä vai otetaanko se käyttöön tehtäväkohtaisesti.
Järjestä tehtävät omaan työhösi sopivasti
Ryhmittele taulu tai lista esimerkiksi vastuuhenkilön, prioriteetin, vaiheen, tagin tai eräpäivän mukaan. Voit tallentaa suodatukset omaksi tai projektin yhteiseksi näkymäksi.
Useita tehtäviä voi valita kerralla näppäimellä x. Voit siirtää valitut tehtävät toiseen tilaan, vaihtaa vastuuhenkilön, lisätä tageja tai arkistoida tehtävät. Valmiit tehtävät voi arkistoida myös automaattisesti projektin asetusten mukaan. Arkistoidun tehtävän voi palauttaa.
Aikajana näppäimistöllä
Siirry aikajanalla tehtävän, vaiheen tai merkkipaalun kohdalle sarkaimella. Alt + ← / → siirtää sitä päivän kerrallaan. Alt + Vaihto + ← / → muuttaa vain päättymispäivää. Enter avaa muokkauksen, ja L aloittaa riippuvuuden linkityksen.
Toistuvat tehtävät
Avaa Toistuvat ja luo sääntö säännöllisesti tehtävälle työlle. Uusi tehtävä voi syntyä päivittäin, viikoittain tai kuukausittain tai vasta edellisen valmistuttua. Voit lisätä sääntöön myös tarkistuslistan ja tagit.
Pyynnöt ja omat tehtävät
Kohdassa Projektit → Saapuneet käsitellään asiakkaiden ja henkilöstön pyyntöjä. Pyynnöstä voi luoda tehtävän valittuun projektiin, tarjouksen tai myynnin liidin. Jos hylkäät pyynnön, kirjaa perustelu.
Omat → Projektitehtävät kokoaa sinulle kuuluvat tehtävät eri projekteista. Näet myös tehtäviä, joiden tarkistuslistan kohta on vastuullasi tai joiden keskusteluun osallistut. Projektin näkyvyysasetus voi antaa tiimin jäsenille oikeuden nähdä kaikki projektin tehtävät; pelkkä projektijäsenyys ei siis aina riitä koko tehtävälistan näkemiseen.